Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang được nhiều doanh nghiệp, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ăn uống, bán lẻ hàng hóa, dịch vụ triển khai tích cực trước ngày 01/06/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ. Việc nắm rõ thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là rất cần thiết để doanh nghiệp, đơn vị không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc gặp các rủi ro về pháp lý.

1. Điều kiện trang thiết bị để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị, cơ sở vật chất như sau:

- Có máy tính tiền và các thiết bị đầu ra.

- Phần mềm hóa đơn điện tử (nếu máy tính tiền chưa tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử).

- Kết nối internet ổn định để truyền dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế.

- Có tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế

Việc đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế được thực hiện theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung tại Khoản 11, Điều 1, Nghị Định 70/2025/NĐ-CP). 

- Trường hợp người nộp thuế thuộc đối tượng không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại Khoản 1, Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Người nộp thuế truy cập Cổng thông tin Hóa đơn điện tử tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn để đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

- Các trường hợp khác người nộp thuế đăng ký qua cổng của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Các bước làm thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT chung như sau:

Bước 1. Đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Người nộp thuế đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 2. Cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký hóa đơn điện tử

Cổng thông tin điện tử của Cục thuế gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT qua địa chỉ thư điện tử (email) đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3. Cục thuế gửi kết quả về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Cục thuế tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân đăng ký sử dụng hóa đơn giữa dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc theo dữ liệu tại Hệ thống Định danh và xác thực điện tử.

- Trường hợp thông tin không khớp đúng: Cổng thông tin điện tử của Cục thuế tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và cung cấp các trường thông tin không khớp đúng cho người nộp thuế để họ có các biện pháp điều chỉnh cho trùng khớp. 

- Trường hợp thông tin khớp đúng: Cổng thông tin điện tử của Cục thuế tự động gửi yêu cầu đề nghị người nộp thuế xác nhận qua địa chỉ thư điện tử, số điện thoại đã đăng ký trên hồ sơ.

Lưu ý:

- Trường hợp thông tin khớp đúng, người nộp thuế có trách nhiệm trả lời xác nhận thông tin ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

- Nếu quá thời hạn mà người nộp thuế chưa xác nhận thông tin hoặc xác nhận không thành công, Cổng thông tin điện tử của Cục thuế tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. 

-  Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế phải ngừng sử dụng HĐĐT đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Việc làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là bắt buộc và cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn. Doanh nghiệp, đơn vị chủ động trong thủ tục đăng ký này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ và thành công.

Thu Hương