Không phải áp dụng chế độ kế toán như doanh nghiệp, nhưng hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện ghi chép sổ sách trong nhiều trường hợp theo quy định pháp luật về thuế. Việc ghi chép đúng mẫu, đúng nội dung không chỉ giúp hộ kinh doanh theo dõi doanh thu mà còn là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu dữ liệu.

Mục Lục 1. Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán đối với hộ kinh doanh 2. Tổng hợp các mẫu sổ kế toán áp dụng đối với hộ kinh doanh 3. Hộ kinh doanh phải ghi chép sổ sách như thế nào theo quy định? 3.1. Nhóm không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN 3.2. Nhóm nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu 3.3. Nhóm nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế 3.4. Nhóm có hoạt động chịu các loại thuế khác 4. Từ năm 2026, cơ quan thuế có thể đối chiếu những dữ liệu nào của hộ kinh doanh?

1. Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán đối với hộ kinh doanh

Không chỉ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng phải thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định pháp luật. Nội dung này hiện được hướng dẫn tại Điều 3, Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Theo đó, hộ kinh doanh được lựa chọn hình thức lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử. Các tài liệu cần lưu trữ bao gồm:

- Hóa đơn.

- Chứng từ kế toán.

- Sổ kế toán.

- Các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ thuế.

Đối với thời hạn lưu trữ, pháp luật quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải bảo quản tài liệu kế toán tối thiểu 05 năm. Riêng thời hạn lưu trữ hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Ngoài các mẫu sổ kế toán được ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh còn được phép:

- Mở thêm sổ kế toán phục vụ nhu cầu quản lý.

- Điều chỉnh biểu mẫu sổ để phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, các sổ kế toán tự thiết kế hoặc chỉnh sửa vẫn phải bảo đảm các thông tin cơ bản như:

- Tên sổ.

- Ngày, tháng, năm lập sổ.

- Họ tên và chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

- Đóng dấu (nếu có).

Ngoài ra, trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử và được hệ thống quản lý thuế hỗ trợ xác định số thuế phải nộp thì vẫn sử dụng các mẫu sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC để theo dõi và đối chiếu dữ liệu với thông báo của cơ quan thuế.

Như vậy, hộ kinh doanh không chỉ cần thực hiện ghi chép sổ sách mà còn phải lưu trữ đầy đủ tài liệu kế toán trong thời hạn tối thiểu theo quy định nhằm phục vụ việc quản lý, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu thuế khi cần thiết.

2. Tổng hợp các mẫu sổ kế toán áp dụng đối với hộ kinh doanh

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ thực hiện ghi chép sổ kế toán tương ứng với phương pháp nộp thuế GTGT, thuế TNCN đang áp dụng. Tùy từng trường hợp cụ thể, hộ kinh doanh phải sử dụng các mẫu sổ kế toán khác nhau như sau:

STT	Nhóm hộ kinh doanh	Sổ kế toán áp dụng
1	Hộ kinh doanh thuộc diện không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN	Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD)
2	Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu	Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD)
		Lưu ý: Phải mở sổ riêng theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế
3	Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế	- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD)
		- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD)
		- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD)
		- Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD)
4	Hộ kinh doanh có phát sinh các loại thuế khác như thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất	Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD)

Như vậy, tùy theo phương pháp tính thuế và loại nghĩa vụ thuế phát sinh, hộ kinh doanh có thể phải sử dụng một hoặc nhiều mẫu sổ kế toán khác nhau để phục vụ việc theo dõi doanh thu, chi phí và kê khai thuế theo quy định.

3. Hộ kinh doanh phải ghi chép sổ sách như thế nào theo quy định?

Tùy theo phương pháp tính thuế và nghĩa vụ thuế phát sinh, hộ kinh doanh sẽ phải sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau theo hướng dẫn tại Thông tư 152/2025/TT-BTC.

3.1. Nhóm không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN

Theo Điều 4, Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh thuộc diện không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu S1a-HKD để ghi nhận doanh thu phát sinh.

Sổ này được dùng làm căn cứ:

- Theo dõi doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Xác định hộ kinh doanh có thuộc diện chịu thuế hay không.

- Đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế khi cần thiết.

Trường hợp hộ kinh doanh thực hiện kê khai doanh thu theo quy định thì có thể sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

Cách ghi sổ:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B: Ghi nội dung doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

- Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.

Hộ kinh doanh có thể ghi theo từng giao dịch phát sinh hoặc ghi theo định kỳ phù hợp với thực tế kinh doanh.

3.2. Nhóm nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu

Theo Điều 5, Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu S2a-HKD.

Sổ này được mở để ghi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN.

Trường hợp hộ kinh doanh có nhiều ngành nghề khác nhau thì có thể mở riêng cho từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế.

Nếu cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế phải nộp, hộ kinh doanh sử dụng sổ để theo dõi và đối chiếu nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế.

Cách ghi sổ:

- Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.

- Cột C: Ghi nội dung doanh thu theo từng ngành ngh.

- Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ làm căn cứ tính thuế.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh xác định số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp theo từng nhóm ngành nghề tương ứng.

Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

3.3. Nhóm nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế

Theo Điều 6, Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh thuộc nhóm này phải sử dụng đồng thời nhiều loại sổ kế toán gồm:

- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD).

- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD).

- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD).

- Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD).

3.3.1. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S2b-HKD

Sổ được sử dụng để ghi doanh thu theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế GTGT.

Cách ghi sổ:

- Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày tháng chứng từ.

- Cột C: Ghi diễn giải doanh thu phát sinh.

