Bắt đầu tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử, một trong những câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn đó là việc lập hóa đơn điện tử có mã khác gì với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những khác biệt cơ bản nhất của 2 loại hóa đơn này.

1. Khác nhau từ khái niệm

Tại Khoản 3,4 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP giải thích rõ về khái niệm của hai loại hóa đơn này như sau:

Phân biệt HĐĐT có mã và không có mã của cơ quan Thuế. 

“Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
“Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Việc được cấp mã hay không cấp mã phụ thuộc vào đối tượng doanh nghiệp được cấp theo quy định.

2. Đối tượng sử dụng 

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, đối tượng sử dụng bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
• Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Với đối tượng sử dụng Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế là các doanh nghiệp còn lại kinh doanh ở các lĩnh vực:

• Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp…
• Các doanh nghiệp này đang hoạt động, có giao dịch thường xuyên với ngân hàng và cơ quan thuế, có chữ ký số còn hiệu lực, có điều kiện hạ tầng và hệ thống dịch vụ, có đủ điều kiện để tự lập HĐĐT và chịu trách nhiệm hoạt động của mình với pháp luật. 

3. Cách lập hóa đơn điện tử

Trường hợp đối tượng sử dụng hóa đơn truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp để thực hiện:

• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì đối tượng sử dụng hóa đơn truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
• Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

Thời điểm chuyển đổi hóa đơn điện tử.

3.1. Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.2. Hóa đơn loại có mã của Cơ quan Thuế

Chỉ có hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mới được cấp mã hóa đơn. Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:

• Đúng thông tin đăng ký.
• Đúng định dạng về hóa đơn điện tử.
• Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử.
• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

4. Phương thức gửi và nhận hóa đơn điện tử

Đối với phương thức gửi và nhận của hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế về cơ bản giống nhau. Nhưng xét về chi tiết, vẫn có điểm khác biệt nhất định. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế phương thức sẽ theo thỏa thuận của người bán và mua.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

5. Chuyển dữ liệu đến cơ quan Thuế

Tại Điều 19 trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP Bộ Tài chính đã quy định cụ thể về việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:
Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cục Thuế chỉ áp dụng với những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế thì khi sử dụng, xuất hóa đơn thông tin sẽ được đồng bộ với dữ liệu của cơ quan Thuế.
Như vậy người bán hàng hóa cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phải có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế. 

E-Invoice đang được triển khai tại nhiều DN, tổ chức có thương hiệu. 

Ngoài việc tự mình đăng ký và lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm, hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổng thể để được hỗ trợ, giải đáp các vướng mắc kịp thời.
Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn không chỉ là đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử tại Việt Nam mà còn là một trong những doanh nghiệp đầu tiên được Tổng cục Thuế lựa chọn thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nên hiểu rất rõ những yêu cầu, những vấn đề các doanh nghiệp thường gặp phải khi chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nói riêng.
Để biết thêm thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.