Thời điểm xuất hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lưu ý
Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn không chỉ đảm bảo tính chính xác, minh bạch của các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ mà còn là căn cứ quan trọng để quyết toán thuế. Tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ đã quy định rõ thời điểm xuất hóa đơn điện tử, theo đó bắt buộc các đơn vị, doanh nghiệp tuân thủ.
Quy định về xuất hóa đơn điện tử.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Khi nào xuất hóa đơn điện tử?
Hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn được thể hiện dưới hai hình thức là hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Khái niệm hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 như sau:
“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Như vậy, hóa đơn điện tử chính là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi lại thông tin bán hàng hóa dịch vụ theo quy định.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Khi nào xuất hóa đơn điện tử?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Như vậy, trường hợp người bán áp dụng hình thức hóa đơn điện tử thì khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán thực hiện xuất hóa đơn điện tử theo quy định để giao cho người mua.
2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử là một trong những yếu tố quan trọng ảnh đến hoạt động kế toán, nộp thuế của doanh nghiệp. Các yếu tố ảnh hưởng đến thời điểm xuất hóa đơn điện tử gồm có:
- Loại hàng hóa, dịch vụ: Mỗi loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau sẽ có đặc thù riêng về thời điểm xuất hóa đơn.
- Hình thức thanh toán: Thanh toán trước, thanh toán sau hoặc thanh toán theo tiến độ sẽ ảnh hưởng đến thời điểm lập hóa đơn.
- Quy định thỏa thuận trong hợp đồng: Các điều khoản thỏa thuận về thời điểm xuất hóa đơn trong hợp đồng giữa bên bán và bên mua.
Doanh nghiệp xuất hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa.
2.1. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử đối với hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn điện tử như sau:
(1) Đối với hoạt động bán hàng hóa
Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Lưu ý:
- Việc bán hàng hóa bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia
- Thời điểm xuất hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thế nào?
(2) Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ
Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
2.2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử đối với các trường hợp cụ thể
Tại Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
STT |
Trường hợp |
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử |
1 |
a) Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như: - Trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện (trừ đối tượng quy định tại điểm h khoản này), nước, - Trường hợp cung cấp dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), - Trường hợp cung cấp dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này) được bán theo kỳ nhất định. |
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên Luu ý: chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
|
2 |
b) Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ.
|
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. - Trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. |
3 |
c) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn.
|
Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền |
4 |
d) Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng. |
|
Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng. |
Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
|
|
Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng. |
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng |
|
5 |
đ) Trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử. |
Thời điểm lập hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử. |
6 |
e) Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô |
|
Đối với bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ).
|
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
|
|
Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua.
|
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.
|
|
Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác.
|
Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ. |
|
7 |
g) Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử. |
Cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. |
8 |
h) Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện. Riêng hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.
|
Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế. |
9 |
i) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng. |
Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
|
10 |
k) Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý.
|
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
11 |
l) Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn. |
Cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng. |
12 |
m) Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật. |
Thời điểm lập hóa đơn là tại thời điểm kết thúc chuyến đi |
13 |
n) Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh (KCB) có sử dụng phần mềm quản lý KCB và quản lý viện phí, từng giao dịch KCB và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin. - Khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn. |
Cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin KCB và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
|
14 |
o) Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng. |
Thời điểm lập hóa đơn là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. |
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, |
Có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty.
3. Mức phạt khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm
Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm có thể gây ra nhiều hậu quả cho người bán như: bị phạt hành chính, gây khó khăn trong việc kê khai thuế hay bị mất uy tín với khách hàng gây rủi ro cho khách hàng.
Theo quy định Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Khoản 3, Điều 1, Nghị định 102/2021/NĐ-CP thì người bán xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt như sau:
- Trường hợp xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ => Phạt cảnh cáo
- Trường hợp xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế => Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Trường hợp xuất hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế => Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
Các mức phạt trên áp dụng cho cá nhân bán hàng vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn. Đối với tổ chức, doanh nghiệp vi phạm thì mức phạt gấp 2 lần so với mức phạt của cá nhân.
>> Tham khảo: Hóa đơn bán lẻ vật liệu xây dựng.
Như vậy, việc nắm rõ thời điểm xuất hóa đơn điện tử sẽ giúp người bán tránh được các vi phạm về quản lý hóa đơn chứng từ, tránh bị phạt hành chính.
Tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn không chỉ là trách nhiệm, nghĩa vụ của người bán mà còn góp phần thắt chặt quản lý tạo sự minh bạch trong mua bán trao đổi hàng hóa dịch vụ, đảm bảo sự phát triển chung của nền kinh tế.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/