Từ khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc, quy định vẫn tiếp tục được hoàn thiện theo hướng chuẩn hóa thủ tục, tăng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và mở rộng áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong một số trường hợp. Theo quy định pháp luật hiện hành, phát hành hóa đơn điện tử có quy trình, hồ sơ ra sao, đối tượng nào phải đăng ký và ai được miễn thủ tục? Bài viết dưới đây tổng hợp quy định chung và hướng dẫn thực hiện theo pháp luật hiện hành, giúp người nộp thuế hạn chế sai sót khi triển khai.

Mục Lục 1. Căn cứ pháp lý và quy định chung về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử 1.1. Căn cứ pháp lý áp dụng 1.2. Hiểu đúng về phát hành hóa đơn điện tử 1.3. Điều kiện cơ bản để được sử dụng hóa đơn điện tử 2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử áp dụng từ 01/06/2025 2.1. Các bước đăng ký trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử 2.2. Cơ quan thuế phản hồi trong bao lâu? 2.3. Doanh nghiệp cần xác nhận thông tin đăng ký 2.4. Trường hợp bị đánh giá rủi ro: có thể phải giải trình 2.5. Một số lưu ý quan trọng sau khi được chấp nhận 3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh 3.1. Đối tượng hộ kinh doanh phải đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền 3.2. Thời hạn và nơi đăng ký 3.3. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh (online)

1. Căn cứ pháp lý và quy định chung về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Để thực hiện đúng thủ tục phát hành (đăng ký sử dụng) hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ các văn bản pháp luật đang áp dụng và hiểu đúng bản chất của việc “phát hành” trong giai đoạn hiện nay.

1.1. Căn cứ pháp lý áp dụng

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử hiện được hướng dẫn chủ yếu tại các văn bản sau:

- Luật Quản lý thuế 2019.

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

- Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Tùy từng trường hợp cụ thể (hóa đơn điện tử có mã/không có mã, hóa đơn từ máy tính tiền…), cơ quan thuế có thể yêu cầu thực hiện theo đúng quy trình đăng ký tương ứng.

1.2. Hiểu đúng về phát hành hóa đơn điện tử

Hiện nay, “phát hành hóa đơn điện tử” không còn được hiểu theo cách thông báo phát hành hóa đơn như giai đoạn hóa đơn giấy trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp/hộ kinh doanh sẽ thực hiện theo cơ chế:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

- Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, người nộp thuế mới được lập và xuất hóa đơn điện tử hợp lệ.

Nói cách khác, bản chất thủ tục phát hành hiện nay là đăng ký – được duyệt – mới được sử dụng.

1.3. Điều kiện cơ bản để được sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi thực hiện thủ tục đăng ký, người nộp thuế cần đảm bảo tối thiểu các điều kiện sau:

- Có mã số thuế và đang hoạt động hợp pháp.

- Có chữ ký số (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định).

- Có hạ tầng kỹ thuật để lập, ký số, gửi/nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.

- Lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ Hóa đơn điện tử không có mã.

+ Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (nếu thuộc diện áp dụng).

Nắm chắc căn cứ pháp lý và hiểu đúng cơ chế “đăng ký sử dụng” là bước quan trọng để doanh nghiệp/hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử đúng quy định, tránh bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh sai sót khi xuất hóa đơn.

2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử áp dụng từ 01/06/2025

Sau khi nắm rõ quy định chung, doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy trình điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế để được chấp nhận trước khi xuất hóa đơn.

2.1. Các bước đăng ký trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng TTĐT hóa đơn điện tử của cơ quan thuế và lập Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT (nhập thông tin người nộp thuế, MST, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, email, số điện thoại…):

Bước 2: Chọn loại hóa đơn điện tử áp dụng:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Nếu chọn HĐĐT có mã, tích lựa chọn có/không trả tiền dịch vụ (theo diện được hỗ trợ):

Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử (theo nhóm hóa đơn/chứng từ sử dụng):

Bước 5: Chọn loại hóa đơn doanh nghiệp sẽ sử dụng (GTGT, bán hàng, loại khác…):

Bước 6: Khai báo chứng thư số sử dụng để ký hóa đơn điện tử:

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có phát sinh).

