Hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và kê khai thuế. Năm 2026, quy định về hóa đơn điện tử có nhiều thay đổi theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Vậy hóa đơn GTGT là gì, khi nào được lập và cần đáp ứng những nội dung nào? Bài viết dưới đây sẽ cập nhật các quy định mới nhất để doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định.

Mục Lục 1. Hóa đơn GTGT là gì? 2. Hóa đơn GTGT được sử dụng trong trường hợp nào? 3. Quy định mới về hóa đơn GTGT áp dụng từ ngày 01/07/2026 4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP 5. Đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT điện tử năm 2026 6. Xử lý hóa đơn GTGT điện tử đã lập sai 7. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn GTGT

1. Hóa đơn GTGT là gì?

Hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng), còn được gọi phổ biến là hóa đơn VAT hoặc hóa đơn đỏ, là loại hóa đơn được sử dụng bởi tổ chức kinh tế khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Theo Khoản 1, Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn GTGT được sử dụng trong các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước.
• Vận tải quốc tế.
• Xuất khẩu vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và một số dịch vụ khác của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

Như vậy, hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT và hóa đơn đỏ là các cách gọi khác nhau của cùng một loại hóa đơn. Trong đó, “hóa đơn GTGT” là tên gọi theo quy định pháp luật, còn “hóa đơn VAT” và “hóa đơn đỏ” là những cách gọi phổ biến trong thực tế.

Một đặc điểm quan trọng của hóa đơn GTGT là hóa đơn thể hiện riêng các khoản:

• Giá trị hàng hóa, dịch vụ chưa có thuế GTGT.
• Thuế suất thuế GTGT.
• Tiền thuế GTGT.
• Tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.

Từ 01/07/2026, việc lập và sử dụng hóa đơn GTGT được thực hiện theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hai văn bản này đều có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và quy định, hướng dẫn nhiều nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử, từ đối tượng sử dụng, nội dung hóa đơn đến thời điểm lập và xử lý hóa đơn có sai sót.

2. Hóa đơn GTGT được sử dụng trong trường hợp nào?

Hóa đơn GTGT được sử dụng khi tổ chức kinh tế khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thực hiện bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.

Theo Khoản 1, Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn GTGT được sử dụng cho các hoạt động như:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước.
• Vận tải quốc tế.
• Xuất khẩu vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Một số hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

Hóa đơn GTGT hiện nay được lập dưới hình thức nào?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn GTGT chủ yếu được lập dưới dạng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cần phân biệt giữa hóa đơn GTGT và hình thức hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có thể được sử dụng dưới các hình thức khác nhau tùy từng đối tượng và hoạt động kinh doanh, chẳng hạn:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Do đó, không phải mọi hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đều là hóa đơn GTGT. Việc xác định loại hóa đơn phải căn cứ vào đối tượng sử dụng, phương pháp tính thuế và hoạt động kinh doanh cụ thể.

Đối với tổ chức kinh tế áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, khi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, hóa đơn phải thể hiện các thông tin về giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế suất và tiền thuế GTGT theo quy định.

Vì vậy, khi lựa chọn và sử dụng hóa đơn GTGT năm 2026, doanh nghiệp cần xác định đúng phương pháp tính thuế, đối tượng sử dụng và hình thức hóa đơn để thực hiện đúng quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

3. Quy định mới về hóa đơn GTGT áp dụng từ ngày 01/07/2026

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực với nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử, trong đó có những thay đổi đáng chú ý liên quan đến việc lập và sử dụng hóa đơn GTGT.

3.1. Bổ sung, mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 6, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2026, việc sử dụng hóa đơn điện tử được phân theo từng nhóm đối tượng, gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Đáng chú ý, Điểm b, Khoản 1, Điều 6 quy định một số doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm.

Các lĩnh vực được quy định gồm:

• Điện lực, xăng dầu.
• Bưu chính, viễn thông, nước sạch.
• Tài chính, ngân hàng, chứng khoán.
• Tài sản mã hóa.
• Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
• Bảo hiểm, y tế.
• Kinh doanh thương mại điện tử, siêu thị, thương mại.
• Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
• Một số tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử và đáp ứng điều kiện theo quy định.

