Đặt cọc có phải xuất hóa đơn không? Không phải mọi khoản tiền đặt cọc doanh nghiệp nhận được đều phải lập hóa đơn ngay. Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào mục đích nhận tiền, bản chất giao dịch và khoản tiền đó có được xác định là tiền thanh toán hay chỉ nhằm bảo đảm giao kết, thực hiện hợp đồng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích từng trường hợp và hướng dẫn cách xử lý hóa đơn đúng quy định.

Mục Lục 1. Đặt cọc có phải xuất hóa đơn không? 2. Lưu ý khi xác định nghĩa vụ lập hóa đơn đối với tiền đặt cọc 3. Cách xử lý hóa đơn trong một số trường hợp nhận tiền trước

1. Đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

Để xác định khoản tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn hay không, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ và bản chất thực tế của khoản tiền nhận trước.

Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ [...] không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).”

1.1. Kết luận về nghĩa vụ lập hóa đơn đối với tiền đặt cọc

Từ ngày 01/7/2026, việc lập hóa đơn đối với khoản tiền nhận trước được xác định như sau:

• Chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền nếu khoản tiền là tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự và được sử dụng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền nếu khoản tiền thực chất là tiền trả trước hoặc thanh toán trước một phần giá trị dịch vụ.
• Phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền nếu hợp đồng không xác định rõ khoản tiền nhận trước là tiền đặt cọc hay tiền trả trước, vì khoản tiền này được coi là tiền trả trước theo Khoản 2, Điều 37, Nghị định 21/2021/NĐ-CP.

Như vậy, tiền đặt cọc đúng bản chất để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ chưa phải xuất hóa đơn khi nhận tiền. Tuy nhiên, nếu khoản tiền mang bản chất thanh toán thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.

1.2. Trường hợp chưa phải lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc

Bên cung cấp dịch vụ chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền nếu khoản tiền đáp ứng đồng thời hai điều kiện:

• Được xác định là tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự.
• Được sử dụng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Theo Điều 328, Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Đối với trường hợp được loại trừ tại Khoản 2, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần có căn cứ chứng minh khoản tiền được sử dụng để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ, không phải khoản thanh toán cho dịch vụ.

Các nội dung về mục đích đặt cọc, nghĩa vụ được bảo đảm và cách xử lý khoản tiền nên được quy định rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

1.3. Trường hợp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền

Nếu khoản tiền nhận trước thực chất là một phần giá trị dịch vụ khách hàng phải thanh toán, bên cung cấp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Một số dấu hiệu thường gặp của khoản thanh toán trước gồm:

• Hợp đồng quy định thanh toán theo từng đợt hoặc tiến độ.
• Khoản tiền tương ứng với một tỷ lệ hoặc giá trị cụ thể của hợp đồng.
• Khoản tiền không gắn với mục đích bảo đảm thực hiện hợp đồng.
• Hợp đồng, chứng từ và sổ kế toán thể hiện đây là khoản thanh toán dịch vụ.

Tên gọi tiền đặt cọc trên hợp đồng hoặc chứng từ không phải căn cứ duy nhất để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời mục đích nhận tiền, nội dung thỏa thuận và cách thực hiện giao dịch trên thực tế.

1.4. Trường hợp không xác định rõ là đặt cọc hay trả trước

Theo Khoản 2, Điều 37, Nghị định 21/2021/NĐ-CP, nếu hợp đồng có một khoản tiền nhưng các bên không xác định rõ đó là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì khoản tiền này được coi là tiền trả trước.

Do đó, đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ, bên cung cấp phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận khoản tiền này theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

2. Lưu ý khi xác định nghĩa vụ lập hóa đơn đối với tiền đặt cọc

Để xác định chính xác nghĩa vụ lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xem xét bản chất của khoản tiền tại thời điểm nhận, mục đích được thỏa thuận trong hợp đồng và cách xử lý trên thực tế. Việc chỉ sử dụng tên gọi “tiền đặt cọc” không đủ để chứng minh khoản tiền thuộc trường hợp chưa phải lập hóa đơn.

