Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 đã bổ sung, làm rõ nhiều quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Theo đó, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế cần lưu ý về đối tượng áp dụng, nguyên tắc lập, nội dung bắt buộc, thời điểm lập và việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử để thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Mục Lục 1. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần lưu ý 2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026 3. Hướng dẫn cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN Mẫu số 03/TNCN

1. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần lưu ý

Từ ngày 01/7/2026, các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025. Theo đó, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế cần lưu ý một số quy định quan trọng về nguyên tắc lập, nội dung, thời điểm lập, đăng ký sử dụng và quản lý chứng từ điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

1.1. Trách nhiệm của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi khấu trừ thuế TNCN của người lao động

Theo Điều 29, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động phải thực hiện đầy đủ các trách nhiệm trong quá trình lập, quản lý và gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Cụ thể như sau:

• Quản lý, bảo mật tên đăng nhập và mật khẩu của các tài khoản do cơ quan thuế cấp để sử dụng chứng từ điện tử.
• Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và gửi cho người bị khấu trừ thuế; đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của chứng từ đã lập.
• Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến cơ quan thuế theo đúng quy định.

Việc chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được thực hiện như sau:

• Sau khi lập đầy đủ nội dung trên chứng từ, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải gửi chứng từ cho người bị khấu trừ và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.
• Dữ liệu được truyền theo định dạng chuẩn thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Đối với tổ chức kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, dữ liệu được gửi qua Hệ thống thông tin quản lý thuế.
• Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử hoặc sử dụng miễn phí hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì được lựa chọn gửi dữ liệu thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác.

Ngoài ra, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh còn có trách nhiệm:

• Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, đồng thời thực hiện các quy định về bảo đảm an toàn, an ninh dữ liệu điện tử.
• Chấp hành việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Một điểm mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải được gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ, thay vì chỉ lưu trữ tại đơn vị như trước đây. Đây là quy định mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý để tránh vi phạm về quản lý chứng từ điện tử.

1.2. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đối với hộ kinh doanh

Theo Khoản 3, Điều 24, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động của người nhận thu nhập. Cụ thể như sau:

• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho từng lần khấu trừ thuế. Trường hợp cá nhân có yêu cầu, có thể lập một chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một năm tính thuế.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một năm tính thuế cho người lao động.

Lưu ý: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần xác định đúng loại hợp đồng lao động để lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đúng thời điểm theo quy định, tránh lập thiếu hoặc lập sai số lượng chứng từ trong năm tính thuế.

1.3. Phương thức lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đối với hộ kinh doanh

Theo Điều 26, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có thể được lập theo một trong các phương thức sau:

• Lập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế.
• Lập thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
• Lập trên phần mềm chứng từ điện tử của đơn vị.

Chứng từ được lập đúng quy định về nội dung, hình thức và các yêu cầu liên quan được xác định là chứng từ hợp pháp để phục vụ thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính. Ngược lại, chứng từ không đáp ứng quy định sẽ không có giá trị thanh toán và không được sử dụng để hạch toán, quyết toán tài chính.

Trong quá trình lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải bảo đảm chứng từ phản ánh đầy đủ, trung thực giao dịch phát sinh, đồng thời tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử, kế toán và thuế, phí, lệ phí.

1.4. 02 trường hợp được miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử

Theo Điều 28, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và tổ chức, cá nhân trả thu nhập được sử dụng miễn phí dịch vụ về chứng từ điện tử, trong đó có chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Cụ thể:

• Trường hợp 1: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng dưới 10 người lao động và không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử; hoặc thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử nhưng được miễn phí dịch vụ theo Điều 11, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Trường hợp 2: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử; hoặc thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ theo Điều 11, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Đối với trường hợp được miễn phí, người sử dụng có thể đăng ký và thay đổi thông tin đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế. Cục Thuế trực tiếp hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ thực hiện cung cấp miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử cho các đối tượng đủ điều kiện.

Lưu ý: Trường hợp sử dụng dịch vụ chứng từ điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ ngoài Hệ thống thông tin quản lý thuế thì chi phí dịch vụ do các bên thỏa thuận theo quy định pháp luật.

1.5. Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

Theo Khoản 1, Điều 23, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định, bao gồm:

• Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ; ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
• Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân.
• Quốc tịch, trong trường hợp người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam.
• Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và số thuế TNCN đã khấu trừ.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, chữ ký trên chứng từ điện tử phải là chữ ký số theo quy định.

Lưu ý: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc nêu trên và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của chứng từ đã lập.

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân – Mẫu số 03/TNCN được ban hành kèm theo Phụ lục V, Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng để lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định hiện hành.

Tải Mẫu 03/TNCN (bản Word) tại đây: [Tải về]

3. Hướng dẫn cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN Mẫu số 03/TNCN

Để thuận tiện khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể tham khảo cách ghi các chỉ tiêu trên Mẫu số 03/TNCN như sau:

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi đầy đủ tên của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo thông tin đăng ký thuế.

[02] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo đăng ký với cơ quan thuế.

[03] Địa chỉ: Ghi địa chỉ của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo thông tin đăng ký thuế.

[04] Điện thoại: Ghi số điện thoại của tổ chức, cá nhân trả thu nhập để cơ quan thuế có thể liên hệ khi cần thiết.

II. THÔNG TIN CÁ NHÂN NHẬN THU NHẬP

[05] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của cá nhân nhận thu nhập theo giấy tờ tùy thân hoặc thông tin đăng ký thuế.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập, nếu cá nhân đã được cấp mã số thuế.

[07] Quốc tịch: Ghi quốc tịch của cá nhân nhận thu nhập.

[08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (X) vào ô này nếu cá nhân nhận thu nhập là cá nhân cư trú theo quy định pháp luật thuế.

[09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (X) vào ô này nếu cá nhân nhận thu nhập là cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ: Ghi địa chỉ của cá nhân nhận thu nhập.

[11] Điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại của cá nhân nhận thu nhập.

[12] Số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu: Ghi số định danh cá nhân, số giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu theo trường hợp tương ứng.

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ

[13] Khoản thu nhập: Ghi rõ khoản thu nhập mà cá nhân nhận được, chẳng hạn thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập khác thuộc diện khấu trừ thuế TNCN.

[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Ghi số tiền bảo hiểm bắt buộc được trừ vào thu nhập của cá nhân theo quy định.

[15] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Ghi số tiền các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học đủ điều kiện được tính giảm trừ theo quy định.

[16] Thời điểm trả thu nhập: Ghi khoảng thời gian trả thu nhập, cụ thể từ tháng ... đến tháng ... năm ...

[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Ghi tổng số thu nhập chịu thuế của cá nhân làm căn cứ thực hiện khấu trừ thuế TNCN.

[18] Tổng thu nhập tính thuế: Ghi tổng số thu nhập tính thuế sau khi xác định các khoản giảm trừ theo quy định.

[19] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Ghi tổng số thuế TNCN đã khấu trừ từ thu nhập của cá nhân để nộp vào ngân sách nhà nước.

Lưu ý: Khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các thông tin trên chứng từ phải được kê khai đầy đủ, chính xác và phù hợp với nội dung thực tế phát sinh. Đối với chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ là chữ ký số theo quy định.

Trên đây là những quy định đáng lưu ý về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử áp dụng từ ngày 01/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh khấu trừ thuế cần chú ý đến thời điểm lập, phương thức lập, nội dung chứng từ và trách nhiệm gửi dữ liệu cho cơ quan thuế để thực hiện đúng quy định.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.