Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định, các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Mục Lục 1. Hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên 1.1. Trường hợp mua của cá nhân, hộ kinh doanh (nhóm 1) 1.2.  Trường hợp người lao động được ủy quyền mua hàng 1.3. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần 2. Hồ sơ ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng 3. Khoản chi trên 05 triệu đồng chưa thanh toán có được tính vào chi phí được trừ không?

1. Hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên

Thông tư 20/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đã quy định cụ thể về điều kiện hồ sơ đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên.

Theo đó, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp không chỉ cần hóa đơn, chứng từ hợp lệ mà còn phải đáp ứng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định. Tùy từng trường hợp phát sinh thực tế, thành phần hồ sơ cần chuẩn bị sẽ có sự khác nhau, cụ thể như sau:

1.1. Trường hợp mua của cá nhân, hộ kinh doanh (nhóm 1)

Áp dụng đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng hoặc các trường hợp đặc thù như: mua nông, lâm, thủy sản của người trực tiếp sản xuất; mua sản phẩm thủ công; mua phế liệu; mua tài sản, đồ dùng của hộ gia đình, cá nhân…

Hồ sơ bao gồm:

- Chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định về kế toán, hóa đơn, chứng từ (trường hợp giá trị mua trong ngày từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).

- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.

Tham khảo: Tổng hợp biểu mẫu mới về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

1.2.  Trường hợp người lao động được ủy quyền mua hàng

Trường hợp doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền cho người lao động trực tiếp thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh với giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, hồ sơ cần có:

- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

- Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp về việc ủy quyền cho người lao động thực hiện thanh toán.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi thực hiện giao dịch.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp khi hoàn trả lại khoản tiền đã chi cho người lao động.

1.3. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần

Đối với các giao dịch có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nhưng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.

- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.

Khi thực hiện thanh toán, doanh nghiệp bắt buộc phải bổ sung chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo đủ điều kiện theo quy định.

2. Hồ sơ ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng

Trường hợp doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền cho người lao động trực tiếp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh với giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hồ sơ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Căn cứ Điểm b, Khoản 13, Điều 3, Thông tư 20/2026/TT-BTC, hồ sơ đối với trường hợp này bao gồm:

- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.

- Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp về việc ủy quyền cho người lao động thực hiện thanh toán.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng hóa, dịch vụ theo ủy quyền.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp khi hoàn trả lại khoản tiền đã chi cho người lao động.

Như vậy, ngoài yêu cầu về hóa đơn, chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm soát chặt chẽ quy trình ủy quyền và thanh toán để đảm bảo khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện khi xác định thu nhập chịu thuế.

Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Khoản chi trên 05 triệu đồng chưa thanh toán có được tính vào chi phí được trừ không?

Theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ tại thời điểm ghi nhận chi phí, kể cả khi chưa thực hiện thanh toán.

Tuy nhiên, để được chấp nhận, doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế, bao gồm:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.

- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.

Đồng thời, khi thực hiện thanh toán, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Trường hợp đến thời điểm thanh toán mà doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, thì phải thực hiện kê khai điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị không đủ điều kiện trong kỳ tính thuế phát sinh thanh toán.

Như vậy, “chưa thanh toán” trong trường hợp này được hiểu là chưa phát sinh việc chi trả tại thời điểm ghi nhận chi phí, không phụ thuộc vào việc đã đến hạn thanh toán theo hợp đồng hay chưa, nhưng vẫn phải đảm bảo điều kiện chứng từ khi thanh toán thực tế.

Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên theo Thông tư 20/2026/TT-BTC là điều kiện quan trọng để chi phí được chấp nhận khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và thực hiện đúng hình thức thanh toán theo quy định để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.