2.1. Quy định rõ mục đích và bản chất khoản tiền đặt cọc

Hợp đồng cần xác định rõ khoản tiền được giao nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Điều khoản đặt cọc nên thể hiện đầy đủ:

• Giá trị hoặc tỷ lệ tiền đặt cọc.
• Nghĩa vụ được bảo đảm.
• Thời hạn đặt cọc.
• Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
• Cách xử lý tiền đặt cọc khi hợp đồng được thực hiện, chấm dứt hoặc có bên vi phạm.

Doanh nghiệp không nên chỉ ghi “đặt cọc 30% giá trị hợp đồng” mà không quy định mục đích bảo đảm và cơ chế xử lý khoản tiền. Cách ghi này có thể gây khó khăn khi xác định khoản tiền là đặt cọc hay thanh toán trước.

2.2. Phân biệt tiền đặt cọc với tiền thanh toán trước

Tiền đặt cọc và tiền thanh toán trước đều có thể được chuyển cho bên cung cấp dịch vụ trước khi hợp đồng hoàn thành, nhưng có bản chất và thời điểm lập hóa đơn khác nhau.

Tiêu chí	Tiền đặt cọc	Tiền thanh toán trước
Mục đích	Bảo đảm thực hiện hợp đồng	Thanh toán một phần giá trị dịch vụ
Nội dung hợp đồng	Có điều khoản về nghĩa vụ được bảo đảm và cách xử lý tiền cọc	Thường được quy định theo tỷ lệ, giá trị hoặc tiến độ thanh toán
Thời điểm lập hóa đơn	Chưa phải lập hóa đơn khi nhận nếu đáp ứng điều kiện tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP	Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền
Căn cứ xác định	Bản chất giao dịch, nội dung thỏa thuận và hồ sơ liên quan	Nghĩa vụ thanh toán phát sinh theo hợp đồng

Theo Khoản 2, Điều 37, Nghị định 21/2021/NĐ-CP, nếu hợp đồng có một khoản tiền nhưng các bên không xác định rõ đó là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì khoản tiền này được coi là tiền trả trước.

Vì vậy, điều khoản đặt cọc và điều khoản thanh toán cần được quy định riêng, tránh sử dụng các khái niệm thay thế cho nhau.

2.3. Bảo đảm tính thống nhất giữa hợp đồng và chứng từ

Nội dung trên hợp đồng, phụ lục, phiếu thu, chứng từ chuyển khoản và sổ kế toán phải thống nhất với bản chất của khoản tiền.

Ví dụ, nếu hợp đồng xác định là tiền đặt cọc nhưng phiếu thu hoặc nội dung chuyển khoản lại ghi “thanh toán đợt 1”, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh đây là khoản tiền dùng để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Hồ sơ liên quan đến khoản đặt cọc nên bao gồm:

• Hợp đồng hoặc phụ lục có điều khoản đặt cọc.
• Biên bản hoặc văn bản xác nhận đặt cọc, nếu có.
• Phiếu thu, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản.
• Chứng từ kế toán phản ánh đúng tính chất khoản tiền.
• Tài liệu thể hiện việc hoàn trả, khấu trừ hoặc xử lý tiền cọc.

2.4. Xác định thời điểm lập hóa đơn khi xử lý tiền đặt cọc

Việc chưa phải lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc không có nghĩa doanh nghiệp được miễn lập hóa đơn cho toàn bộ giao dịch.

Khi hợp đồng được thực hiện, doanh nghiệp cần căn cứ vào quá trình cung cấp dịch vụ và phương thức xử lý tiền đặt cọc để xác định thời điểm lập hóa đơn. Nếu phát sinh khoản thanh toán trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền. Trường hợp không thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Nếu tiền đặt cọc được trừ vào nghĩa vụ thanh toán, doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu thể hiện rõ thời điểm và phương thức xử lý khoản tiền, đồng thời xác định thời điểm lập hóa đơn phù hợp với diễn biến thực tế của giao dịch.

2.5. Thống nhất phương án xử lý giữa các bộ phận liên quan

Bộ phận kinh doanh, pháp chế và kế toán cần thống nhất cách xác định, ghi nhận và xử lý khoản tiền ngay từ khi soạn thảo hợp đồng.

Trong đó:

• Bộ phận kinh doanh xác định rõ mục đích nhận tiền và thỏa thuận với khách hàng;
• Bộ phận pháp chế kiểm tra nội dung điều khoản đặt cọc và cơ chế xử lý.
• Bộ phận kế toán theo dõi khoản tiền theo đúng bản chất, lập hóa đơn đúng thời điểm và lưu trữ chứng từ liên quan.

