Theo kế hoạch nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin tại Công văn 7714/CT-CĐS ngày 16/10/2026, Cục Thuế triển khai áp dụng chuẩn chữ ký số XAdES trên hệ thống hóa đơn điện tử trong tháng 11/2026. Thay đổi này khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm liệu có phải thay USB Token, nâng cấp phần mềm ngay hay được tiếp tục sử dụng chuẩn cũ. Hiểu rõ yêu cầu và lộ trình chuyển đổi sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị, hạn chế gián đoạn khi lập và ký hóa đơn.

Mục Lục 1. Chuẩn chữ ký số mới trên hóa đơn điện tử là gì? 2. Từ tháng 11/2026 có bắt buộc chuyển ngay sang XAdES không? 3. Doanh nghiệp cần kiểm tra gì để ký và gửi hóa đơn theo chuẩn mới?

1. Chuẩn chữ ký số mới trên hóa đơn điện tử là gì?

Trong lộ trình nâng cấp hệ thống hóa đơn điện tử, Cục Thuế quy định việc chuyển đổi từ chuẩn ký DSig sang XAdES tại Quyết định 1233/QĐ-CT ngày 27/8/2026. Để hiểu thay đổi này, doanh nghiệp cần phân biệt chuẩn chữ ký với phần mềm ký số và chứng thư số đang sử dụng.

1.1. Hiểu đơn giản về chuẩn chữ ký số XAdES

XAdES là viết tắt của XML Advanced Electronic Signatures, có thể hiểu là chuẩn chữ ký điện tử nâng cao dành cho dữ liệu XML. Chuẩn này được xây dựng trên nền tảng chữ ký XML (XMLDSig), bổ sung các thông tin phục vụ việc kiểm tra, xác thực chữ ký. Vì vậy, XAdES kế thừa nền tảng của DSig và mở rộng cách tổ chức thông tin đi kèm chữ ký.

Với hóa đơn điện tử, có thể hình dung vai trò của từng thành phần như sau:

• Chuẩn chữ ký quy định cách tạo lập và thể hiện dữ liệu chữ ký để các hệ thống có thể tiếp nhận, kiểm tra.
• Phần mềm ký số thực hiện thao tác ký, tạo chữ ký theo chuẩn được yêu cầu.
• Chứng thư số gắn thông tin nhận diện của chủ thể với khóa công khai, phục vụ việc xác minh chữ ký số.

So với DSig, điểm đáng chú ý của XAdES là khả năng bổ sung thông tin về việc ký và chứng thư dùng để ký; tùy cấu hình, có thể kèm dữ liệu hỗ trợ xác minh chữ ký về sau. Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi chữ ký XAdES đều mặc nhiên có dấu thời gian hoặc đầy đủ dữ liệu xác thực dài hạn. Các thành phần cụ thể phụ thuộc vào mức chuẩn và yêu cầu triển khai.

Đối với kế toán, thay đổi cần quan tâm trước hết là phần mềm và dịch vụ ký số có tạo được chữ ký đúng chuẩn, đồng thời tương thích với hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế hay không. Riêng yêu cầu chuyển sang XAdES chưa đủ để kết luận doanh nghiệp phải mua chứng thư số mới hoặc thay USB Token; việc này cần được kiểm tra theo giải pháp đang sử dụng.

1.2. Căn cứ triển khai chuẩn chữ ký số mới

Cục Thuế xác định yêu cầu và kế hoạch triển khai XAdES trên hệ thống hóa đơn điện tử tại hai văn bản chính:

Quyết định 1233/QĐ-CT ngày 27/8/2026 của Cục trưởng Cục Thuế:

• Ban hành quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn, chứng từ điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.
• Yêu cầu hoàn thành nâng cấp hệ thống ký số trước ngày 10/4/2027.
• Cho phép tiếp nhận song song DSig và XAdES trong thời gian chuyển tiếp; riêng DSig được tiếp nhận đến hết ngày 09/4/2027.

Công văn 7714/CT-CĐS ngày 16/10/2026 của Cục Thuế:

• Thông báo kế hoạch nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin phục vụ triển khai hóa đơn, chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Đưa nội dung áp dụng chữ ký số XAdES vào giai đoạn 3, dự kiến triển khai trong tháng 11/2026.

Do đó, cần phân biệt hai mốc gồm tháng 11/2026 là thời điểm triển khai theo kế hoạch và ngày 09/4/2027 là ngày cuối cùng tiếp nhận chuẩn DSig trong thời gian chuyển tiếp. Doanh nghiệp cần theo dõi thông báo của nhà cung cấp để chủ động cập nhật phần mềm và dịch vụ ký số theo lộ trình.

