Từ 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đã cập nhật nhiều nội dung quan trọng liên quan đến thời điểm lập hóa đơn điện tử. Theo đó, người bán phải xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xuất khẩu và một số trường hợp đặc thù, tránh tình trạng lập hóa đơn chậm hoặc lập sai thời điểm dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính. Bài viết dưới đây tổng hợp các mốc thời gian cần nhớ, kèm lưu ý và giải đáp các tình huống thường gặp trong thực tế.

Mục Lục 1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất 1.1. Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa 1.2. Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ 1.3. Thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể 2. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm bao nhiêu? 3. Giải đáp nhanh về thời điểm lập hóa đơn điện tử (quy định mới)

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất

Từ 01/06/2025, quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử tiếp tục được làm rõ tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Trong đó, bán hàng hóa và xuất khẩu là 2 nhóm nghiệp vụ dễ bị lập sai thời điểm nhất.

1.1. Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa

Căn cứ pháp lý: Điểm a, Khoản 6, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Khoản 1, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định về thời điểm lập hóa đơn.

Nguyên tắc áp dụng

(1) Bán hàng hóa trong nước

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) được xác định là:

- Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

- Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Như vậy, việc lập hóa đơn phải bám sát thời điểm giao hàng/chuyển quyền. Trường hợp doanh nghiệp giao hàng trước nhưng đợi đến khi khách thanh toán mới lập hóa đơn thì có thể bị xem là lập hóa đơn không đúng thời điểm.

(2) Xuất khẩu hàng hóa

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập các loại hóa đơn điện tử (hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử) được quy định như sau:

- Do người bán tự xác định.

- Tuy nhiên chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Điểm cần lưu ý là “ngày thông quan” là mốc bắt buộc để xác định hạn cuối lập hóa đơn, vì vậy doanh nghiệp xuất khẩu cần theo dõi sát thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan để tránh lập hóa đơn trễ.

Tóm lại, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

- Với bán hàng hóa trong nước: hóa đơn phải lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng, không phụ thuộc việc thu tiền.

- Với xuất khẩu: người bán được chủ động thời điểm lập, nhưng không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan.

1.2. Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

1.2.1. Căn cứ pháp lý

Điểm a, Khoản 6, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1.2.2. Nguyên tắc áp dụng

Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động cung cấp dịch vụ được xác định theo 2 nguyên tắc chính sau:

Nguyên tắc 1: Lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ:

- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

- Quy định này không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Nguyên tắc 2: Nếu thu tiền trước/trong quá trình cung cấp dịch vụ thì lập theo thời điểm thu tiền

Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Tuy nhiên, không áp dụng đối với khoản thu đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng của các dịch vụ sau:

- Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế.

- Thẩm định giá.

- Khảo sát, thiết kế kỹ thuật.

- Tư vấn giám sát.

- Lập dự án đầu tư xây dựng.

Nói cách khác, với nhóm dịch vụ nêu trên, khoản thu mang tính bảo đảm hợp đồng không mặc nhiên bị xem là doanh thu để bắt buộc lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu.

Tham khảo: Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Bảng tổng hợp thời điểm xuất hóa đơn với một số dịch vụ thường gặp:

