Lập hóa đơn thay thế là một trong những phương thức xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp sai sót đều được áp dụng hình thức này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về điều kiện, trình tự và những lưu ý khi lập hóa đơn thay thế từ ngày 01/7/2026.

Mục Lục 1. Các trường hợp lập hóa đơn thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC 2. Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế theo quy định mới 3. Một số lưu ý khi lập hóa đơn thay thế 4. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử và lưu ý khi lập

1. Các trường hợp lập hóa đơn thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Căn cứ Điểm b, Điểm c, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, từ ngày 01/7/2026, người bán được hoặc phải lập hóa đơn điện tử thay thế đối với hóa đơn đã lập có sai sót trong một số trường hợp sau:

1.1. Hóa đơn điện tử sai các nội dung bắt buộc

Người bán được lựa chọn lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn điện tử đã lập có sai các nội dung như:

- Mã số thuế của người mua.

- Tên hàng hóa, hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.

- Số tiền ghi trên hóa đơn.

- Thuế suất, tiền thuế.

- Các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn (trừ trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 10).

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định.

1.2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán phải lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp đặc biệt quy định tại Điểm c.2, Khoản 5, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1.3. Hóa đơn bán hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng

Đối với hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, khi phát hiện sai sót, người bán phải lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập, trừ trường hợp quy định tại Điểm c.2, Khoản 5, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Lưu ý: Không phải mọi hóa đơn điện tử có sai sót đều được lập hóa đơn thay thế. Tùy từng nội dung sai và từng loại hóa đơn, người bán có thể chỉ cần thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế theo quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Mình thấy phần này nên viết theo kiểu hướng dẫn thực hiện, không bê nguyên quy định. Dưới đây là phiên bản cô đọng, đúng Điều 10 và dễ đọc.

2. Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế theo quy định mới

Căn cứ: Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC.

2.1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn thay thế

Khi lập hóa đơn thay thế, người bán cần lưu ý một số nội dung bắt buộc sau:

- Hóa đơn phải có dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

- Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn thay thế theo quy định.

- Sau khi ký số:

+ Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn thay thế cho người mua.

+ Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.

2.2. Trình tự lập hóa đơn thay thế

Việc lập hóa đơn thay thế được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Xác định hóa đơn thuộc trường hợp được lập hóa đơn thay thế

Người bán rà soát hóa đơn đã lập để xác định sai sót thuộc trường hợp được hoặc phải lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 2. Lập văn bản thỏa thuận (nếu thuộc trường hợp phải lập)

- Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế.

- Nếu người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có).

- Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận đối với một số trường hợp như chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chuyển Bảng thông tin chi tiết giao dịch hoặc hoạt động mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Bước 3. Lập hóa đơn thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới với đầy đủ nội dung theo quy định và bổ sung dòng chữ: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Trường hợp trong cùng tháng phát sinh nhiều hóa đơn của cùng một người mua bị sai cùng nội dung (người mua, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thuế suất...), người bán được lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn và đính kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT theo Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 4. Ký số và gửi hóa đơn

Sau khi lập hóa đơn thay thế, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

Bước 5. Lưu hồ sơ theo quy định

Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận (nếu có), bảng kê kèm theo (nếu lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn) và các hồ sơ liên quan để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

3. Một số lưu ý khi lập hóa đơn thay thế

Căn cứ: Điểm b khoản 1; khoản 6 và khoản 7 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3.1. Khi nào phải lập văn bản thỏa thuận?

Trước khi lập hóa đơn thay thế, người bán cần lưu ý quy định về văn bản thỏa thuận như sau:

- Phải lập văn bản thỏa thuận nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Văn bản phải ghi rõ nội dung sai sót và được lưu giữ để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Đối với người mua là cá nhân, người bán không phải lập văn bản thỏa thuận mà thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có).

- Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chuyển Bảng thông tin chi tiết giao dịch hoặc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

3.2. Có được lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn không?

Có. Người bán được lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện:

- Các hóa đơn phát sinh trong cùng một thán.

- Cùng của một người mua.

- Cùng sai các thông tin như: người mua, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất.

Khi áp dụng trường hợp này, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3.3. Nếu tiếp tục phát hiện sai sót thì xử lý như thế nào?

Theo Khoản 6, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, thì các lần xử lý tiếp theo vẫn phải áp dụng hình thức thay thế, không được chuyển sang hình thức điều chỉnh.

Quy định này giúp đảm bảo việc xử lý hóa đơn điện tử được thực hiện thống nhất từ lần xử lý đầu tiên đến các lần xử lý phát sinh sau đó.

4. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử và lưu ý khi lập

Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi lập hóa đơn điện tử thay thế, trong một số trường hợp người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi nhận nội dung sai sót để làm căn cứ xử lý hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo quy định mới tại:

>> Tải mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất TẠI ĐÂY

Khi lập biên bản, cần lưu ý một số nội dung cơ bản sau:

- Ghi đầy đủ thông tin của bên bán và bên mua (tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện).

- Xác định rõ hóa đơn phát sinh sai sót gồm: số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn (và mã cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã).

- Mô tả chính xác nội dung sai và nội dung đúng cần thay thế.

- Nêu rõ lý do thay thế hóa đơn và thống nhất việc người bán lập hóa đơn điện tử thay thế theo quy định.

- Biên bản cần có chữ ký của các bên (đối với trường hợp phải lập theo quy định) và được lưu cùng hồ sơ hóa đơn để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Lưu ý: Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, không phải mọi trường hợp lập hóa đơn thay thế đều phải lập biên bản. Một số trường hợp như chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hoặc hoạt động mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác được miễn lập văn bản thỏa thuận theo quy định.

Từ ngày 01/7/2026, việc lập hóa đơn điện tử thay thế phải thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán cần xác định đúng trường hợp được áp dụng, thực hiện đúng trình tự và lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.