2. Từ tháng 11/2026 có bắt buộc chuyển ngay sang XAdES không?

Theo lộ trình của Cục Thuế, tháng 11/2026 là mốc triển khai XAdES, đồng thời có thời gian chuyển tiếp để hệ thống tiếp nhận cả chuẩn cũ và chuẩn mới. Doanh nghiệp cần theo dõi các mốc này cùng lịch cập nhật của phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

2.1. Các mốc doanh nghiệp cần theo dõi

• Tháng 11/2026 – Triển khai áp dụng XAdES: Công văn 7714/CT-CĐS ngày 16/10/2026 đưa việc áp dụng chuẩn chữ ký số XAdES vào giai đoạn 3 của kế hoạch nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin phục vụ hóa đơn, chứng từ điện tử. Đây là mốc triển khai theo kế hoạch của Cục Thuế.
• Đến hết ngày 09/4/2027 – Vẫn tiếp nhận chuẩn DSig: Theo Điều 2 Quyết định 1233/QĐ-CT, hệ thống ký số tiếp nhận song song DSig và XAdES trong thời gian chuyển tiếp. Chuẩn DSig được tiếp nhận đến hết ngày này, tạo thời gian để các hệ thống cập nhật và chuyển đổi.
• Trước ngày 10/4/2027 – Hoàn thành nâng cấp hệ thống ký số: Quyết định 1233/QĐ-CT yêu cầu hoàn tất nâng cấp theo lộ trình của cơ quan thuế trước thời điểm này. Doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp để phần mềm hóa đơn điện tử và giải pháp ký số đáp ứng khi kết thúc thời gian chuyển tiếp.

Như vậy, doanh nghiệp không phải đồng loạt chuyển ngay sang XAdES trong tháng 11/2026. Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp triển khai cập nhật sớm hơn thời hạn chung, doanh nghiệp nên thực hiện theo hướng dẫn để việc ký và gửi hóa đơn diễn ra thông suốt.

2.2. Doanh nghiệp đang dùng DSig cần làm gì?

Trong thời gian chuyển tiếp, hệ thống ký số tiếp nhận cả DSig và XAdES. Điều này cho phép doanh nghiệp đang sử dụng DSig có thời gian phối hợp cập nhật phần mềm, kiểm tra khả năng đáp ứng và chuyển đổi theo lộ trình. Theo Quyết định 1233/QĐ-CT, DSig được tiếp nhận đến hết ngày 09/4/2027.

Để chủ động chuyển đổi, doanh nghiệp cần phân biệt:

• Thời hạn chung của cơ quan thuế: Xác định thời điểm kết thúc tiếp nhận DSig và yêu cầu hoàn thành nâng cấp hệ thống ký số.
• Lịch cập nhật của nhà cung cấp: Xác định thời điểm phần mềm hóa đơn điện tử, công cụ hoặc dịch vụ ký số đang sử dụng được nâng cấp. Lịch này có thể sớm hơn thời hạn chung.

Doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để xác nhận lịch triển khai, nội dung cần cập nhật và hướng dẫn kiểm tra sau nâng cấp. Việc chuyển sang XAdES không đồng nghĩa mọi doanh nghiệp phải mua chứng thư số mới hoặc thay thiết bị; nhu cầu thay đổi cần được xác định theo giải pháp thực tế đang sử dụng.

Lưu ý: Thông tư 59/2026/TT-BKHCN bãi bỏ 3 thông tư trong lĩnh vực chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy từ ngày 15/11/2026. Đây là thay đổi pháp lý riêng, cần phân biệt với lộ trình triển khai XAdES của Cục Thuế; không nên hiểu ngày 15/11/2026 là hạn bắt buộc chuyển đổi chuẩn ký trên hóa đơn điện tử.

3. Doanh nghiệp cần kiểm tra gì để ký và gửi hóa đơn theo chuẩn mới?

Để chuyển đổi thuận lợi, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng đáp ứng của phần mềm hóa đơn điện tử, dịch vụ ký số và kết quả truyền nhận dữ liệu sau nâng cấp.