Nhóm hàng hóa/dịch vụ	Thời điểm lập hóa đơn cần nhớ
Xây dựng	Khi có biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình/hạng mục/khối lượng hoàn thành
Cho thuê văn phòng / thuê tài sản	Hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước (tùy trường hợp xảy ra trước)
Vận tải (thông thường)	Khi hoàn thành dịch vụ vận tải hoặc ngày thu tiền nếu thu trước/trong quá trình
Vận tải/logistics phát sinh thường xuyên, cần đối soát	Khi hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày từ ngày kết thúc kỳ quy ước
Hoa hồng môi giới	Khi hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày từ ngày kết thúc kỳ quy ước
Vé máy bay (mua online)	Không quá 05 ngày kể từ ngày có chứng từ dịch vụ trên hệ thống
Khám chữa bệnh	Khi hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước/trong khi khám thì lập theo ngày thu tiền
Lưu trú/khách sạn	Khi hoàn thành dịch vụ (thường là ngày trả phòng) hoặc ngày thu tiền nếu thu trước/trong quá trình
Dịch vụ ăn uống	Khi hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước/trong khi phục vụ thì lập theo ngày thu tiền
Lãi cho vay	Thời điểm thu được tiền lãi vay (trường hợp thu lãi trước hạn: lập tại thời điểm thu)
Quà tặng	Khi chuyển quyền sở hữu quà tặng cho khách hàng
Tour du lịch	Ngày thu tiền nếu thu trước/trong khi thực hiện; nếu không thu trước thì lập khi kết thúc tour
Bất động sản / chuyển nhượng BĐS	Khi bàn giao quyền sở hữu/quyền sử dụng; nếu thu tiền trước thì lập theo thời điểm nhận tiền (bàn giao theo tiến độ thì lập tương ứng phần bàn giao)
Dịch vụ viễn thông	Theo từng loại dịch vụ; phổ biến là sau khi đối soát dữ liệu cước, có trường hợp chậm nhất 2 tháng sau tháng phát sinh cước
Điện (cần đối soát)	Khi hoàn thành đối soát, thường kèm giới hạn chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc theo kỳ quy ước
Hóa đơn từ máy tính tiền	Bán hàng: thời điểm chuyển giao; dịch vụ: thời điểm hoàn thành hoặc ngày thu tiền nếu thu trước/trong quá trình

Tóm lại, với hoạt động cung cấp dịch vụ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

- Nếu dịch vụ đã hoàn thành: phải lập hóa đơn ngay, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.

-  Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: hóa đơn lập theo thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu đặt cọc/tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng của một số dịch vụ đặc thù theo quy định.

1.3. Thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể

1.3.1. Căn cứ pháp lý:

- Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Khoản 6, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số nội dung tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

1.3.2. Nguyên tắc áp dụng

Đối với một số ngành nghề, hoạt động đặc thù, pháp luật cho phép xác định thời điểm lập hóa đơn theo các mốc như: đối soát dữ liệu, nghiệm thu – bàn giao, kỳ quy ước, thời điểm ghi nhận doanh thu hoặc thời điểm phát sinh giao dịch thực tế. Dưới đây là bảng tổng hợp ngắn gọn để dễ tra cứu và áp dụng.