Để sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp phải có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu về lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn đến người mua, cơ quan thuế.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực trên đều mặc nhiên được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc trường hợp doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện theo quy định tương ứng.

Bên cạnh đó, theo Điểm c, Khoản 1, Điều 6, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong một số lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi, giải trí... thuộc nhóm sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, Điểm d, Khoản 1, Điều 6 quy định phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Như vậy, khi xác định hình thức hóa đơn sử dụng từ năm 2026, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần căn cứ vào đối tượng, lĩnh vực hoạt động, phương thức bán hàng, doanh thu và điều kiện thực tế. Việc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp cũng là cơ sở để thực hiện đúng quy định khi lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế.

3.2. Quy định về hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Theo Điểm c, Điểm d, Khoản 1, Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ áp dụng hình thức hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh, doanh thu và trường hợp cụ thể.

Đáng chú ý, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc trường hợp phải áp dụng một trong các hình thức:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực được quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 6, như trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi, giải trí..., thì thuộc nhóm sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Tuy nhiên, trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo Điểm a, Điểm b, Khoản 1, Điều 6 thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc thì sao?

Nếu không thuộc trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có nhu cầu sử dụng, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Như vậy, không phải mọi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều sử dụng hóa đơn GTGT. Việc xác định loại hóa đơn cần căn cứ vào đối tượng, doanh thu, hoạt động kinh doanh và quy định áp dụng tương ứng tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

(Căn cứ pháp lý: Điểm c, điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.)

3.3. Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Bên cạnh việc quy định đối tượng sử dụng, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định cụ thể các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nội dung này được quy định tại Điều 7, áp dụng cho một số hoạt động, khoản thu và giao dịch có tính chất đặc thù.

Cụ thể:

(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp thì không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

(2) Một số khoản thu từ cho thuê và cung cấp nội dung số

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ:

• Cho thuê bất động sản.
• Cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài, như giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số.

thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Khoản 2, Điều 7.

(3) Đại lý xổ số, bảo hiểm và bán hàng đa cấp

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm hoặc đại lý bán hàng đa cấp không phải sử dụng hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm hoặc bán hàng đa cấp đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

(4) Một số khoản phí, khoản thu trong lĩnh vực tài chính và bảo hiểm

Không phải sử dụng hóa đơn điện tử đối với một số khoản phí, khoản thu phát sinh từ:

• Hoạt động tái bảo hiểm, bao gồm nhượng tái bảo hiểm và hoa hồng nhượng tái bảo hiểm.
• Nhận tiền gửi.
• Phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán sơ cấp, giấy tờ có giá.
• Bán nợ.
• Giao dịch ngoại tệ.
• Sản phẩm phái sinh.

Riêng với giao dịch bán ngoại tệ, đơn vị phải căn cứ hệ thống quản lý dữ liệu để cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết các giao dịch phát sinh, chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin và cung cấp cho cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được yêu cầu.

(5) Góp vốn bằng tài sản

Tổ chức, cá nhân kinh doanh góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Khoản 5, Điều 7.

(6) Điều chuyển tài sản trong nội bộ doanh nghiệp

Không phải sử dụng hóa đơn điện tử đối với tài sản điều chuyển:

• Từ công ty mẹ đến đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại.
• Giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng cơ sở kinh doanh.
• Khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

(7) Cho mượn máy móc, thiết bị phục vụ gia công

Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định, công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu thì không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

(8) Một số trường hợp phục vụ nội bộ hoặc không phát sinh hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ

Theo Khoản 8, Điều 7, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử còn bao gồm:

• Hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh, chẳng hạn xuất chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục sản xuất trong cùng một cơ sở kinh doanh.
• Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, bao gồm tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất.
• Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, như tiền bồi thường, tiền thưởng, khoản thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, một số khoản thù lao thu hộ, chi hộ và khoản thu tài chính.

Như vậy, không phải mọi khoản thu, điều chuyển tài sản hoặc hoạt động phục vụ nội bộ đều phát sinh nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần xác định đúng bản chất giao dịch và đối chiếu với từng trường hợp quy định tại Điều 7 trước khi lập hóa đơn.