3.1. Kiểm tra phần mềm hóa đơn và công cụ ký số

Trước khi cập nhật, doanh nghiệp nên làm việc với nhà cung cấp để xác nhận ba nhóm thông tin:

• Phiên bản hỗ trợ XAdES và lịch triển khai: Phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng đã hỗ trợ chuẩn mới chưa? Khi nào được nâng cấp? Doanh nghiệp cần tự cập nhật công cụ ký trên máy tính hay nhà cung cấp sẽ thực hiện trên hệ thống?
• Khả năng tương thích của giải pháp ký số: Với USB Token, cần kiểm tra phần mềm ký và trình điều khiển thiết bị theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Với HSM hoặc ký số từ xa, cần xác nhận khả năng hỗ trợ XAdES của dịch vụ ký và kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử. Việc kiểm tra phải bao quát cả quá trình tạo chữ ký và xác minh chữ ký trên dữ liệu hóa đơn.
• Đầu mối cập nhật hệ thống tích hợp: Nếu lập và ký hóa đơn thông qua phần mềm kế toán hoặc ERP, doanh nghiệp cần thống nhất trách nhiệm giữa bộ phận công nghệ thông tin, đơn vị cung cấp hệ thống và nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Nội dung cần xác nhận gồm thành phần phải nâng cấp, lịch thực hiện và người phụ trách kiểm tra kết quả.

Doanh nghiệp nên yêu cầu hướng dẫn cụ thể cho giải pháp đang sử dụng, từ đó xác định cần cập nhật phần mềm, điều chỉnh kết nối hay xử lý vấn đề tương thích trước khi vận hành.

3.2. Kiểm tra luồng lập, ký và gửi hóa đơn sau nâng cấp

Sau khi cập nhật, doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp kiểm tra toàn bộ quy trình, từ lập hóa đơn đến tiếp nhận phản hồi. Việc kiểm thử nên thực hiện trên môi trường và theo kịch bản được hướng dẫn, tránh tạo hóa đơn thử không gắn với giao dịch thực tế trên hệ thống chính thức.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Lập và ký hóa đơn: Dữ liệu hóa đơn được chuyển đầy đủ từ phần mềm bán hàng, kế toán hoặc ERP; thao tác ký thực hiện thành công; chữ ký được tạo đúng chuẩn XAdES theo kết quả kiểm tra của công cụ phù hợp.
• Gửi dữ liệu và nhận phản hồi: Phần mềm gửi được dữ liệu đến cơ quan thuế, nhận và hiển thị rõ kết quả xử lý tương ứng với loại hóa đơn đang sử dụng. Cần phân biệt trạng thái đã gửi với kết quả tiếp nhận, cấp mã hoặc thông báo lỗi.
• Tra cứu, tải và xác minh chữ ký: Người phụ trách có thể tìm lại hóa đơn, tải tệp XML và kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký bằng công cụ hỗ trợ XAdES. Không chỉ dựa vào dòng chữ hoặc hình ảnh thể hiện chữ ký trên bản PDF để kết luận.

Nếu phát sinh lỗi, doanh nghiệp nên ghi nhận mã lỗi, thời điểm xử lý và trạng thái hóa đơn để nhà cung cấp xác định nguyên nhân trước khi thực hiện lại.

3.3. Thống nhất cách xử lý khi phát sinh lỗi

Doanh nghiệp nên thống nhất quy trình hỗ trợ giữa kế toán, bộ phận công nghệ thông tin và nhà cung cấp để xử lý kịp thời khi việc ký, gửi hóa đơn bị gián đoạn:

• Ghi nhận lỗi và trạng thái hóa đơn: Lưu nội dung thông báo, mã lỗi, thời điểm xảy ra và thông tin nhận diện hóa đơn. Xác định lỗi xuất hiện ở bước lập, ký, gửi dữ liệu hay nhận phản hồi; kiểm tra trạng thái trước khi thao tác lại để hạn chế gửi trùng.
• Liên hệ đúng đầu mối: Thông báo cho đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử; phối hợp với nhà cung cấp chữ ký số hoặc bộ phận quản trị hệ thống nếu lỗi liên quan đến công cụ ký, dịch vụ ký hay kết nối tích hợp.
• Cập nhật hướng dẫn thao tác: Nếu quy trình ký thay đổi sau nâng cấp, cần hướng dẫn lại người phụ trách, nêu rõ các bước thực hiện, cách kiểm tra kết quả và kênh hỗ trợ.

Sau khi khắc phục, người phụ trách cần kiểm tra lại kết quả ký và phản hồi xử lý hóa đơn để xác nhận quy trình đã hoạt động bình thường.

Doanh nghiệp cần nắm rõ lộ trình chuyển đổi sang XAdES, chủ động phối hợp với nhà cung cấp để cập nhật và kiểm tra hệ thống. Chuẩn bị sớm sẽ giúp kế toán hạn chế lỗi, duy trì việc lập, ký và gửi hóa đơn điện tử thông suốt.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.