Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định cụ thể về việc lập, quản lý và sử dụng biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử. Trong đó, các nội dung đáng chú ý gồm thời điểm lập, nội dung bắt buộc trên biên lai, ủy nhiệm lập biên lai, truyền dữ liệu đến cơ quan thuế và lộ trình xử lý biên lai giấy. Bài viết tổng hợp những quy định quan trọng về biên lai điện tử mà tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cần lưu ý khi thực hiện.

Mục Lục 1. Biên lai là gì? 2. Quy định về lập và sử dụng biên lai điện tử 3. Khi nào bắt buộc chuyển sang sử dụng biên lai điện tử? 4. Mẫu 01/PLPĐT: Biên lai thu phí, lệ phí điện tử mới nhất

1. Biên lai là gì?

Theo quy định về hóa đơn, chứng từ, biên lai là chứng từ ghi nhận thông tin về các khoản thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Biên lai được thể hiện dưới hình thức điện tử hoặc biên lai giấy. Trong đó, biên lai điện tử là chứng từ dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về thuế, phí và lệ phí.

Về việc sử dụng biên lai giấy, Khoản 1, Điều 43, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2026. Tuy nhiên, Nghị định 254/2026/NĐ-C có quy định chuyển tiếp đối với số biên lai giấy chưa sử dụng hết.

Cụ thể, theo Khoản 2, Điều 44, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026.

Từ 01/01/2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải được tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Đồng thời, tổ chức sử dụng biên lai giấy phải chuyển đổi sang áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

2. Quy định về lập và sử dụng biên lai điện tử

Việc lập và sử dụng biên lai điện tử phải tuân thủ các quy định về thời điểm lập, nội dung biên lai, đăng ký sử dụng, ủy nhiệm lập và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

2.1. Thời điểm lập biên lai

Căn cứ Khoản 1, Điều 24, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức thu có trách nhiệm lập biên lai và giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 2, Khoản 3 và Khoản 4 Điều này.

Như vậy, về nguyên tắc, biên lai được lập tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí. Tổ chức thu cần xác định đúng thời điểm lập biên lai theo quy định, đồng thời lưu ý các trường hợp ngoại lệ được quy định tại Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

2.2. Nội dung biên lai

Căn cứ Khoản 2, Điều 23, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên lai thu thuế, phí, lệ phí phải có các nội dung sau:

• Tên biên lai.
• Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Số biên lai, được ghi bằng chữ số Ả-rập và có tối đa 8 chữ số. Đối với biên lai điện tử, số biên lai bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
• Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
• Tên loại khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền thể hiện bằng số và bằng chữ.
• Ngày, tháng, năm lập biên lai.
• Chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.

Nội dung thể hiện trên biên lai phải đúng với nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh. Biên lai được lập bằng tiếng Việt; trường hợp có thêm tiếng nước ngoài, nội dung này phải đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới nội dung tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.

Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp pháp luật quy định khoản phí, lệ phí có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại Nghị định 362/2025/NĐ-CP.

Ngoài các nội dung bắt buộc, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí được bổ sung thông tin, logo, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định pháp luật. Các thông tin bổ sung không được che khuất, làm mờ nội dung bắt buộc và cỡ chữ không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc trên biên lai.

2.3. Ký hiệu mẫu và ký hiệu biên lai điện tử

Căn cứ Điều 19, Thông tư 91/2026/TT-BTC và Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư, ký hiệu mẫu và ký hiệu biên lai điện tử được quy định như sau:

Ký hiệu mẫu biên lai điện tử gồm 5 ký tự, trong đó 3 ký tự đầu là EBL và 2 ký tự số thể hiện loại biên lai:

• EBL01: Biên lai thu phí, lệ phí không có mệnh giá.
• EBL02: Biên lai thu phí, lệ phí có mệnh giá.

Ký hiệu biên lai điện tử gồm 5 ký tự:

• Hai ký tự đầu là hai chữ số Ả-rập thể hiện năm lập biên lai điện tử, được xác định theo hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ, biên lai lập năm 2026 thể hiện là 26.
• Ký tự tiếp theo là chữ T, áp dụng đối với biên lai điện tử.
• Hai ký tự cuối là hai chữ cái trong nhóm A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y để phân biệt các biên lai điện tử trong cùng một năm.

Ví dụ: Ký hiệu 26TAA thể hiện biên lai điện tử được lập trong năm 2026; trong đó 26 là năm lập, T là biên lai điện tử và AA là ký hiệu phân biệt.

2.4. Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Căn cứ Điều 17, Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí thuộc đối tượng sử dụng chứng từ điện tử thực hiện đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTD-CTĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư.

Việc đăng ký được thực hiện như sau:

• Nơi đăng ký: Qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc Trang thông tin điện tử của Cục Hải quan đối với trường hợp thuộc phạm vi quản lý tương ứng.
• Nội dung đăng ký: Tổ chức lựa chọn loại biên lai sử dụng, hình thức gửi dữ liệu và các thông tin liên quan theo Mẫu số 01/ĐKTD-CTĐT. Trong đó, mẫu đăng ký có các lựa chọn đối với biên lai thu thuế, phí, lệ phí; biên lai thu phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá và biên lai thu phí, lệ phí có sẵn mệnh giá.
• Thời hạn phản hồi: Trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký, cơ quan quản lý thuế gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.