Căn cứ pháp lý: Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Khoản 8 Điều 7 dẫn chiếu đến điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 và điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

3.4. Thời điểm lập hóa đơn GTGT có gì mới?

Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định lại thời điểm lập hóa đơn đối với nhiều hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đáng chú ý, một số dịch vụ có đặc thù về đối soát dữ liệu được phép lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát, đồng thời Nghị định cũng bổ sung quy định riêng đối với tiền đặt cọc và giao dịch phát sinh trong ca đêm.

3.4.1. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Về nguyên tắc:

• Bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu người bán thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Tuy nhiên, tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự không thuộc trường hợp thu tiền phải lập hóa đơn ngay. Đây là điểm cần lưu ý khi doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc từ khách hàng.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng, bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bàn giao.

3.4.2. Dịch vụ cần đối soát dữ liệu được lập hóa đơn sau khi đối soát

Một điểm đáng chú ý tại điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là quy định riêng đối với các hoạt động có số lượng giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát số liệu giữa người bán với khách hàng, đối tác.

Nhóm này bao gồm nhiều dịch vụ như:

• Dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không.
• Cung cấp điện, nước, dịch vụ truyền hình.
• Thương mại điện tử, bưu chính, chuyển phát, logistics.
• Viễn thông, dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, công nghệ thông tin.
• Quảng cáo trên trang báo điện tử.
• Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán.
• Dịch vụ tài sản mã hóa, hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
• Dịch vụ bảo hiểm.
• Xổ số điện toán.
• Dịch vụ bảo vệ, suất ăn công nghiệp.
• Dịch vụ thông tin tín dụng.
• Một số dịch vụ vận tải hành khách và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Đối với các trường hợp này, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng phải bảo đảm thời hạn chậm nhất ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ; hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước theo thỏa thuận giữa các bên.

3.4.3. Một số dịch vụ có thời điểm lập hóa đơn riêng

Ngoài nhóm dịch vụ cần đối soát nói trên, Điều 9 còn quy định thời điểm lập hóa đơn riêng cho nhiều hoạt động đặc thù.

Trong đó, đáng chú ý:

• Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu phải đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh thì lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.
• Dịch vụ vận tải hàng không được cung cấp thông qua website, hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế: lập hóa đơn chậm nhất 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được xuất trên hệ thống.
• Dịch vụ vận tải hành khách bằng taxi có sử dụng phần mềm tính tiền: lập hóa đơn tại thời điểm kết thúc chuyến đi.
• Dịch vụ vận tải hàng không và bảo hiểm qua đại lý: lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát dữ liệu, nhưng chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
• Bán xăng, dầu tại cửa hàng bán lẻ: lập hóa đơn tại thời điểm kết thúc từng lần bán.
• Hoạt động xây dựng, lắp đặt: lập hóa đơn khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
• Kinh doanh bất động sản: trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng nhưng có thu tiền theo tiến độ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

Đối với kinh doanh bảo hiểm, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định pháp luật về kinh doanh bảo hiểm, trừ các trường hợp có quy định riêng về đối soát dữ liệu.

3.4.4. Bán hàng trong ca đêm được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo

Một điểm mới đáng chú ý khác tại Khoản 5, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP liên quan đến giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm.

Trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Quy định này tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các cơ sở kinh doanh có hoạt động vào ban đêm nhưng chưa có hệ thống tự động lập hóa đơn.

Như vậy, từ 01/07/2026, thời điểm lập hóa đơn không chỉ được xác định theo nguyên tắc chung khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ mà còn phụ thuộc vào đặc điểm từng ngành nghề, việc đối soát dữ liệu, thời điểm thu tiền và phương thức cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp áp dụng để lập hóa đơn GTGT hoặc loại hóa đơn tương ứng đúng thời hạn.

Căn cứ pháp lý: Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Theo Khoản 1, Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng dữ liệu và thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trừ những trường hợp được phép không đầy đủ nội dung theo quy định.

