Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với nhiều điều chỉnh quan trọng về nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót. Trong đó, quy định về lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế được sửa đổi theo hướng rõ ràng, thống nhất và phù hợp hơn với thực tiễn áp dụng. Vậy lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP được thực hiện như thế nào?

Mục Lục 1. Hóa đơn thay thế là gì? Khi nào phải lập hóa đơn thay thế? 2. Các bước thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP 3. Mẫu hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP 4. Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khác nhau như thế nào? 5. Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP 5.1. Có thể lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng 5.2. Kê khai hóa đơn thay thế như thế nào? 5.3. Có sử dụng hóa đơn thay thế để xử lý hàng bán bị trả lại không? 5.4.  Trường hợp đã xử lý sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tiếp tục áp dụng cùng hình thức 5.5. Hóa đơn thay thế có hủy được không? 5.6. Hóa đơn thay thế bị sai thì xử lý như thế nào?

1. Hóa đơn thay thế là gì? Khi nào phải lập hóa đơn thay thế?

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử được lập để thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn đã phát hành nhưng phát hiện có sai sót. Hóa đơn này có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn bị thay thế và được sử dụng làm căn cứ kê khai, hạch toán nghĩa vụ thuế theo quy định.

Trên hóa đơn thay thế phải thể hiện rõ nội dung: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”.

Việc lập hóa đơn thay thế được áp dụng trong trường hợp hóa đơn đã phát hành có sai sót mang tính trọng yếu, không thể xử lý bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh.

Căn cứ Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hóa đơn thay thế được lập trong các trường hợp sau:

- Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán, làm cho hóa đơn không đủ điều kiện tiếp tục sử dụng.

- Sai lệch về giá trị thanh toán như số tiền, thuế suất hoặc số tiền thuế.

- Thông tin hàng hóa, dịch vụ ghi không đúng thực tế như mô tả, chủng loại, quy cách, chất lượng.

- Hóa đơn bị mất dữ liệu, rách nát hoặc có dấu hiệu tẩy xóa.

- Hóa đơn bị thất lạc, mất bản thể hiện, cần lập hóa đơn hợp lệ thay thế để phục vụ kê khai thuế.

2. Các bước thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Căn cứ Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc thay thế hóa đơn điện tử được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Xác định nội dung sai sót của hóa đơn điện tử

Kế toán rà soát hóa đơn đã lập để xác định chính xác nội dung sai và đánh giá việc sai sót có thuộc trường hợp phải lập hóa đơn thay thế hay không. Các thông tin cần đối chiếu gồm mã số thuế, ký hiệu và số hóa đơn, ngày lập, nội dung hàng hóa dịch vụ, giá trị thanh toán và thuế suất.

Bước 2: Thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua về việc thay thế hóa đơn

Trước khi lập hóa đơn thay thế, bên bán phải thực hiện một trong các hình thức sau:

- Trường hợp bên mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh: Hai bên lập và ký biên bản thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai sót và việc thống nhất thay thế hóa đơn.

- Trường hợp bên mua là cá nhân: Bên bán thực hiện thông báo bằng văn bản, thư điện tử hoặc hình thức phù hợp khác theo thực tế giao dịch.

Biên bản thỏa thuận hoặc văn bản thông báo phải được lưu giữ để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế khi cần thiết.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế

Hóa đơn điện tử thay thế phải thể hiện đầy đủ thông tin chính xác và có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”. Trước khi phát hành, cần kiểm tra kỹ nội dung để tránh phát sinh việc thay thế nhiều lần.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế

- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Bên bán ký số và gửi trực tiếp cho bên mua.

- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Bên bán ký số, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó mới chuyển hóa đơn cho bên mua.

Bước 5: Lưu trữ và cập nhật dữ liệu kế toán

Bên bán cần liên kết hóa đơn thay thế với hóa đơn gốc trên hệ thống quản lý hóa đơn và phần mềm kế toán nhằm bảo đảm kê khai thuế đầy đủ, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót doanh thu, thuế phải nộp.

Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Mẫu hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Khi lập hóa đơn điện tử thay thế, bên bán cần bảo đảm đầy đủ các nội dung theo quy định và lưu ý một số điểm sau:

- Ngày lập hóa đơn là ngày các bên xác định hóa đơn có sai sót và thống nhất việc lập hóa đơn thay thế theo biên bản thỏa thuận hoặc thông báo hợp lệ.

- Các chỉ tiêu thông tin trên hóa đơn phải được điều chỉnh chính xác, phản ánh đúng nội dung giao dịch thực tế.

- Trên hóa đơn thay thế bắt buộc thể hiện dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”.

Sau khi hóa đơn thay thế được lập hợp lệ, hóa đơn có sai sót được xác định là hóa đơn bị thay thế và không còn giá trị sử dụng. Việc kê khai doanh thu, thuế được thực hiện căn cứ theo nội dung ghi trên hóa đơn thay thế.

Tải mẫu hóa đơn thay thế áp dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: tại đây.

4. Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khác nhau như thế nào?

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót không còn áp dụng một cách cứng nhắc mà được phân loại rõ giữa hình thức lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh.

Việc lựa chọn đúng loại hóa đơn không chỉ ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ mà còn tác động trực tiếp đến kê khai, hạch toán và đối chiếu dữ liệu thuế.