Bảng tổng hợp thời điểm xuất hóa đơn theo từng trường hợp cụ thể

STT	Trường hợp áp dụng	Thời điểm xuất hóa đơn	Căn cứ pháp lý
1	Dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên (viễn thông, điện, truyền hình, TMĐT, bưu chính, ngân hàng, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…)	Hoàn thành đối soát; chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày từ khi kết thúc kỳ quy ước	NĐ 70/2025/NĐ-CP sửa Điểm a, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
2	Viễn thông, CNTT (bao gồm trung gian thanh toán)	Hoàn thành đối soát cước; chậm nhất 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước	Điểm b, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
3	Viễn thông bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng (khách không yêu cầu HĐ GTGT)	Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng	Điểm b, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
4	Xây dựng, lắp đặt	Nghiệm thu, bàn giao công trình/hạng mục/khối lượng hoàn thành	Điểm c, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
5	BĐS, hạ tầng, nhà để bán (chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng)	Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng	Điểm d.1, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
6	BĐS, hạ tầng, nhà để bán (đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng)	Theo Khoản 1 Điều 9: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng	Điểm d.2, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
7	Vận tải hàng không mua qua website/hệ thống TMĐT	Chậm nhất 05 ngày kể từ ngày xuất chứng từ dịch vụ trên hệ thống	Điểm đ, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
8	Dầu thô/condensate/sản phẩm từ dầu thô (tìm kiếm, thăm dò, khai thác, chế biến)	Thời điểm xác định giá bán chính thức	NĐ 70/2025/NĐ-CP sửa điểm e, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
9	Bán khí thiên nhiên/khí đồng hành/khí than qua đường ống	Xác định khối lượng khí giao trong tháng; chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế	Điểm e, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
10	Bán dầu thô/khí thiên nhiên có bảo lãnh/cam kết của Chính phủ	Theo thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ	Điểm e, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
11	Bán điện của công ty phát điện trên thị trường điện	Đối soát thanh toán; chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế	Điểm h, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
12	Bán điện có cam kết bảo lãnh Chính phủ	Theo bảo lãnh Chính phủ, hướng dẫn Bộ Công Thương	Điểm h, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
13	Bán lẻ xăng dầu tại cửa hàng	Kết thúc từng lần bán	Điểm i, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
14	Vận tải hàng không; bảo hiểm qua đại lý	Hoàn thành đối soát; chậm nhất ngày 10 tháng sau tháng phát sinh	Điểm k, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
15	Cho vay của tổ chức tín dụng	Theo kỳ hạn thu lãi; thu lãi trước hạn; hoặc khi thu được tiền lãi	NĐ 70/2025/NĐ-CP sửa điểm l, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
16	Đại lý đổi ngoại tệ; nhận/chi trả ngoại tệ	Thời điểm đổi ngoại tệ hoặc hoàn thành dịch vụ nhận/chi trả	NĐ 70/2025/NĐ-CP sửa điểm l, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
17	Taxi dùng phần mềm tính tiền	Kết thúc chuyến đi	NĐ 70/2025/NĐ-CP, sửa Điểm m, Khoản 4, Điều 9 NĐ 123/2020/NĐ-CP
18	Khám chữa bệnh (khách không lấy HĐ; khách yêu cầu HĐ; thanh toán BHXH)	Cuối ngày (tổng hợp) hoặc khi khách yêu cầu; hoặc khi thanh toán với BHXH	NĐ 70/2025/NĐ-CP sửa Điểm m, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
19	Thu phí đường bộ điện tử không dừng	Ngày xe qua trạm hoặc cuối tháng (định kỳ)	Điểm o, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
20	Kinh doanh bảo hiểm	Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm	NĐ 70/2025/NĐ-CP bổ sung Điểm p, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
21	Vé xổ số truyền thống/vé in sẵn biết kết quả ngay	Sau khi thu hồi vé không tiêu thụ hết; chậm nhất trước kỳ mở thưởng tiếp theo	NĐ 70/2025/NĐ-CP bổ sung Điểm q, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP
22	Casino, trò chơi điện tử có thưởng	Chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (0h00–23h59)	NĐ 70/2025/NĐ-CP bổ sung Điểm r, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123/2020/NĐ-CP

Các trường hợp đặc thù tại Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được cập nhật bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) chủ yếu xoay quanh nguyên tắc: đối soát – nghiệm thu – ghi nhận doanh thu – mốc phát sinh thực tế. Doanh nghiệp nên xác định đúng “mốc chốt” theo từng ngành để tránh lỗi lập hóa đơn sai thời điểm.

2. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm bao nhiêu?

2.1. Căn cứ pháp lý

Từ 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy định mức xử phạt hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể lên tới 70.000.000 đồng (theo Điểm a, Khoản 14, Điều 1, Nghị định 310/2025/NĐ-CP).

2.2. Nguyên tắc áp dụng

Mức phạt được xác định theo tính chất hành vi và số lượng hóa đơn vi phạm trong từng trường hợp.

2.3. Bảng mức phạt lập hóa đơn sai thời điểm (từ 01/01/2026)

(1) Sai thời điểm đối với hàng hóa/dịch vụ “không thu tiền hoặc đặc thù”

(Áp dụng với: khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho/biếu/tặng/trao đổi; trả thay lương; tiêu dùng nội bộ (trừ luân chuyển nội bộ); cho vay/cho mượn/hoàn trả hàng hóa)

Hành vi	Số hóa đơn vi phạm	Mức phạt
Lập hóa đơn không đúng thời điểm (nhóm hàng hóa/dịch vụ nêu trên)	01 hóa đơn	Cảnh cáo
	02 – 10 hóa đơn	500.000 – 1.500.000 đồng
	10 – 50 hóa đơn	2.000.000 – 5.000.000 đồng
	50 – 100 hóa đơn	5.000.000 – 15.000.000 đồng
	Từ 100 hóa đơn trở lên	15.000.000 – 30.000.000 đồng