Đối với hóa đơn GTGT, các nội dung cơ bản cần có gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và thông tin của người mua, gồm mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân tùy từng trường hợp.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền chưa có thuế GTGT.
• Thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất và tổng số tiền thuế GTGT.
• Tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
• Chữ ký của người bán và người mua theo trường hợp áp dụng. Hóa đơn điện tử không phải trường hợp nào cũng bắt buộc có chữ ký số của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan khác nếu có.

Một số lưu ý khi lập hóa đơn GTGT:

Ngoài các nội dung bắt buộc nêu trên, thông tin trên hóa đơn phải phản ánh đầy đủ, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

Đối với hàng hóa, dịch vụ có tính chất đặc thù, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định yêu cầu thể hiện thêm một số thông tin hoặc cho phép sử dụng bảng kê kèm hóa đơn. Chẳng hạn, một số dịch vụ điện, nước, viễn thông, công nghệ thông tin, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm... có thể được lập hóa đơn kèm bảng kê theo quy định.

Đáng chú ý, thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số có thể khác nhau trong một số trường hợp. Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu hóa đơn đã lập nhưng thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, tùy loại hóa đơn, phải thực hiện theo thời hạn quy định.

Như vậy, khi lập hóa đơn GTGT năm 2026, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời cả thông tin người bán, người mua, hàng hóa dịch vụ, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán, thời điểm lập và ký số để bảo đảm hóa đơn đáp ứng đúng quy định.

(Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 4, Điều 10 và Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.)

5. Đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT điện tử năm 2026

Để sử dụng hóa đơn GTGT điện tử, người nộp thuế cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định. Năm 2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có một số thay đổi đáng chú ý về đăng ký, thay đổi thông tin và quản lý việc sử dụng hóa đơn điện tử.

5.1. Đăng ký và thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Khi có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế thực hiện cập nhật theo quy định. Đáng chú ý, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT, trừ trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng, thì thực hiện sinh trắc học.

5.2. Khi nào bị ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Cơ quan thuế có thể yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin khi phát hiện vấn đề liên quan đến việc sử dụng HĐĐT. Chẳng hạn, hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin của đại diện hộ kinh doanh không khớp hoặc chưa đầy đủ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì phải bổ sung trong thời hạn 10 ngày làm việc. Quá thời hạn mà chưa thực hiện, cơ quan thuế có thể tạm ngừng sử dụng HĐĐT.

Ngoài ra, nếu người nộp thuế đã được yêu cầu giải trình, bổ sung nhưng không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định, cơ quan thuế có thể ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn.

5.3. Trường hợp nào được xác định có rủi ro cao khi đăng ký HĐĐT?

Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng sửa đổi tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng HĐĐT. Một trường hợp đáng chú ý là đăng ký trụ sở chính không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính hoặc tại căn hộ chung cư không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh. Tiêu chí này không áp dụng đối với cá nhân kinh doanh.

5.4. Cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Một số trường hợp người nộp thuế được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh. Năm 2026, quy định về nơi nộp hồ sơ cũng được điều chỉnh, trong đó hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở; hộ kinh doanh không có địa điểm cố định thực hiện tại cơ quan thuế quản lý nơi cư trú theo quy định.

6. Xử lý hóa đơn GTGT điện tử đã lập sai

Khi phát hiện hóa đơn GTGT điện tử đã lập sai, người bán cần căn cứ vào nội dung sai sót để xác định có phải lập lại hóa đơn hay chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế. Quy định này áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.

6.1. Hóa đơn sai tên, địa chỉ nhưng không sai nội dung quan trọng

Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa thì người bán không phải lập lại hóa đơn.

Thay vào đó, người bán thông báo cho người mua về sai sót và gửi thông báo hóa đơn điện tử lập sai đến cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

6.2. Hóa đơn sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền hoặc thuế suất

Nếu hóa đơn sai mã số thuế, tên hoặc quy cách, chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán được lựa chọn một trong hai cách: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế:

• Hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn...” kèm thông tin của hóa đơn bị sai.
• Hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn mới và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn...” đã lập sai.