Bước 8: Hoàn thiện tờ khai, ghi ngày tháng và ký số/xác nhận theo hướng dẫn hệ thống.

Bước 9: Hệ thống gửi thông báo tiếp nhận đăng ký cho doanh nghiệp.

2.2. Cơ quan thuế phản hồi trong bao lâu?

Trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đăng ký, hệ thống cơ quan thuế sẽ đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật (bao gồm nội dung định danh/xác thực theo lộ trình), đồng thời gửi phản hồi theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT:

- Chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

- Không chấp nhận đăng ký (nêu rõ thông tin chưa khớp/thiếu).

2.3. Doanh nghiệp cần xác nhận thông tin đăng ký

Sau khi thông tin khớp đúng, cơ quan thuế có thể gửi yêu cầu doanh nghiệp xác nhận qua email/số điện thoại:

- Doanh nghiệp phải xác nhận ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

- Nếu quá hạn không xác nhận/không thành công: Hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ.

2.4. Trường hợp bị đánh giá rủi ro: có thể phải giải trình

Nếu thông tin đã khớp nhưng doanh nghiệp thuộc nhóm có dấu hiệu rủi ro, cơ quan thuế có thể:

- Gửi Thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin (Mẫu 01/TB-BSTT-NNT).

- Đồng thời thực hiện xác minh thực tế tại địa chỉ kinh doanh (tùy trường hợp).

Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn xử lý thường gặp:

- Bổ sung tài liệu trong 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.

- Nếu giải trình đạt yêu cầu → cơ quan thuế chấp nhận đăng ký.

- Nếu không giải trình/không đạt/yếu tố xác minh không phù hợp → cơ quan thuế từ chối, nêu rõ lý do.

2.5. Một số lưu ý quan trọng sau khi được chấp nhận

Doanh nghiệp không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn (mẫu hóa đơn, số lượng hóa đơn) như trước đây.

Trường hợp doanh nghiệp còn hóa đơn giấy/hóa đơn theo cơ chế cũ: cần thực hiện xử lý/hủy theo đúng quy định để tránh sử dụng song song sai quy định.

Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh 

Bên cạnh doanh nghiệp, quy định hiện hành cũng đã mở rộng và làm rõ trách nhiệm triển khai hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, nhất là nhóm hộ có doanh thu lớn và hoạt động bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng.

3.1. Đối tượng hộ kinh doanh phải đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Căn cứ pháp lý: Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 8, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Theo đó, hộ kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên thuộc diện phải triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế).

3.2. Thời hạn và nơi đăng ký

- Thời hạn đăng ký: chậm nhất 31/05/2025

- Nơi đăng ký: thực hiện online tại Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

3.3. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh (online)

Hộ kinh doanh lập tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế theo trình tự sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống và nhập thông tin trên tờ khai gồm:

- Tên người nộp thuế, mã số thuế.

- Cơ quan thuế quản lý.

- Người liên hệ, địa chỉ liên hệ.

- Số điện thoại, email liên hệ.

Bước 2: Chọn hình thức hóa đơn điện tử:

- Có mã của cơ quan thuế.

- Không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Nếu chọn hóa đơn có mã, tích lựa chọn có/không trả tiền dịch vụ (tùy trường hợp).

Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT theo hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 5: Chọn loại hóa đơn sử dụng, ví dụ:

- Hóa đơn GTGT.

- Hóa đơn bán hàng.

- Các loại hóa đơn khác/chứng từ tương tự hóa đơn (nếu có).

Bước 6: Khai báo chứng thư số sử dụng (nếu thuộc trường hợp cần ký số).

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).

Bước 8: Hoàn thiện thông tin, ghi ngày tháng và ký/xác nhận theo hướng dẫn để gửi hồ sơ.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Trong đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một hình thức hóa đơn điện tử và phải đảm bảo kết nối, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử hiện nay về cơ bản là đăng ký sử dụng trên hệ thống cơ quan thuế và chỉ được lập hóa đơn sau khi được chấp nhận. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xác định đúng loại hóa đơn áp dụng (có mã/không có mã, hóa đơn từ máy tính tiền) và thực hiện đúng quy trình đăng ký để tránh bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh rủi ro khi xuất hóa đơn.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.