Trường hợp đã đăng ký nhưng có thay đổi thông tin sử dụng biên lai điện tử, tổ chức thực hiện đăng ký thay đổi và gửi lại Mẫu số 01/ĐKTD-CTĐT theo quy trình đăng ký ban đầu. Cơ quan quản lý thuế tiếp tục thực hiện tiếp nhận và phản hồi việc đăng ký thay đổi theo quy định tại Điều 17 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

2.5. Ủy nhiệm lập biên lai điện tử

Căn cứ Điều 25, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Khi thực hiện ủy nhiệm lập biên lai điện tử, cần lưu ý:

• Văn bản ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm, phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm và thông tin của bên nhận ủy nhiệm.
• Việc ủy nhiệm phải được thông báo với cơ quan thuế chậm nhất 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm bắt đầu lập biên lai.
• Biên lai do bên nhận ủy nhiệm lập vẫn phải thể hiện tên của tổ chức ủy nhiệm; đồng thời thể hiện tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức nhận ủy nhiệm.
• Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết công khai việc ủy nhiệm tại nơi lập biên lai, nơi thu phí, lệ phí hoặc trên trang thông tin điện tử của đơn vị.
• Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập biên lai đúng thực tế phát sinh và chuyển dữ liệu biên lai điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.
• Khi chấm dứt ủy nhiệm, hai bên phải xác định việc chấm dứt bằng văn bản, thông báo với cơ quan thuế và công khai việc chấm dứt ủy nhiệm theo quy định.

Ngoài ra, thông tin đăng ký ủy nhiệm lập biên lai cũng được thể hiện tại Mẫu số 01/ĐKTD-CTĐT ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, gồm loại biên lai ủy nhiệm, ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, thông tin bên nhận ủy nhiệm, mục đích, thời hạn và phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm.

2.6. Xử lý biên lai điện tử có sai sót

Căn cứ Điều 20, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp biên lai điện tử đã lập có sai sót, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí thực hiện xử lý tùy theo từng trường hợp cụ thể.

• Trường hợp sai tên, địa chỉ của người nộp nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai: tổ chức thu thông báo cho người nộp về việc biên lai có sai sót và không phải lập lại biên lai.
• Trường hợp sai mã số thuế, sai số tiền, sai tên khoản thu hoặc biên lai không thuộc trường hợp nêu trên: tổ chức thu lập biên lai điện tử mới thay thế cho biên lai đã lập sai.
• Trước khi xử lý biên lai điện tử đã lập sai, tổ chức thu thực hiện thông báo với cơ quan thuế về chứng từ điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Biên lai điện tử lập thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho biên lai Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
• Trường hợp biên lai điện tử đã lập sai và đã được xử lý nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì thực hiện xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Như vậy, khi phát hiện biên lai điện tử có sai sót, tổ chức thu cần xác định đúng nội dung sai để lựa chọn hình thức thông báo hoặc lập biên lai thay thế theo quy định.

2.7. Chuyển dữ liệu biên lai điện tử đến cơ quan thuế

Căn cứ Điều 27 và Điều 29, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và tổ chức nhận ủy nhiệm lập biên lai có trách nhiệm chuyển dữ liệu biên lai điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.

Việc chuyển dữ liệu cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Dữ liệu biên lai điện tử được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu và phương thức kết nối theo quy định.
• Quá trình kết nối, truyền và tiếp nhận dữ liệu phải bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu, tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu; đồng thời có khả năng tra cứu, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Trường hợp xảy ra sự cố hệ thống dẫn đến không thể kết nối, truyền dữ liệu, tổ chức có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra sự cố và thực hiện khắc phục.
• Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và tổ chức nhận ủy nhiệm lập biên lai có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và bảo mật trong quá trình sử dụng.

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, dữ liệu biên lai điện tử gửi cơ quan thuế được tổng hợp theo Mẫu số 01/TH-BLĐT tại Phụ lục III. Bảng tổng hợp bao gồm các thông tin như ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số biên lai, ngày lập, loại khoản thu thuế, phí, lệ phí, số tiền, tỷ giá và trạng thái biên lai.

Khi gửi bảng tổng hợp, tổ chức thu cần bảo đảm thông tin kê khai phản ánh đúng dữ liệu biên lai điện tử đã lập để phục vụ việc quản lý, tra cứu và đối chiếu của cơ quan thuế.

3. Khi nào bắt buộc chuyển sang sử dụng biên lai điện tử?

Căn cứ Khoản 2, Điều 44, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026.

Từ ngày 01/01/2027:

• Toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải được tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
• Tổ chức đang sử dụng biên lai giấy phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Như vậy, tổ chức còn biên lai giấy tự in, đặt in chưa sử dụng hết không bắt buộc phải chuyển đổi ngay trong năm 2026 mà được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026. Kể từ ngày 01/01/2027, tổ chức phải chuyển sang sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

4. Mẫu 01/PLPĐT: Biên lai thu phí, lệ phí điện tử mới nhất

Mẫu biên lai thu phí, lệ phí điện tử hiện nay là Mẫu 01/PLPĐT tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Mẫu 01/PLPĐT gồm các nhóm thông tin chính:

• Thông tin biên lai: mẫu số, ký hiệu, số biên lai và ngày lập.
• Thông tin tổ chức thu: tên tổ chức thu, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản.
• Thông tin người nộp: tên người nộp, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản.
• Thông tin khoản thu: số tiền, số tiền bằng chữ và hình thức thanh toán.
• Chữ ký số của tổ chức thu phí, lệ phí.

Mẫu 01/PLPĐT là mẫu hiển thị biên lai thu phí, lệ phí điện tử để các tổ chức tham khảo khi lập biên lai theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Tải Mẫu 01/PLPĐT  - Mẫu biên lai thu phí, lệ phí điện tử hiện nay

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể về việc lập và sử dụng biên lai điện tử. Các tổ chức cần nắm rõ quy định, đặc biệt là mốc chuyển đổi sang biên lai điện tử từ ngày 01/01/2027 để chủ động triển khai đúng quy định.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.