Trường hợp trong cùng tháng có nhiều hóa đơn của cùng một người mua bị sai cùng một thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên về nguyên tắc phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình nếu có.

Tuy nhiên, một số trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, như hóa đơn được chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn hoặc giao dịch mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.

6.3. Hóa đơn từ máy tính tiền hoặc tài sản phải đăng ký quyền sở hữu

Đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng mà có sai sót, người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ.

6.4. Một số trường hợp điều chỉnh hóa đơn đặc thù

Ngoài các trường hợp hóa đơn lập sai, Thông tư 91/2026/TT-BTC còn hướng dẫn cách xử lý khi giá trị, khối lượng hàng hóa, dịch vụ thay đổi sau quyết toán hoặc theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Khi đó, người bán lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch tăng hoặc giảm, phản ánh đúng thực tế phát sinh.

Đối với chiết khấu thương mại, khoản chiết khấu có thể được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn liên quan.

Trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ, người bán thường lập hóa đơn điều chỉnh; riêng tài sản đã đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo tên người mua thì người mua có thể phải lập hóa đơn trả lại hàng theo quy định. Các trường hợp đặc thù về hoàn, giảm phí bảo hiểm, hoàn phí dịch vụ của tổ chức tín dụng, dịch vụ viễn thông, hàng không... thực hiện theo hướng dẫn riêng.

6.5. Lưu ý khi đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn

Nếu hóa đơn đã lập sai nhưng người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế thì việc điều chỉnh, thay thế được thực hiện trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, không phải gửi lại Mẫu 04/SS-HĐĐT cho hóa đơn đó.

Trường hợp dữ liệu đã gửi bị thiếu hoặc sai thì người bán thực hiện gửi bảng tổng hợp dữ liệu bổ sung theo quy định.

6.6. Hóa đơn điều chỉnh, thay thế tiếp tục phát hiện sai

Nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai, các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng ở lần xử lý đầu tiên.

Với hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn mà phải xử lý sai sót, người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp điều chỉnh tăng, giảm giá trị thì số tiền trên hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế, trong đó điều chỉnh tăng ghi số dương và điều chỉnh giảm ghi số âm.

Riêng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh nếu cần điều chỉnh hoặc thay thế, người bán phải gửi đề nghị đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử có mã điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

7. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn GTGT

7.1. Hóa đơn GTGT và hóa đơn VAT có giống nhau không?

Có. Hóa đơn GTGT và hóa đơn VAT đều là cách gọi của hóa đơn giá trị gia tăng, được sử dụng khi cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trên hóa đơn thể hiện giá chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.

7.2. Hóa đơn GTGT có bắt buộc là hóa đơn điện tử không?

Trong năm 2026, hóa đơn GTGT được lập và sử dụng theo quy định về hóa đơn điện tử, tùy từng trường hợp có thể là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là các văn bản hiện hành hướng dẫn về hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2026.

7.3. Hóa đơn GTGT có cần chữ ký người mua không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc có chữ ký người mua. Việc có chữ ký điện tử của người mua được thực hiện theo từng trường hợp và quy định về nội dung hóa đơn. Đặc biệt, một số loại hóa đơn điện tử có thể không cần chữ ký của người mua theo quy định.

7.4. Khi nào phải lập hóa đơn GTGT?

Về nguyên tắc, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả một số trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc tiêu dùng nội bộ theo quy định.

Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì có thể phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ các trường hợp được quy định riêng.

7.5. Hóa đơn GTGT có được điều chỉnh, thay thế khi sai không?

Có. Khi hóa đơn GTGT điện tử đã lập có sai sót, người bán căn cứ vào nội dung sai để thực hiện thông báo, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

Nếu chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ nhưng không sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì có trường hợp không phải lập lại hóa đơn. Với các sai sót liên quan đến mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế..., người bán có thể phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn của Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Hiểu rõ hóa đơn GTGT là gì và các quy định về lập, sử dụng, điều chỉnh hóa đơn giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, hạn chế sai sót và rủi ro. Năm 2026, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các quy định mới về hóa đơn điện tử để đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn đúng và hiệu quả.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.