Từ ngày 01/06/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trở thành bắt buộc đối với một số đối tượng kinh doanh. Đây là một trong những điểm mới mang tính “bước ngoặt” được quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Vậy, đối tượng bắt buộc sử dụng là ai và liệu doanh nghiệp của bạn có nằm trong danh sách này?

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điểm c, Khoản 2, Điều 3,  Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) định nghĩa hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hay HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy chuẩn.

Đặc điểm của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

- Tự động khởi tạo khi có giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

- Không cần có chữ ký số của người bán trên hóa đơn.

- Thông tin hóa đơn được liên thông trực tiếp với cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc định kỳ.

HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là một hình thức hóa đơn hiện đại, thường được các doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ ăn uống, trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi… áp dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hành, quản lý và báo cáo doanh thu một cách nhanh chóng, minh bạch.

2. Đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ban hành ngày 20/3/2025 đã bổ sung thêm nhiều điểm mới liên quan đến hóa đơn, chứng từ. Nổi bật trong đó có quy định về đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được áp dụng từ ngày 01/06/2025. 

2.1. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025

Theo quy định mới tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ ngày 01/06/2025 gồm:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (quy định tại Khoản 1, Điều 51, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14) có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên. 

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Khoản 2, Điều 90, Khoản 3, Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 gồm các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đáp ứng điều kiện:

+ Có sử dụng máy tính tiền; 

+ Xác định được doanh thu và sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;

+ Đáp ứng quy mô về doanh thu, lao động đồng thời thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.

- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng gồm:

+ Trung tâm thương mại; 

+ Siêu thị; 

+ Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); 

+ Cơ sở ăn uống; nhà hàng; khách sạn; 

+ Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;

+ Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;

+ Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Hiện hành: Theo Điều 8, Thông tư số 78/2021/TT-BTC việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc.

2.2. Quy định xử lý chuyển tiếp doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm được

Trong quá trình chuyển đổi sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần lưu ý quy định xử lý chuyển tiếp để tránh các sai phạm và bảo vệ lợi ích của mình. Cụ thể, trong thời gian thực hiện chuyển đổi sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền cơ quan thuế xử lý như sau:

- Hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá nhân kinh doanh thuộc diện  áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền: Cơ quan thuế có kế hoạch, giải pháp hỗ trợ và thông báo đến người nộp thuế về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền đối với trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng chưa có máy tính tiền do chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, giải pháp xuất HĐĐT. 

- Xác định hành vi vi phạm và xử lý vi phạm: Cơ quan thuế thực hiện xác định hành vi vi phạm về sử dụng hóa đơn đối với trường hợp người nộp thuế đã được cơ quan thuế hỗ trợ và thông báo về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không chuyển đổi. Trong trường hợp người nộp thuế vi phạm quy định, cơ quan thuế sẽ phối hợp với cơ quan chức năng liên quan để xử lý vi phạm.

3. Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành, thúc đẩy mạnh mẽ các doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc các lĩnh vực ăn uống, bán lẻ, dịch vụ…  triển khai sử HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Giải pháp hóa đơn điện tử E-invoice không chỉ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản của HĐĐT mà còn được thiết kế tối ưu hóa cho việc kết nối với máy tính tiền. 

Phần mềm hóa đơn E-invoice có thể tích hợp với đa dạng các loại máy tính tiền khác nhau để thiết lập quy trình bán hàng và xuất hóa đơn từ máy tính tiền một cách liền mạch. Mỗi giao dịch bán hàng sẽ tự động được ghi nhận và chuyển đổi thành hóa đơn hợp lệ, giảm thiểu tối đa sai sót do nhập dữ liệu thủ công, tiết kiệm thời gian đáng kể cho nhân viên.

Ngoài ra, E-invoice nổi bật với khả năng tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế ngay sau khi lập. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời gian và phương thức truyền dữ liệu mà còn giảm thiểu rủi ro bị xử phạt do chậm trễ.

Mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 01/06/2025 là một bước đi mới, mang tính chiến lược trong quá trình số hóa nền kinh tế. Việc chủ động tìm hiểu, chuẩn bị và triển khai giải pháp hóa đơn phù hợp không chỉ giúp các đơn vị, doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý tài chính.

Thu Hương