Từ 01/01/2026, quy định về hóa đơn điện tử tiếp tục được hoàn thiện theo Luật Quản lý thuế 2025, với nhiều thay đổi liên quan đến cách lập, truyền nhận và quản lý dữ liệu. Doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh cần nắm rõ để triển khai đúng quy định và hạn chế rủi ro phát sinh.

Mục Lục 1. Quy định hóa đơn điện tử từ 01/01/2026 theo Luật Quản lý thuế 1.1. Hóa đơn điện tử được hiểu như thế nào? 1.2. Các loại hóa đơn điện tử đang được áp dụng 1.3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử 1.4. Dịch vụ hóa đơn điện tử và yêu cầu đối với nhà cung cấp 1.5. Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn điện tử 1.6. Vai trò quản lý của cơ quan nhà nước 2. Các thay đổi về ký hiệu, số hóa đơn và cách lập hóa đơn từ năm 2026 2.1. Ký hiệu hóa đơn thay đổi theo năm lập 2.2. Số hóa đơn được đánh lại từ đầu năm 2.3. Tiếp tục áp dụng chính sách giảm thuế giá trị gia tăng 2.4. Yêu cầu chặt chẽ hơn về thời điểm lập hóa đơn 2.5. Một số lưu ý khi chuyển sang năm 2026 3. Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh từ năm 2026 3.1. Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên 3.2. Hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm 3.3. Hộ kinh doanh mới thành lập hoặc phát sinh doanh thu vượt ngưỡng 3.4. Lưu ý chung đối với hộ kinh doanh

1. Quy định hóa đơn điện tử từ 01/01/2026 theo Luật Quản lý thuế

Theo Điều 26, Luật Quản lý thuế 2025, từ năm 2026, việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử tiếp tục được quy định thống nhất, áp dụng rộng rãi đối với các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh.

1.1. Hóa đơn điện tử được hiểu như thế nào?

Hóa đơn điện tử là chứng từ được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, do người bán phát hành khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhằm ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

Đây là hình thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy, đồng thời là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế.

1.2. Các loại hóa đơn điện tử đang được áp dụng

Hiện nay, hóa đơn điện tử được phân thành 03 loại chính:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Việc sử dụng loại hóa đơn nào sẽ phụ thuộc vào đối tượng và hình thức hoạt động theo quy định của Chính phủ.

1.3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Từ năm 2026, các nhóm đối tượng sau phải thực hiện theo quy định về hóa đơn điện tử:

- Người nộp thuế (bao gồm doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh) sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

- Trường hợp chưa thuộc diện sử dụng thường xuyên, người nộp thuế phải khai và nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Điều này đồng nghĩa với việc mọi giao dịch phát sinh đều cần được kiểm soát thông qua hóa đơn điện tử.

1.4. Dịch vụ hóa đơn điện tử và yêu cầu đối với nhà cung cấp

Dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm các giải pháp:

- Lập, truyền nhận hóa đơn.

- Lưu trữ và quản lý dữ liệu hóa đơn.

Tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng các yêu cầu về:

- Hạ tầng kỹ thuật.

- Nhân sự vận hành.

- An toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.

Đồng thời, phải phối hợp với cơ quan thuế trong việc cung cấp, trao đổi dữ liệu phục vụ quản lý.

1.5. Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng:

- Bắt buộc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp được miễn theo quy định).

- Nội dung hóa đơn phải đầy đủ, chính xác và phản ánh đúng giao dịch thực tế.

- Thực hiện đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn.

- Đảm bảo hệ thống kỹ thuật phục vụ việc kết nối, lưu trữ và truy xuất dữ liệu.

Ngoài ra:

- Dữ liệu hóa đơn được quản lý tập trung và kết nối với cơ quan nhà nước.

- Cơ quan thuế có quyền áp dụng biện pháp quản lý (bao gồm tạm ngừng sử dụng hóa đơn) đối với trường hợp có rủi ro.

- Người mua có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử khi giao dịch.

1.6. Vai trò quản lý của cơ quan nhà nước

Chính phủ và Bộ Tài chính sẽ quy định chi tiết các nội dung liên quan như:

- Loại hóa đơn, đối tượng áp dụng.

- Thời điểm lập, nội dung hóa đơn.

- Trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

- Tiêu chí xác định rủi ro và các biện pháp quản lý.

Đồng thời, cơ quan thuế xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung, phục vụ công tác quản lý và giám sát trên toàn quốc.

Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Các thay đổi về ký hiệu, số hóa đơn và cách lập hóa đơn từ năm 2026

Khi chuyển sang năm 2026, một số yếu tố kỹ thuật và quy định liên quan đến hóa đơn điện tử có sự thay đổi theo năm tài chính. Đây là các nội dung quan trọng mà doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh cần nắm rõ để đảm bảo việc lập và sử dụng hóa đơn đúng quy định.

2.1. Ký hiệu hóa đơn thay đổi theo năm lập

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm các thành phần phản ánh loại hóa đơn, năm lập và hình thức sử dụng.

Trong đó, hai ký tự thể hiện năm lập hóa đơn được xác định theo hai số cuối của năm dương lịch. Do đó, kể từ ngày 01/01/2026, ký hiệu này sẽ chuyển sang “26”.

