Từ năm 2025, cơ quan thuế triển khai hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động trên hệ thống công nghệ thông tin. Người nộp thuế thực hiện quyết toán và đề nghị hoàn thuế bằng phương thức điện tử, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, có thể được xử lý và nhận tiền hoàn chỉ trong 3 ngày làm việc.

Mục Lục 1. Điều kiện để hồ sơ hoàn thuế TNCN được xử lý tự động 2. Sử dụng tính năng hỗ trợ hoàn thuế tự động 3. Các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN 4. Các phương án xử lý khoản thuế TNCN nộp thừa theo quy định hiện nay 4.1.  Bù trừ với nghĩa vụ thuế 4.2. Hoàn trả hoặc hoàn trả kết hợp bù trừ

1. Điều kiện để hồ sơ hoàn thuế TNCN được xử lý tự động

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, hệ thống công nghệ thông tin sẽ tự động kiểm tra và phân loại hồ sơ hoàn thuế TNCN. Chỉ những hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện theo dữ liệu quản lý thuế mới được xử lý tự động và rút ngắn thời gian giải quyết.

Cụ thể, hồ sơ được xử lý tự động khi đảm bảo các tiêu chí sau:

- Đã hoàn thành nghĩa vụ thuế: Tổ chức trả thu nhập đã nộp đủ số thuế đã khấu trừ thay cho cá nhân hoặc cá nhân đã nộp đủ số thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước tại kỳ quyết toán.

- Dữ liệu kê khai khớp đúng với hệ thống: Chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” và “Tổng số thuế đề nghị hoàn” phải phù hợp với dữ liệu quản lý của cơ quan thuế (số đề nghị hoàn không vượt quá số đã nộp).

- Thông tin tài khoản nhận tiền hợp lệ: Tài khoản ngân hàng của người nộp thuế đã được xác minh, cập nhật và liên kết chính xác với hệ thống của cơ quan thuế.

Lưu ý để hồ sơ được xử lý nhanh, tự động:

Người nộp thuế cần chủ động chuẩn bị và kiểm tra các nội dung sau trước khi gửi hồ sơ:

- Rà soát, cập nhật chính xác thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số định danh) và thông tin người phụ thuộc, đảm bảo trùng khớp với dữ liệu dân cư.

- Kiểm tra kỹ tờ khai quyết toán, đặc biệt các nội dung: tổng thu nhập, khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ, chứng từ khấu trừ và số tiền đề nghị hoàn.

- Xem lại tình hình quyết toán các năm trước (nếu có) để thực hiện bù trừ thuế, hoàn hoặc nộp bổ sung theo quy định. Trường hợp còn nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành, cần nộp đủ trước khi đề nghị hoàn.

- Cập nhật và xác thực tài khoản ngân hàng cá nhân hợp lệ để nhận tiền hoàn; không sử dụng tài khoản mở tại các tổ chức không phù hợp như công ty chứng khoán hoặc quỹ tín dụng.

- Kê khai trung thực, đúng thực tế; không điều chỉnh tăng số tiền hoàn khi không có căn cứ.

2. Sử dụng tính năng hỗ trợ hoàn thuế tự động

Dựa trên dữ liệu thu nhập và số thuế đã khấu trừ do đơn vị chi trả cung cấp, hệ thống của cơ quan Thuế có thể tự động lập tờ khai quyết toán kèm đề nghị hoàn khi phát sinh số thuế nộp thừa. Người nộp thuế chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập và kiểm tra thông tin

Người nộp thuế đăng nhập vào ứng dụng eTax Mobile hoặc hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan Thuế:

- Chọn chức năng “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN”.

- Kiểm tra các thông tin đã được hệ thống điền sẵn, gồm:

+ Tổng thu nhập.

+ Số thuế đã khấu trừ.

+ Số tiền đề nghị hoàn.

- Đối chiếu lại với dữ liệu thực tế của cá nhân để đảm bảo tính chính xác.

Bước 2: Xác nhận hoặc điều chỉnh

- Nếu thông tin chính xác:

+ Xác nhận tờ khai.

+ Đính kèm hồ sơ cần thiết.

+ Gửi hồ sơ điện tử trực tiếp trên hệ thống.

- Nếu có sai lệch:

+ Chủ động điều chỉnh theo thực tế.

+ Bổ sung tài liệu chứng minh.

+ Sau đó gửi lại hồ sơ

- Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ tiếp nhận và chuyển sang bước kiểm tra điều kiện để xử lý hoàn thuế tự động.

Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN

Không phải mọi cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công đều phải quyết toán thuế. Một số trường hợp được miễn thực hiện thủ tục này nhằm giảm bớt nghĩa vụ kê khai:

- Số thuế phải nộp thêm không đáng kể:

+ Số thuế phát sinh thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống.

+ Cá nhân tự xác định số thuế được miễn và không cần nộp hồ sơ quyết toán.

- Không có nhu cầu hoàn hoặc bù trừ thuế:

+ Số thuế phải nộp nhỏ hơn số đã tạm nộp.

+ Không đề nghị hoàn thuế hoặc chuyển sang kỳ sau.

- Đã ủy quyền quyết toán cho đơn vị trả thu nhập:

+ Có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi.

+ Có thêm thu nhập vãng lai bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng, đã bị khấu trừ 10%.

+ Đã thực hiện ủy quyền quyết toán cho đơn vị chi trả chính.

- Thu nhập từ bảo hiểm đã được khấu trừ thuế:

+ Được doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện) hoặc các loại bảo hiểm tích lũy không bắt buộc.

+ Phần phí do doanh nghiệp đóng đã bị khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%.

+ Không cần quyết toán riêng đối với khoản thu nhập này.

Tham khảo: Có thu nhập từ hai công ty, quyết toán thuế TNCN từ 14/2/2026 thực hiện như thế nào?

4. Các phương án xử lý khoản thuế TNCN nộp thừa theo quy định hiện nay

Theo quy định tại Điều 25, Thông tư 80/2021/TT-BTC, khoản thuế thu nhập cá nhân nộp thừa được xử lý theo các phương án sau:

4.1.  Bù trừ với nghĩa vụ thuế

Khoản nộp thừa được sử dụng để bù trừ với các khoản còn nợ hoặc nghĩa vụ phát sinh tiếp theo, bao gồm:

- Bù trừ với tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt còn nợ hoặc các khoản phải nộp của kỳ tiếp theo, với điều kiện cùng nội dung kinh tế (tiểu mục) và cùng địa bàn thu ngân sách.

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có số thuế TNCN nộp thừa khi quyết toán thì thực hiện bù trừ theo quy định. Số thuế nộp thừa được xác định bằng số thuế nộp thừa của các cá nhân ủy quyền trừ đi số thuế còn phải nộp; tổ chức có trách nhiệm hoàn trả lại phần chênh lệch cho cá nhân.

- Có thể thực hiện bù trừ với nghĩa vụ thuế của người nộp thuế khác nếu người nộp thuế không còn khoản nợ, đồng thời vẫn đảm bảo cùng nội dung kinh tế và địa bàn thu.

- Trường hợp phát sinh số thuế nộp thừa bằng ngoại tệ thì phải quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá bán ra đầu ngày của ngân hàng thương mại tại thời điểm xác định số nộp thừa để thực hiện bù trừ.

Tham khảo: Hướng dẫn tra cứu nợ thuế thu nhập cá nhân online.

4.2. Hoàn trả hoặc hoàn trả kết hợp bù trừ

Sau khi thực hiện bù trừ, nếu vẫn còn số tiền nộp thừa hoặc không phát sinh khoản nợ, người nộp thuế được quyền gửi hồ sơ đề nghị:

- Hoàn trả khoản nộp thừa; hoặc:

- Hoàn trả kết hợp bù trừ với các khoản phải nộp khác vào ngân sách nhà nước.

Điều kiện để được hoàn là người nộp thuế không còn nghĩa vụ nợ thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt tại thời điểm đề nghị hoàn. Việc triển khai cơ chế hoàn thuế TNCN tự động từ năm 2025 giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, tạo thuận lợi cho người nộp thuế khi thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Tuy nhiên, để được xử lý nhanh trong 3 ngày làm việc, cá nhân cần chủ động rà soát thông tin, kê khai chính xác và đảm bảo đầy đủ điều kiện theo quy định. Chuẩn bị tốt ngay từ đầu sẽ giúp quá trình hoàn thuế diễn ra nhanh chóng, hạn chế phát sinh vướng mắc.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.