Từ ngày 1/7/2026, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trong đó, hoạt động bán hàng dự trữ quốc gia có những quy định riêng về đối tượng sử dụng, thời điểm lập và quản lý hóa đơn. Vậy các đơn vị cần thực hiện như thế nào theo quy định mới?

1. Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là gì?

Căn cứ Khoản 5, Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật. Đây là một loại hóa đơn được quy định riêng tại Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo đó, hóa đơn này được lập để ghi nhận hoạt động bán hàng dự trữ quốc gia. Mẫu tham khảo 01/DTQG – Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC thể hiện các thông tin chính như đơn vị dự trữ, đơn vị bán hàng, người mua hàng, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng tiền bán hàng.

1.1. Phân biệt hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia và hóa đơn bán hàng

Như vậy, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia không phải là hóa đơn bán hàng thông thường, mà là loại hóa đơn có phạm vi sử dụng riêng, gắn với hoạt động bán hàng dự trữ quốc gia của hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước.

1.2. Ai sử dụng hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia?

Căn cứ Khoản 5, Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật. Như vậy, loại hóa đơn này chỉ áp dụng cho hoạt động bán hàng dự trữ quốc gia của các cơ quan, đơn vị nêu trên, không phải loại hóa đơn sử dụng cho hoạt động bán hàng thông thường của doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

2. Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia mới nhất từ 01/7/2026

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu tham khảo hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia là Mẫu số 01/DTQG, có tên “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA”. Mẫu được áp dụng từ ngày 01/7/2026.

Mẫu 01/DTQG thể hiện các nhóm thông tin chính gồm: đơn vị dự trữ, đơn vị bán hàng, thông tin người mua hàng, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, cộng tiền bán hàng và số tiền viết bằng chữ. Phần cuối hóa đơn có vị trí ký của người mua hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị theo mẫu tham khảo.

Tải  Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia mới nhất Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia phải bảo đảm nội dung hóa đơn theo Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các quy định có liên quan. Khi thể hiện hóa đơn, đơn vị có thể tham khảo Mẫu số 01/DTQG ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Theo Mẫu 01/DTQG, hóa đơn thể hiện các nhóm thông tin chính gồm:

• Thông tin đơn vị dự trữ, đơn vị bán hàng: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản.
• Thông tin người mua: họ tên người mua hàng, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản và hình thức thanh toán.
• Thông tin hàng hóa: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thông tin tổng giá trị: cộng tiền bán hàng và số tiền viết bằng chữ.
• Thông tin xác nhận trên hóa đơn: người mua hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị theo mẫu tham khảo.

3. Thời điểm lập hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

Căn cứ Khoản 1, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, bao gồm cả bán hàng dự trữ quốc gia, là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Quy định này áp dụng trực tiếp cho hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

Ví dụ: Đơn vị dự trữ bàn giao hàng dự trữ quốc gia cho người mua ngày 10/8/2026 nhưng đến ngày 15/8/2026 mới nhận được tiền thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn là ngày 10/8/2026, tức thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phải ngày nhận tiền.

4. Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia có bắt buộc là hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia được quy định dưới hình thức hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, các đơn vị không phải chuyển ngay toàn bộ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026.

Cụ thể, Khoản 1, Điều 44, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

• Trước khi có thông báo chuyển đổi của Bộ Tài chính: việc quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia bằng giấy vẫn tiếp tục thực hiện theo pháp luật về bán hàng dự trữ quốc gia.
• Khi Bộ Tài chính có thông báo chuyển đổi: các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Đối với hóa đơn giấy chưa sử dụng hết: đơn vị thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Thông tư 91/2026/TT-BTC có Mẫu số 02/HUY-HĐBLG – Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy để sử dụng khi thực hiện thủ tục tiêu hủy theo quy định.

Như vậy, cần lưu ý: hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia bằng giấy vẫn được tiếp tục sử dụng trong thời gian chuyển tiếp. Việc chuyển sang hóa đơn điện tử thực hiện khi Bộ Tài chính có thông báo chuyển đổi, chứ không mặc nhiên bắt buộc chuyển toàn bộ từ ngày 01/7/2026.

Nhìn chung, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đã hoàn thiện quy định về hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, từ đối tượng sử dụng, thời điểm lập, nội dung đến mẫu hóa đơn tham khảo 01/DTQG. Các đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước cần nắm rõ quy định, đồng thời theo dõi hướng dẫn của Bộ Tài chính để thực hiện đúng khi chuyển sang hóa đơn điện tử.

Dương Thúy.