- Cột 1: Ghi số tiền doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

Trên cơ sở doanh thu ghi nhận, hộ kinh doanh xác định số thuế GTGT phải nộp theo từng nhóm ngành nghề.

3.3.2. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu S2c-HKD

Sổ này được dùng để xác định thu nhập tính thuế TNCN.

Cách ghi sổ:

- Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng chứng từ.

- Cột C: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.

- Cột 1: Ghi số tiền tương ứng.

Trong đó:

- Dòng doanh thu: Ghi tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

- Dòng chi phí: Ghi tổng chi phí hợp lý phát sinh.

Hộ kinh doanh căn cứ chênh lệch giữa doanh thu và chi phí để xác định thu nhập tính thuế TNCN theo quy định.

3.3.3. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu S2d-HKD

Sổ dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho đối với từng loại hàng hóa, vật liệu, công cụ dụng cụ.

Nội dung theo dõi chính:

- Số lượng nhập, xuất, tồn.

- Đơn giá.

- Giá trị hàng hóa tồn kho.

Đơn giá xuất kho được xác định theo công thức bình quân:

Đơn giá xuất kho = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

3.3.4. Sổ chi tiết tiền – Mẫu S2e-HKD

Hộ kinh doanh phải mở sổ để theo dõi:

- Thu, chi tiền mặt.

- Tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Có thể mở riêng theo từng loại tiền hoặc từng tài khoản ngân hàng để tiện quản lý.

Cách ghi sổ:

- Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày tháng chứng từ.

- Cột C: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.

- Cột 1, 2: Ghi số tiền thu, chi hoặc số tiền gửi vào, rút ra.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh xác định số dư tiền mặt và tiền gửi còn lại.

Bài viết tham khảo: Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh. Cập nhật mới nhất thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh phải khai báo tài khoản ngân hàng từ 05/3/2026.

3.4. Nhóm có hoạt động chịu các loại thuế khác

Theo Điều 7, Thông tư 152/2025/TT-BTC, trường hợp hộ kinh doanh có phát sinh các loại thuế khác dưới đây thì phải sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác theo Mẫu S3a-HKD:

- Thuế xuất khẩu.

- Thuế nhập khẩu.

- Thuế tiêu thụ đặc biệt.

- Thuế tài nguyên.

- Thuế bảo vệ môi trường.

- Thuế sử dụng đất.

Sổ này dùng để theo dõi số lượng hàng hóa chịu thuế, giá tính thuế, mức thuế suất và số thuế phải nộp theo từng sắc thuế tương ứng.

Trong đó, số thuế phải nộp được xác định theo từng phương pháp tính thuế quy định đối với từng loại thuế cụ thể.

4. Từ năm 2026, cơ quan thuế có thể đối chiếu những dữ liệu nào của hộ kinh doanh?

Từ năm 2026, việc quản lý thuế đối với hộ kinh doanh tiếp tục chuyển mạnh sang phương thức quản lý điện tử, dữ liệu số và đối chiếu tự động thay cho hình thức quản lý thủ công như trước đây.

Do đó, dù thuộc diện doanh thu dưới 01 tỷ đồng và không phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN, hộ kinh doanh vẫn có thể được Cơ quan Thuế đối chiếu dữ liệu để xác định doanh thu thực tế phát sinh.

Trên thực tế, cơ quan thuế hiện có thể khai thác và đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu khác nhau liên quan đến hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh, bao gồm:

- Dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Doanh thu từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.

- Dữ liệu giao dịch chuyển khoản ngân hàng.

- Dữ liệu từ sàn thương mại điện tử.

- Thông tin từ đơn vị vận chuyển, giao hàng.

- Dữ liệu từ trung gian thanh toán, ví điện tử.

- Dữ liệu đăng ký kinh doanh, mã số thuế.

- Dữ liệu kê khai doanh thu theo Mẫu 01/TKN-CNKD.

- Thông tin quảng cáo, bán hàng công khai trên nền tảng số.

Đặc biệt, trong trường hợp hộ kinh doanh có doanh thu bán hàng chủ yếu qua chuyển khoản, livestream, mạng xã hội hoặc sàn thương mại điện tử nhưng doanh thu kê khai thấp bất thường, cơ quan thuế có thể thực hiện đối chiếu dữ liệu để xác định dấu hiệu chênh lệch doanh thu.

Ngoài ra, đối với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu bán hàng có thể được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định.

Vì vậy, việc không ghi chép sổ sách, không lưu chứng từ hoặc kê khai doanh thu không sát thực tế sẽ làm tăng rủi ro bị yêu cầu giải trình, ấn định doanh thu hoặc xử lý vi phạm về thuế.

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng số hóa, hộ kinh doanh nên chủ động:

- Theo dõi doanh thu thực tế thường xuyên.

- Lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sao kê giao dịch.

- Đối chiếu doanh thu bán hàng với dòng tiền nhận được.

- Ghi chép sổ sách đầy đủ theo quy định.

Điều này không chỉ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro pháp lý mà còn thuận lợi hơn khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trong thời gian tới.

Như vậy, tùy theo phương pháp tính thuế và loại nghĩa vụ thuế phát sinh, hộ kinh doanh sẽ phải sử dụng các mẫu sổ kế toán khác nhau theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Việc ghi chép đầy đủ doanh thu, chi phí, hàng hóa và dòng tiền không chỉ giúp hộ kinh doanh quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn mà còn là căn cứ quan trọng để giải trình, đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế khi cần thiết.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.