Dưới đây là bảng so sánh giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh:

Tiêu chí	Hóa đơn thay thế	Hóa đơn điều chỉnh
Bản chất	Lập hóa đơn điện tử mới để thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn đã phát hành	Lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh một hoặc một số chỉ tiêu trên hóa đơn đã lập
Phạm vi tác động	Tác động toàn phần, hóa đơn mới thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc	Tác động từng phần, chỉ điều chỉnh nội dung phát sinh sai sót
Cách ghi chú bắt buộc	“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”	“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”
Trường hợp áp dụng điển hình	Sai sót trọng yếu làm thay đổi bản chất hóa đơn như sai mã số thuế, sai lớn về giá trị, sai thuế suất, sai thông tin hàng hóa dịch vụ	Sai sót về số lượng, đơn giá, tiền thuế hoặc cần điều chỉnh tăng, giảm giá trị sau đối soát, quyết toán
Thời điểm xác lập giá trị pháp lý	Giá trị pháp lý được xác lập tại thời điểm hóa đơn thay thế được lập hợp lệ	Giá trị pháp lý phát sinh theo nội dung và phạm vi điều chỉnh ghi trên hóa đơn điều chỉnh
Ảnh hưởng đến kê khai thuế	Thực hiện kê khai theo hóa đơn thay thế; hóa đơn gốc không còn được sử dụng để kê khai	Kê khai điều chỉnh tăng ghi dương, điều chỉnh giảm ghi âm theo kỳ và nguyên tắc kê khai điều chỉnh
Nhiều hóa đơn sai trong cùng kỳ, cùng người mua	Có thể lập một hóa đơn thay thế chung kèm bảng kê chi tiết	Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh chung kèm bảng kê chi tiết
Tình trạng hóa đơn gốc	Hóa đơn gốc không bị hủy nhưng được lưu với trạng thái đã được thay thế	Hóa đơn gốc vẫn tồn tại và được điều chỉnh bằng hóa đơn điều chỉnh
Mức độ ảnh hưởng đến hệ thống kế toán	Phải liên kết lại toàn bộ dữ liệu doanh thu, thuế theo hóa đơn mới	Chỉ cập nhật phần chênh lệch tăng, giảm so với hóa đơn gốc

5. Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Mặc dù Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã quy định rõ trình tự và nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót, nhưng trong quá trình thực hiện, kế toán và doanh nghiệp vẫn cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh rủi ro khi kê khai, quyết toán và thanh tra thuế.

5.1. Có thể lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng

Trường hợp trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng nội dung về người mua, tên hàng hóa, đơn giá hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn điện tử của cùng một người mua, thì được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho toàn bộ các hóa đơn đã lập sai trong tháng đó.

Khi áp dụng cách xử lý này, người bán phải lập kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để làm căn cứ đối chiếu và kê khai thuế.

Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được xử lý sai sót bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo cùng hình thức đã áp dụng ở lần xử lý đầu tiên.

5.2. Kê khai hóa đơn thay thế như thế nào?

Theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi lập hóa đơn thay thế, cả người bán và người mua phải thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn bị thay thế.

Theo đó, hóa đơn thay thế không được kê khai như một hóa đơn phát sinh mới của kỳ hiện tại mà phải gắn với kỳ đã kê khai hóa đơn có sai sót trước đó.

Việc kê khai đúng kỳ giúp bảo đảm số liệu doanh thu, thuế giá trị gia tăng và nghĩa vụ thuế được phản ánh chính xác, tránh rủi ro sai lệch khi đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế.

5.3. Có sử dụng hóa đơn thay thế để xử lý hàng bán bị trả lại không?

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý hàng hóa, dịch vụ bán ra bị trả lại không được thực hiện bằng hình thức lập hóa đơn thay thế.

Cụ thể, trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, dịch vụ đã mua, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch, thì người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán theo đúng quy định.

Như vậy, kể từ thời điểm Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, hóa đơn điều chỉnh là hình thức duy nhất được áp dụng để xử lý hàng bán bị trả lại, không áp dụng hóa đơn thay thế cho trường hợp này.

5.4.  Trường hợp đã xử lý sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tiếp tục áp dụng cùng hình thức

Đối với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý bằng hình thức lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì trường hợp sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn còn sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng ở lần xử lý đầu tiên.

Quy định này nhằm bảo đảm tính nhất quán trong quá trình xử lý sai sót hóa đơn, kể cả trong giai đoạn chuyển tiếp khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực và thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

5.5. Hóa đơn thay thế có hủy được không?

Không. Hóa đơn thay thế sau khi đã lập thì không được hủy.

Từ ngày 01/6/2025, theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP), quy định về hủy hóa đơn do lập sai đã được bãi bỏ.

Theo đó, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán chỉ được xử lý theo một trong hai hình thức là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, tùy thuộc vào tính chất và mức độ của sai sót, không áp dụng việc hủy hóa đơn như trước đây.

5.6. Hóa đơn thay thế bị sai thì xử lý như thế nào?

Trường hợp người bán đã lựa chọn hình thức lập hóa đơn thay thế để xử lý sai sót của hóa đơn gốc, nhưng sau đó phát hiện hóa đơn thay thế tiếp tục có sai sót, thì phải tiếp tục xử lý theo cùng hình thức đã lựa chọn ban đầu.

Cụ thể, người bán lập hóa đơn thay thế mới để thay thế cho hóa đơn thay thế bị sai. Việc xử lý phải tuân thủ nguyên tắc áp dụng thống nhất hình thức xử lý sai sót theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhằm bảo đảm tính liên tục và nhất quán của dữ liệu hóa đơn.

Việc lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP đòi hỏi người bán và kế toán phải nắm rõ bản chất sai sót, lựa chọn đúng hình thức xử lý và thực hiện đúng trình tự theo quy định mới áp dụng từ 01/6/2025.

So với Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước đây, Nghị định 70 đã điều chỉnh nhiều nguyên tắc quan trọng, đặc biệt là bãi bỏ việc hủy hóa đơn và phân định rõ giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế. Việc áp dụng đúng ngay từ đầu không chỉ giúp hóa đơn hợp lệ về mặt pháp lý mà còn hạn chế rủi ro khi kê khai, quyết toán và thanh tra thuế.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.