Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trong đó, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp theo quy định. Vậy khi nào cần điều chỉnh hóa đơn và cách lập hóa đơn điều chỉnh được thực hiện như thế nào?

Mục Lục 1. Hóa đơn điều chỉnh là gì? Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh? 1.1. Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh? 1.2. Cách lập hóa đơn điều chỉnh: Quy định cũ và mới có gì thay đổi? 2. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC 2.1. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh 2.2. Ví dụ về cách lập hóa đơn điều chỉnh tăng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC 2.3. Hóa đơn điều chỉnh sai đơn giá cần thể hiện những nội dung gì? 3. Một số lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn sai sót

1. Hóa đơn điều chỉnh là gì? Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?

Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về mã số thuế; tên hàng hóa, quy cách, chất lượng hàng hóa; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Quy định này được áp dụng từ ngày 01/7/2026.

Có thể hiểu, hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập để điều chỉnh phần nội dung hoặc giá trị cần sửa đổi trên hóa đơn đã lập, trong những trường hợp pháp luật cho phép hoặc yêu cầu áp dụng hình thức này.

1.1. Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh?

Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng trong các trường hợp chính sau:

• Hóa đơn đã lập có sai sót: Người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế nếu sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác.
• Có thay đổi về giá trị, khối lượng sau thanh toán hoặc quyết toán: Hóa đơn ban đầu không sai nhưng phát sinh chênh lệch theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch.
• Chiết khấu thương mại: Có thể điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng/kỳ tiếp theo hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê.
• Trả lại hàng hóa: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, trừ trường hợp các bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
• Một số nghiệp vụ đặc thù: Như hoàn, giảm phí bảo hiểm; hoàn phí dịch vụ của tổ chức tín dụng; điều chỉnh trong hoạt động viễn thông hoặc trường hợp chênh lệch giá bán khí thiên nhiên do quy đổi ngoại tệ.

Lưu ý: Không phải mọi hóa đơn có sai sót đều phải lập hóa đơn điều chỉnh. Với một số sai sót như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ nhưng không làm sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn.

1.2. Cách lập hóa đơn điều chỉnh: Quy định cũ và mới có gì thay đổi?

Từ ngày 01/7/2026, việc lập hóa đơn điều chỉnh được thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC thay cho quy định trước đó tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Về cách thể hiện trên hóa đơn, nguyên tắc lập hóa đơn điều chỉnh về cơ bản vẫn được duy trì, nhưng người bán cần lưu ý các quy định mới khi thực hiện.

Nội dung	Theo quy định trước 01/7/2026	Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Hình thức xử lý	Có thể lập hóa đơn điều chỉnh đối với các trường hợp sai sót theo quy định	Với các sai sót thuộc Điểm b, Khoản 1, Điều 10, người bán được lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế
Hóa đơn điều chỉnh	Ghi rõ nội dung điều chỉnh và thông tin hóa đơn gốc	Tiếp tục phải thể hiện thông tin hóa đơn được điều chỉnh
Điều chỉnh tăng / giảm	Điều chỉnh tăng ghi dương, giảm ghi âm	Bắt buộc ghi số dương khi điều chỉnh tăng, số âm khi điều chỉnh giảm
Xử lý sai tiếp sau	Thực hiện theo quy định tương ứng	Nếu lần đầu đã chọn điều chỉnh hoặc thay thế thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục áp dụng hình thức đã chọn
Trường hợp chỉ được điều chỉnh	Thực hiện theo từng trường hợp quy định	Một số trường hợp được quy định rõ chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng thay thế

Đáng chú ý, Khoản 6, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng ở lần đầu. Đồng thời, giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi số dương khi điều chỉnh tăng và số âm khi điều chỉnh giảm.

2. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Việc xử lý và lập hóa đơn điều chỉnh từ ngày 01/7/2026 được thực hiện theo Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong đó quy định cụ thể về trường hợp được lựa chọn điều chỉnh, nội dung cần thể hiện trên hóa đơn và cách gửi hóa đơn sau khi lập.

2.1. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh

Để lập hóa đơn điều chỉnh đúng quy định, người bán có thể thực hiện theo 4 bước sau:

Bước 1: Xác định nội dung sai sót

Trước tiên, người bán cần kiểm tra hóa đơn đã lập và xác định chính xác nội dung sai sót cần điều chỉnh, chẳng hạn:

• Mã số thuế;
• Tên hàng hóa, quy cách, chất lượng hàng hóa;
• Số tiền trên hóa đơn;
• Thuế suất, tiền thuế;
• Các nội dung bắt buộc khác.

Với những sai sót thuộc Điểm b, Khoản 1, Điều 10, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh:

• Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
• Nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.

Văn bản thỏa thuận phải được người bán lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Tuy nhiên, Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng quy định một số trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, như chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, Bảng thông tin chi tiết giao dịch hoặc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”

Nội dung trên hóa đơn mới chỉ phản ánh phần cần điều chỉnh. Đối với giá trị điều chỉnh:

• Điều chỉnh tăng: ghi số dương (+).
• Điều chỉnh giảm: ghi số âm (-).

Việc thể hiện số dương, số âm phải phù hợp với thực tế điều chỉnh.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn

Sau khi lập, người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh.

• Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Gửi hóa đơn đã ký số cho người mua.
• Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Gửi cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua.

Lưu ý: Nếu trong cùng tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai và đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

2.2. Ví dụ về cách lập hóa đơn điều chỉnh tăng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Ví dụ cách xác định phần chênh lệch đơn giá cần điều chỉnh

Ngày 23/07/2026, Công ty Thái Sơn bán hàng cho Công ty ABC, hàng hóa đã được giao và bên bán đã lập hóa đơn điện tử.

Theo thỏa thuận giữa hai bên, đơn giá đúng của sản phẩm là 1.100.000 đồng, tuy nhiên khi lập hóa đơn, Công ty Thái Sơn ghi nhầm đơn giá là 1.000.000 đồng.

Như vậy, đơn giá trên hóa đơn thấp hơn 100.000 đồng so với đơn giá thực tế theo thỏa thuận. Công ty Thái Sơn thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh tăng cho hóa đơn đã lập.

Trên hóa đơn điều chỉnh, tại chỉ tiêu đơn giá ghi phần chênh lệch tăng là 100.000 đồng, được xác định như sau:

1.100.000 đồng - 1.000.000 đồng = 100.000 đồng.

Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với hóa đơn điều chỉnh, điều chỉnh tăng ghi dấu dương, điều chỉnh giảm ghi dấu âm.

Lưu ý: Trường hợp việc ghi sai đơn giá đồng thời làm sai các chỉ tiêu liên quan như thành tiền, tiền thuế GTGT hoặc tổng tiền thanh toán, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh tương ứng đối với các chỉ tiêu bị ảnh hưởng trên hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ hóa đơn điều chỉnh sai đơn giá hàng hóa

Hóa đơn điện tử đã lập ghi sai đơn giá của mặt hàng Áo sơ mi nữ là 250.000 đồng, trong khi đơn giá chính xác là 320.000 đồng. Trường hợp này, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh tăng cho hóa đơn có sai sót.

Cụ thể: Tại hóa đơn điều chỉnh, ghi tên hàng hóa là “Áo sơ mi nữ” và thể hiện phần chênh lệch đơn giá tăng 70.000 đồng (320.000 - 250.000 đồng).

Do việc điều chỉnh làm tăng giá trị hàng hóa, các chỉ tiêu về thành tiền, tiền thuế và tổng tiền thanh toán cũng được kê khai phần giá trị chênh lệch tăng tương ứng.

Khi lập hóa đơn, bỏ chọn “Tự động tính toán số liệu điều chỉnh” để chỉ nhập các giá trị cần điều chỉnh, thay vì hệ thống tự tính lại toàn bộ số liệu của hóa đơn.

Như vậy, hóa đơn điều chỉnh chỉ phản ánh phần giá trị tăng thêm do sai đơn giá, giúp đối chiếu với hóa đơn gốc và xác định đúng số tiền, tiền thuế cần bổ sung.

2.3. Hóa đơn điều chỉnh sai đơn giá cần thể hiện những nội dung gì?

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” để xác định rõ hóa đơn gốc được điều chỉnh.

Đối với trường hợp sai đơn giá, hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện đầy đủ các nội dung chính:

• Thông tin của hóa đơn gốc được điều chỉnh: mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập.
• Tên hàng hóa, dịch vụ có sai sót.
• Phần chênh lệch đơn giá cần điều chỉnh.
• Thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán chênh lệch nếu các chỉ tiêu này bị ảnh hưởng.
• Điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng với thực tế điều chỉnh.

Sau khi lập, người bán ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã theo hình thức hóa đơn đang sử dụng.

3. Một số lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn sai sót

Khi điều chỉnh hóa đơn, người bán cần lưu ý:

• Đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh: Trường hợp hóa đơn đã xử lý theo hình thức điều chỉnh nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, người bán phải tiếp tục xử lý theo hình thức điều chỉnh đã áp dụng lần đầu, không chuyển sang hình thức thay thế. (Điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Không hủy hóa đơn điều chỉnh đã lập để chuyển sang cách xử lý khác: Nếu hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót, người bán thực hiện điều chỉnh tiếp theo theo hình thức đã lựa chọn ban đầu. (Điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Ghi đúng dấu của giá trị điều chỉnh: Điều chỉnh tăng phải ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm, phù hợp với giá trị thực tế cần điều chỉnh. (Điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT; người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện điều chỉnh, thay thế theo quy định. (Khoản 3 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Có thể điều chỉnh nhiều hóa đơn cùng sai: Nếu trong cùng tháng, nhiều hóa đơn của cùng một người mua cùng sai về đơn giá, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn, kèm bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT. (Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Phải thỏa thuận trước khi điều chỉnh trong trường hợp thuộc diện áp dụng: Với người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh. (Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Như vậy, để xuất hóa đơn điều chỉnh đúng quy định theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán cần xác định đúng loại sai sót, thực hiện thông báo hoặc thỏa thuận với người mua trong trường hợp pháp luật yêu cầu và lập hóa đơn điều chỉnh với đầy đủ nội dung theo quy định. Thực hiện đúng ngay từ bước xử lý sai sót sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nhầm lẫn khi kê khai, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.