Sự thống nhất giữa các bộ phận giúp hạn chế tình trạng hợp đồng ghi nhận là tiền đặt cọc nhưng chứng từ và sổ kế toán lại phản ánh là khoản thanh toán dịch vụ.

3. Cách xử lý hóa đơn trong một số trường hợp nhận tiền trước

Căn cứ Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Khoản 2, Điều 37 Nghị định 21/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể xác định nghĩa vụ lập hóa đơn trong một số trường hợp phổ biến như sau:

3.1. Nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ

Doanh nghiệp chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền nếu khoản tiền đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

• Là tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự.
• Được sử dụng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Mục đích đặt cọc và cách xử lý khoản tiền được quy định rõ trong hợp đồng.
• Hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ kế toán thể hiện thống nhất bản chất đặt cọc.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần lập chứng từ thu tiền và lưu giữ hợp đồng hoặc phụ lục có điều khoản đặt cọc để làm căn cứ đối chiếu, giải trình.

Ví dụ: Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện nhận một khoản tiền để bảo đảm khách hàng thực hiện hợp đồng. Hợp đồng quy định rõ nghĩa vụ được bảo đảm và cách xử lý tiền cọc nếu một trong các bên vi phạm. Nếu khoản tiền đáp ứng quy định về đặt cọc của Bộ luật Dân sự, doanh nghiệp chưa phải lập hóa đơn khi nhận tiền.

3.2. Nhận tiền trả trước hoặc thanh toán theo tiến độ

Trường hợp khách hàng thanh toán trước một phần giá trị dịch vụ hoặc thanh toán theo từng đợt, bên cung cấp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Các khoản tiền này thường được xác định theo:

• Tỷ lệ phần trăm giá trị hợp đồng.
• Số tiền cụ thể của từng đợt thanh toán.
• Tiến độ hoặc khối lượng công việc.
• Các mốc thực hiện được thỏa thuận trong hợp đồng.

Ví dụ: Hợp đồng quy định khách hàng thanh toán 30% giá trị dịch vụ ngay sau khi ký, 40% khi hoàn thành một phần công việc và 30% còn lại sau khi nghiệm thu. Đây là các khoản thanh toán theo tiến độ. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền của từng đợt.

Việc gọi khoản thanh toán đầu tiên là “tiền đặt cọc” không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn nếu nội dung hợp đồng và quá trình thực hiện cho thấy đây thực chất là một phần giá trị dịch vụ được thanh toán trước.

3.3. Hợp đồng không xác định rõ là tiền đặt cọc hay tiền trả trước

Theo Khoản 2 Điều 37 Nghị định 21/2021/NĐ-CP, trường hợp hợp đồng có một khoản tiền nhưng các bên không xác định rõ đó là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì khoản tiền này được coi là tiền trả trước.

Đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ, bên cung cấp phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận khoản tiền trả trước theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Ví dụ: Hợp đồng chỉ quy định khách hàng chuyển trước 20% giá trị hợp đồng sau khi ký nhưng không nêu mục đích bảo đảm, nghĩa vụ được bảo đảm hoặc cách xử lý tiền cọc. Khi không có căn cứ xác định đây là tiền đặt cọc, khoản tiền được xác định là tiền trả trước và doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Có thể tổng hợp cách xử lý như sau:

Trường hợp	Thời điểm lập hóa đơn
Tiền đặt cọc đúng quy định để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ	Chưa phải lập hóa đơn khi nhận tiền
Tiền trả trước một phần giá trị dịch vụ	Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền
Tiền thanh toán theo từng đợt hoặc tiến độ	Lập hóa đơn khi thu tiền từng đợt
Hợp đồng không xác định rõ là đặt cọc hay trả trước	Xác định là tiền trả trước và lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền

Từ ngày 01/7/2026, khoản tiền đặt cọc đúng quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ tiền đặt cọc với tiền trả trước, đồng thời bảo đảm nội dung hợp đồng, chứng từ và cách hạch toán thống nhất để lập hóa đơn đúng thời điểm, hạn chế rủi ro khi kiểm tra thuế.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.