Việc ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định cụ thể các trường hợp áp dụng, trình tự thực hiện và điều kiện tiếp tục sử dụng hóa đơn. Người nộp thuế cần nắm rõ để chủ động xử lý, hạn chế gián đoạn kinh doanh.

Mục Lục 1. Những trường hợp phải ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử 2. Trình tự ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thế nào? 3. Các trường hợp được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử

1. Những trường hợp phải ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Để xác định hướng xử lý, người nộp thuế cần kiểm tra mình thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nào. Khoản 1, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định các trường hợp áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã, không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

1.1. Các trường hợp liên quan đến tình trạng hoạt động và mã số thuế

Theo Điểm a, Điểm b và Điểm c, Khoản 1, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong ba trường hợp:

Trường hợp	Nội dung áp dụng	Căn cứ pháp lý
Chấm dứt hiệu lực mã số thuế	Người nộp thuế đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế.	Điểm a, Khoản 1, Điều 8
Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký	Cơ quan thuế đã xác minh và thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.	Điểm b, Khoản 1, Điều 8
Tạm ngừng kinh doanh	Người nộp thuế tạm ngừng kinh doanh.	Điểm c, Khoản 1, Điều 8

Các căn cứ trong bảng đều thuộc Thông tư 91/2026/TT-BTC. Riêng trường hợp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, cần xác định đầy đủ điều kiện cơ quan thuế đã xác minh và thông báo.

1.2. Các trường hợp liên quan đến cưỡng chế, vi phạm và rủi ro về thuế

Ngoài tình trạng hoạt động và mã số thuế, người nộp thuế còn phải ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp liên quan đến cưỡng chế nợ thuế, vi phạm pháp luật hoặc rủi ro cao về thuế và hóa đơn. Cụ thể, Khoản 1, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:

Trường hợp	Nội dung áp dụng	Căn cứ pháp lý
Cưỡng chế nợ thuế	Có quyết định của cơ quan thuế về việc cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.	Điểm d, Khoản 1, Điều 8
Sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa vi phạm pháp luật	Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.	Điểm đ, Khoản 1, Điều 8
Lập hóa đơn bán khống để chiếm đoạt tiền	Có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố và thông báo cho cơ quan thuế; cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.	Điểm e, Khoản 1, Điều 8
Không đủ điều kiện kinh doanh hoặc có vi phạm về thuế, hóa đơn	Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề có điều kiện do không đủ điều kiện kinh doanh; hoặc cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn.	Điểm g, Khoản 1, Điều 8
Trốn thuế, mua bán hoặc sử dụng hóa đơn trái pháp luật để trốn thuế	Qua kiểm tra, cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế; được thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế.	Điểm k, Khoản 1, Điều 8
Thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn	Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao theo Thông tư 94/2026/TT-BTC; cơ quan thuế thực hiện biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn theo trình tự tại điểm d khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.	Điểm l, Khoản 1, Điều 8

Lưu ý, trường hợp thuộc diện rủi ro cao cần được xử lý theo trình tự yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu quy định tại Điểm d, Khoản 2, Điều 8. Vì vậy, không nên diễn đạt rằng cứ được xác định có rủi ro cao là người nộp thuế lập tức bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

1.3. Các trường hợp cần lưu ý với hộ kinh doanh và hóa đơn từ máy tính tiền

Điểm h và Điểm i, Khoản 1, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định thêm các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử sau:

Trường hợp	Nội dung áp dụng	Căn cứ pháp lý
Thay đổi ngành nghề, không còn đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền	Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành nghề, dẫn đến không đáp ứng điều kiện tại điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thì cơ quan thuế ra thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.	Điểm h, Khoản 1, Điều 8
Có văn bản đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử	Người nộp thuế tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế, sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.	Điểm h, Khoản 1, Điều 8
Chưa bổ sung thông tin đăng ký thuế theo yêu cầu	Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 có thông tin đăng ký thuế không đầy đủ hoặc không khớp với thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được cơ quan thuế yêu cầu bổ sung trong 10 ngày làm việc. Hết thời hạn này mà chưa thực hiện, cơ quan thuế tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.	Điểm i, Khoản 1, Điều 8

Lưu ý: Các căn cứ tại cột cuối đều thuộc Thông tư 91/2026/TT-BTC.

2. Trình tự ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thế nào?

Tùy nguyên nhân, việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo trình tự khác nhau. Người nộp thuế cần xác định đúng thời điểm hệ thống ngừng tiếp nhận hóa đơn và trường hợp phải giải trình, bổ sung thông tin với cơ quan thuế.

