Để việc quản lý hóa đơn chứng từ, quản lý thuế được dễ dàng và thuận lợi nhiều trường hợp cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn. Vậy hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp có đặc điểm gì? Kế toán cần lưu ý gì khi sử dụng loại hóa đơn này.

Quy định về hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế.

1. Đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp

Căn cứ theo quy định của Pháp luật thì hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) được hiểu là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua và được quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp có đặc điểm sau:

• Hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử.
• Hóa đơn ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Khác với hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp thì HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà trên hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

2. Quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp kế toán cần nắm được

Việc nắm được các quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp sẽ giúp kế toán xử lý tốt các vấn đề về sử dụng, lưu trữ, bảo quản hóa đơn, chứng từ tránh bị phạt khi có thanh tra, kiểm tra.

2.1. Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 (sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022) thì mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là một chuỗi 34 ký tự do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra duy nhất cho từng hóa đơn điện tử.
Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 (sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022) thì mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:
C1C2C3C4C5C6C7C8C9C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20.
Trong đó:
(1) Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
(2) Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
(3) Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.
(4) Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do CQT cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT đảm bảo tính duy nhất.
(5) Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: là chuỗi 11 số tăng liên tục được tự sinh từ phần mềm bán hàng.
(6) Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tăng liên tục tự sinh từ phần mềm bán hàng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.2. Quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

2.2.1. Trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế lần đầu

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Việc đăng ký thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng HĐĐT và không phải trả phí dịch vụ thông qua:

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2.2.2. Trường hợp đăng ký chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Người nộp thuế đang sử dụng HĐĐT không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (quy định tại Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định.
• Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
• Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

2.3. Xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp

Khi hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp sai sót thì xử lý theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

2.3.1. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp có sai sót chưa giao cho người mua

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện như sau:

• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
• Lập hóa đơn điện tử mới và ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2.3.2. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp có sai sót đã giao cho người mua

Trường hợp 1: sai sót về tên, địa chỉ của người mua
Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì:

• Thực hiện thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp 2: sai sót mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
Có thể xử lý theo 2 cách:

• Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót
• Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn có sai sót

Lưu ý:

• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
• HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp

Trên thực tế không phải đối tượng nào cũng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp. Căn cứ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về một số đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gồm có:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 và Khoản 4  Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).
• Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 51 của Luật này và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.