Ví dụ: hóa đơn lập năm 2025 có ký hiệu chứa “25”, thì sang năm 2026 sẽ chuyển thành “26” tương ứng.

Việc thay đổi ký hiệu theo năm là nguyên tắc bắt buộc, tuy nhiên không ảnh hưởng đến dữ liệu hóa đơn của các năm trước.

2.2. Số hóa đơn được đánh lại từ đầu năm

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, số hóa đơn là số thứ tự được lập liên tục trong cùng một ký hiệu hóa đơn, tối đa 8 chữ số.

Khi bước sang năm 2026:

- Số hóa đơn được khởi tạo lại từ số 1.

- Việc đánh số được thực hiện riêng biệt theo từng ký hiệu hóa đơn.

Ví dụ: hóa đơn cuối cùng của năm 2025 có thể mang số lớn, nhưng hóa đơn đầu tiên của năm 2026 sẽ bắt đầu lại từ 00000001.

Quy tắc này nhằm đảm bảo việc quản lý và phân biệt dữ liệu hóa đơn theo từng năm tài chính.

2.3. Tiếp tục áp dụng chính sách giảm thuế giá trị gia tăng

Theo Nghị quyết 204/2025/QH15, chính sách giảm thuế giá trị gia tăng từ 10% xuống 8% tiếp tục được áp dụng đến hết ngày 31/12/2026.

Trong năm 2026, việc lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm thuế vẫn thực hiện theo nguyên tắc đã áp dụng trước đó. Quy trình lập, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn khi có sai sót không có thay đổi đáng kể.

Tuy nhiên, người nộp thuế cần xác định đúng đối tượng áp dụng để đảm bảo việc ghi nhận thuế suất chính xác.

2.4. Yêu cầu chặt chẽ hơn về thời điểm lập hóa đơn

Các quy định về xử phạt vi phạm liên quan đến hóa đơn tiếp tục được tăng cường, đặc biệt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch.

Do đó, người nộp thuế cần lưu ý:

- Lập hóa đơn tại đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Kiểm tra, rà soát các hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi hoặc chưa phát hành.

- Xử lý kịp thời các hóa đơn bị sai sót hoặc bị cơ quan thuế từ chối.

Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro xử phạt hành chính.

2.5. Một số lưu ý khi chuyển sang năm 2026

Để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử liên tục và đúng quy định, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần:

- Hoàn tất việc lập và phát hành hóa đơn của năm 2025 trước khi chuyển sang năm 2026.

- Kiểm tra chính xác ký hiệu và số hóa đơn khi bắt đầu năm mới.

- Rà soát dữ liệu hóa đơn nhằm tránh sai lệch giữa các kỳ.

- Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ và tra cứu dữ liệu.

Việc chủ động kiểm tra và tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu năm sẽ giúp hạn chế sai sót và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định.

3. Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh từ năm 2026

Theo Khoản 5, Điều 8, Nghị định 68/2026/NĐ-CP, từ năm 2026, việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh được phân loại theo mức doanh thu, qua đó xác định nghĩa vụ áp dụng và hình thức sử dụng phù hợp.

3.1. Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên

Hộ kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên thuộc diện bắt buộc phải sử dụng:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc:

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Trường hợp hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh:

- Sử dụng chung một mã số thuế.

- Trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ địa chỉ của từng địa điểm bán hàng.

Đây là nhóm đối tượng chịu sự quản lý chặt chẽ hơn về hóa đơn nhằm đảm bảo minh bạch doanh thu.

3.2. Hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm

Đối với nhóm hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đồng đến dưới 01 tỷ đồng:

- Không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền.

- Tuy nhiên, có thể chủ động đăng ký sử dụng nếu có nhu cầu.

Trường hợp không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên nhưng phát sinh nhu cầu:

- Phải thực hiện khai và nộp thuế trước.

- Sau đó được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Quy định này tạo sự linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát nghĩa vụ thuế.

3.3. Hộ kinh doanh mới thành lập hoặc phát sinh doanh thu vượt ngưỡng

Một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý:

- Hộ kinh doanh mới bắt đầu hoạt động.

- Hộ kinh doanh có doanh thu năm trước dưới 1 tỷ đồng nhưng trong năm phát sinh doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên.

Trong các trường hợp này, hộ kinh doanh phải chuyển sang áp dụng:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hoặc:

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.

Thời hạn thực hiện: Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế đạt từ 1 tỷ đồng trở lên.

Việc tuân thủ đúng thời hạn chuyển đổi là yêu cầu bắt buộc để tránh vi phạm quy định.

3.4. Lưu ý chung đối với hộ kinh doanh

Từ năm 2026, việc sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào nhu cầu mà còn gắn trực tiếp với mức doanh thu và phương thức quản lý thuế.

Do đó, hộ kinh doanh cần:

- Theo dõi sát doanh thu phát sinh trong năm.

- Xác định đúng thời điểm thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

- Chủ động đăng ký và triển khai kịp thời theo quy định.

Việc nắm rõ quy định sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro, đồng thời thuận lợi hơn trong quá trình kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.