2.1. Xác định thời điểm hệ thống ngừng tiếp nhận hóa đơn

Theo Khoản 2, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc ngừng tiếp nhận hóa đơn và gửi thông báo điện tử được thực hiện theo từng nhóm trường hợp:

Nhóm trường hợp	Cách thức thực hiện và thời điểm áp dụng	Căn cứ pháp lý
Chấm dứt hiệu lực mã số thuế	Hệ thống thông tin quản lý thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn kể từ ngày chấm dứt hiệu lực mã số thuế; không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử riêng.	Điểm a, Khoản 2, Điều 8
Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký	Hệ thống ngừng tiếp nhận hóa đơn kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử riêng.	Điểm a, Khoản 2, Điều 8
Tạm ngừng kinh doanh	Hệ thống ngừng tiếp nhận hóa đơn kể từ ngày tạm ngừng kinh doanh; không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử riêng.	Điểm a, Khoản 2, Điều 8
Bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử	Hệ thống ngừng tiếp nhận hóa đơn kể từ ngày cơ quan thuế ban hành quyết định cưỡng chế nợ thuế; không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử riêng.	Điểm a, Khoản 2, Điều 8
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa bổ sung thông tin đăng ký thuế theo yêu cầu	Hệ thống ngừng tiếp nhận hóa đơn kể từ ngày hết thời hạn bổ sung thông tin; không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử riêng.	Điểm a, Khoản 2, Điều 8
Các trường hợp tại Điểm h, Khoản 1, Điều 8	Hệ thống gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-NSD và ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi nhận được thông báo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc văn bản của người nộp thuế về việc tạm ngừng sử dụng hóa đơn.	Điểm b, Khoản 2, Điều 8
Lập hóa đơn bán khống để chiếm đoạt tiền thuộc Điểm e, Khoản 1, Điều 8	Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-NSD kể từ ngày cơ quan thuế nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền.	Điểm c, Khoản 2, Điều 8
Qua kiểm tra, xác định vi phạm thuộc Điểm k, Khoản 1, Điều 8	Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo điện tử ngừng sử dụng hóa đơn theo Mẫu số 01/TB-NSD.	Điểm c, Khoản 2, Điều 8

Các căn cứ trong bảng đều thuộc Thông tư 91/2026/TT-BTC. Mẫu số 01/TB-NSD được quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này.

Đối với các trường hợp tại Điểm đ, Điểm g, Điểm l, Khoản 1, Điều 8 và các trường hợp giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu tại Điểm c, Khoản 2, Điều 6, cơ quan thuế thực hiện trình tự yêu cầu giải trình theo Điểm d, Khoản 2, Điều 8 trước khi quyết định việc tiếp tục hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

2.2. Giải trình, bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế

Theo Điểm d, Khoản 2, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ quan thuế yêu cầu giải trình đối với các trường hợp tại Điểm đ, Điểm g, Điểm l, Khoản 1, Điều 8 và trường hợp quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 6.

Người nộp thuế cần thực hiện theo trình tự sau:

• Giải trình lần đầu: Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử, người nộp thuế giải trình trực tiếp, bằng văn bản hoặc bằng phương thức điện tử; cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn theo yêu cầu. Nếu giải trình đầy đủ và chứng minh việc sử dụng hóa đơn đúng pháp luật, người nộp thuế được tiếp tục sử dụng.
• Giải trình lần hai: Nếu đã giải trình nhưng chưa chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng pháp luật, cơ quan thuế gửi thông báo lần hai ngay trong ngày làm việc. Thời hạn phản hồi là 03 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo lần hai.
• Ngừng sử dụng hóa đơn: Cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn nếu sau lần giải trình thứ hai vẫn không chứng minh được việc sử dụng đúng pháp luật, hoặc hết thời hạn thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu.

Hồ sơ giải trình cần bám sát nội dung cơ quan thuế yêu cầu; quy định này không ấn định một bộ tài liệu chung cho mọi trường hợp.

2.3. Sử dụng hóa đơn trong thời gian giải trình

Phạm vi áp dụng: Theo Điểm d, khoản 2, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong thời gian giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo trình tự tại điểm này, người nộp thuế sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Quy định này không áp dụng chung cho mọi trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn.

Trình tự đề nghị cấp: Theo Khoản 1, Điều 15, Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế thực hiện:

• Gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn theo Mẫu số 06/ĐN-PSDT tại Phụ lục III và truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế để lập hóa đơn điện tử.
• Nộp đủ số thuế hoặc số phát sinh phải nộp tương ứng với trường hợp đề nghị cấp hóa đơn.
• Sau khi hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền, cơ quan thuế cấp mã trên hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Người nộp thuế chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn được cấp mã.

3. Các trường hợp được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi xác định nguyên nhân bị ngừng sử dụng hóa đơn, người nộp thuế cần đáp ứng điều kiện tương ứng để được sử dụng trở lại. Theo Khoản 3, Điều 8, Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử khi:

• Đã thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh.
• Được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế.
• Cơ quan thuế ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
• Qua kiểm tra, cơ quan thuế xác định người nộp thuế không còn thuộc diện rủi ro cao.
• Có thông báo của cơ quan chức năng.

Các điều kiện trên áp dụng tương ứng với từng trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn. Trước khi lập hóa đơn trở lại, người nộp thuế nên kiểm tra kết quả xử lý, trạng thái sử dụng hóa đơn trên hệ thống và lưu giữ hồ sơ, quyết định, thông báo liên quan.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.