Hóa đơn điện tử được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thế nào?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hoá đơn điện tử sẽ phải gửi dữ liệu tới cơ quan Thuế. Vậy hoá đơn điện tử được chuyển tới cơ quan thuế thông qua những phương thức và hình thức nào?

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế.

1. Phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT trực tiếp tới cơ quan Thuế

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC có 2 phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT. Những phương thức này được xác định dựa trên đối tượng là đơn vị đang cung cấp hàng hoá, dịch vụ thuộc lĩnh vực nào.

1.1. Phương thức gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư này) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:

- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không.

- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.

- Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu đến người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.2. Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn điện tử

Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc những đối tượng kể trên.

2. Các hình thức chuyển dữ liệu tới cơ quan Thuế

2 hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế.

Doanh nghiệp tư nhân thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng một trong hai hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

2.1. Chuyển dữ liệu trực tiếp tới cơ quan Thuế

Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp tới cơ quan Thuế áp dụng cho trường hợp:

a) Doanh nghiệp tư nhân sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và đáp ứng các yêu cầu sau đây, có nhu cầu chuyển dữ liệu theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế:

Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

b) Doanh nghiệp tư nhân có tổ chức mô hình Doanh nghiệp mẹ - con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Doanh nghiệp mẹ và có nhu cầu Doanh nghiệp mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các doanh nghiệp con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách doanh nghiệp con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

>> Tham khảo: Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2.2. Chuyển dữ liệu tới cơ quan Thuế qua tổ chức trung gian

Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử áp dụng cho trường hợp:

Các doanh nghiệp tư nhân không thuộc trường hợp chuyển dữ liệu theo Mục 1 bên trên thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp tư nhân có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

3. Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế

Khi nào doanh nghiệp cần chuyển dữ liệu hóa đơn?

Thời hạn chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử tới cơ quan Thuế là khác nhau với hoá đơn có mã và không có mã của cơ quan Thuế.

3.1. Thời hạn với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Theo Khoản 1, Điều 17, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế sẽ tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi nếu hóa đơn đảm bảo:

Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo Điều 10, Nghị định này.

Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo Điều 12, Nghị định này.

Đúng thông tin đăng ký theo Điều 15, Nghị định này.

Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Khoản 1, Điều 16, Nghị định này.

Theo đó, với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán phải chuyển ngay dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế sau khi lập để xin cấp mã và gửi cho người mua.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

3.2. Thời hạn với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Phương thức và thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thực hiện theo Khoản 3, Điều 22, Nghị định 123 như sau:

- Trường hợp 1: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử áp dụng với các trường hợp đặc thù.

Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn:

Cùng với thời hạn gửi Tờ khai thuế GTGT (Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng; Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý).

Riêng trường hợp bán xăng dầu thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

- Trường hợp 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp 1.

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập đến cơ quan thuế đối với trường hợp này: Chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua (theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

Hy vọng qua những thông tin mà bài viết từ E-invoice cung cấp, quý khách đã hiểu hơn về quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan Thuế.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đáp ứng các quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử, kết nối với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

E-invoice là tổ chức trung gian giúp doanh nghiệp chuyển dữ liệu đến cơ quan Thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN