Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có những trường hợp hóa đơn bị viết sai và phải điều chỉnh. Khi đó, giữa người bán và người mua có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Trong bài viết này, E-invoice sẽ cung cấp mẫu biên bản và quy trình điều chỉnh hóa đơn sai sót.

Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót.

1. Những trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn

Việc điều chỉnh hóa đơn là hành vi sửa đổi nội dung hóa đơn đã lập nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và hợp lý cho giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
Theo quy định tại Điều 7, Thông tư 78/2019/BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn như sau:
(1) Hóa đơn có sai sót về thông tin người mua:
- Sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác trên hóa đơn.
(2) Hóa đơn có sai sót về nội dung:
- Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán.
- Sai số tiền ghi trên hóa đơn.
- Sai thuế suất, tiền thuế.
- Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung, hai bên mua bán lựa chọn phương án xuất hóa đơn điều chỉnh và thống nhất cần lập biên bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
Mặc dù biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải là yêu cầu bắt buộc, việc lập và lưu giữ biên bản này được khuyến khích cho cả bên mua và bên bán. Biên bản đóng vai trò bằng chứng, giúp đảm bảo tính chắc chắn và minh bạch cho thủ tục điều chỉnh hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78)

Tham khảo mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78).

2.1. Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn Thông tư 78

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tải xuống Tại đây.

2.2. Hướng dẫn điền nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo các bước:
Bước 1: Ghi ngày lập biên bản
Ngày lập biên bản nên trùng khớp với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh. Việc ghi rõ ngày tháng giúp theo dõi và quản lý dễ dàng hơn.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.
- Số điện thoại, email (nếu có).
- Tên người lập biên bản (thường là kế toán).
Bước 3: Ghi thông tin hóa đơn bị sai sót cần điều chỉnh
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Nội dung sai sót (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất...).
>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 4: Nêu rõ lý do điều chỉnh
- Lý do điều chỉnh cần được trình bày rõ ràng, súc tích và chính xác, ví dụ:
- Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới].
- Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới].
- Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới].
Bước 5: Ký số và gửi biên bản cho bên mua
- Kế toán của bên bán ký số vào biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
- Gửi biên bản điều chỉnh cho bên mua qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc email.
Lưu ý:

• Mẫu biên bản điều chỉnh trên có thể áp dụng cho tất cả các trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử, bao gồm: sai địa chỉ, sai tên công ty, sai số tiền, sai hàng hóa, sai đơn giá, thành tiền, giảm thuế suất GTGT,...
• Nếu phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng không hỗ trợ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, kế toán cần in bản giấy và đóng dấu đỏ.
• Cần lưu trữ biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cùng với hóa đơn điện tử được điều chỉnh và các hóa đơn liên quan khác.

2.3. Quy trình điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78

Các bước điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử
Cần xác định rõ thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Nội dung sai sót (tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ...).
• Mức độ sai sót (nhỏ hay lớn, ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế hay không).
• Nguyên nhân dẫn đến sai sót.

Bước 2: Lựa chọn phương thức điều chỉnh phù hợp
Có hai phương thức điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót:

• Điều chỉnh bằng hóa đơn điện tử điều chỉnh: Áp dụng cho các sai sót nhỏ, ít ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế.
• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế: Áp dụng cho các sai sót lớn, ảnh hưởng đến giá trị thanh toán và thuế hoặc trường hợp không thể điều chỉnh bằng hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới cho người mua
Bước 5: Kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới
Lưu ý:

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới phải được lập trong vòng 15 ngày kể từ ngày phát sinh sai sót.
• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới phải được lập theo đúng quy định và có đầy đủ các thông tin cần thiết.
• Hóa đơn điện tử điều chỉnh, hóa đơn điện tử mới và hóa đơn điện tử được điều chỉnh/thay thế phải được lưu trữ đầy đủ, có căn cứ chứng từ.

Trên đây là nội dung bài viết cung cấp “Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử Thông tư 78” và hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn viết sai.
Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã tích hợp tính năng tạo hóa đơn điều chỉnh/thay thế và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn (TT78) để khách hàng thuận tiện sử dụng. 
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.