(2) Sai thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Hành vi	Số hóa đơn vi phạm	Mức phạt
Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ	01 hóa đơn	500.000 – 1.500.000 đồng
	02 – 10 hóa đơn	2.000.000 – 5.000.000 đồng
	10 – 20 hóa đơn	5.000.000 – 15.000.000 đồng
	20 – 50 hóa đơn	15.000.000 – 30.000.000 đồng
	50 – 100 hóa đơn	30.000.000 – 50.000.000 đồng
	Từ 100 hóa đơn trở lên	50.000.000 – 70.000.000 đồng

Lưu ý:

- “Sai thời điểm” thường gặp ở các tình huống: giao hàng xong mới xuất, thu tiền trước nhưng quên lập hóa đơn, nghiệm thu từng phần nhưng xuất gộp…

- Mức phạt tính theo số hóa đơn vi phạm, nên nếu sai lặp lại nhiều lần trong kỳ thì rủi ro tăng rất nhanh.

- Trường hợp hóa đơn sai thời điểm nhưng không làm thay đổi số thuế phải nộp vẫn có thể bị xử phạt (tùy hành vi và số lượng hóa đơn).

Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Giải đáp nhanh về thời điểm lập hóa đơn điện tử (quy định mới)

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có được “xuất hóa đơn lùi ngày” không?

Không. Việc lập hóa đơn lùi ngày bị xem là lập hóa đơn không đúng thời điểm và có thể bị xử phạt theo quy định về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.

Câu hỏi 2:Giao hàng trước rồi xuất hóa đơn sau có được không?

Về nguyên tắc, không. Khi đã phát sinh thời điểm phải lập hóa đơn (ví dụ: chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa) thì bên bán phải lập hóa đơn đúng thời điểm, việc “xuất sau” có rủi ro bị xử phạt.

Câu hỏi 3: Xuất hóa đơn sai thời điểm thì bên mua có bị phạt không?

Thông thường không phạt trực tiếp bên mua vì lỗi “sai thời điểm” thuộc trách nhiệm lập hóa đơn của bên bán. Tuy nhiên, bên mua vẫn có thể gặp rủi ro nếu sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc kê khai sai dẫn đến thiếu thuế.

Câu hỏi 4: Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế/đưa vào chi phí không?

Có thể vẫn được nếu giao dịch là thật và hồ sơ chứng từ đầy đủ. Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn hợp pháp, hàng hóa/dịch vụ có thật và đáp ứng điều kiện kê khai theo quy định thuế GTGT, thuế TNDN.

Câu hỏi 5: Phát hiện hóa đơn lập sai thời điểm thì xử lý thế nào để giảm rủi ro?

Nên lập biên bản thỏa thuận/biên bản điều chỉnh giữa các bên và thực hiện hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định, kèm hồ sơ chứng minh thời điểm giao hàng/bàn giao/hoàn thành dịch vụ.

Câu hỏi 6: Câu hỏi: Phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai thời điểm nhưng không làm thay đổi số thuế phải nộp thì xử lý thế nào?

Trường hợp hóa đơn đã lập không đúng thời điểm nhưng không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể xử lý theo hướng sau:

- Bên bán và bên mua lập biên bản/thỏa thuận bằng văn bản về việc điều chỉnh thông tin liên quan, làm căn cứ hồ sơ.

- Bước 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn…”) hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế (ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…”).

- Bước 2: Ký số, gửi cho bên mua và lưu kèm biên bản thỏa thuận để chứng minh hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Thông thường không cần hủy hóa đơn cũ, trừ trường hợp thuộc diện phải xử lý theo hướng khác theo quy định.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo nguyên tắc: bán hàng là khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng, cung cấp dịch vụ là khi hoàn thành hoặc khi thu tiền (nếu thu trước/trong quá trình) và một số trường hợp được áp dụng mốc đối soát, mốc chậm nhất theo quy định.

Từ 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP tăng mạnh mức xử phạt với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, có thể lên tới 70 triệu đồng, nên doanh nghiệp cần kiểm soát chặt quy trình xuất hóa đơn để tránh rủi ro.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.