Hóa đơn, chứng từ là tài liệu quan trọng của doanh nghiệp được sử dụng làm căn cứ quyết toán thuế và chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Theo đó, doanh nghiệp cần phải nắm rõ các nguyên tắc lập, quản lý ,sử dụng hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật để tránh bị phạt và gây tổn thất cho mình.

Cập nhật nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ mới nhất.

1. Định nghĩa về hóa đơn chứng từ

Hóa đơn và chứng từ là hai khái niệm sử dụng phổ biến trong kế toán, mua bán trao đổi hàng hóa dịch vụ. Để hiểu chính xác về hóa đơn chứng từ người dùng cần căn cứ theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn, chứng từ. Cụ thể:
- Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế (theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-C)
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Hóa đơn, chứng từ có thể được lập dưới dạng giấy hoặc được lập dưới dạng hóa đơn, chứng từ điện tử. Hiện nay việc áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử được phổ biến rộng rãi nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lý đồng thời hướng đến mục tiêu chuyển đổi số tối ưu hiệu quả làm việc.
>> Tham khảo: Quy định thời điểm lập hóa đơn với dịch vụ ngân hàng.

2. Nguyên tắc lập, quản lý sử dụng hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn phải được lập theo nguyên tắc chung, thống nhất nhằm đảm bảo cho việc quản lý hiệu quả. Việc lập quản lý sử dụng hóa đơn chứng từ sai nguyên tắc sẽ có thể dẫn đến phạt hành chính nặng hơn là bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Do đó, các cá nhân, tổ chức khi sử dụng hóa đơn chứng từ cần nắm rõ nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ mới nhất quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/202.

2.1. Nguyên tắc lập hóa đơn chứng từ

Nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa được quy định theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP các cá nhân, đơn vị cần đặc biệt lưu ý.
(1) Nguyên tắc lập hóa đơn
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);
- Người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua khi xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa
Khi lập hóa đơn, chứng từ thì hóa đơn, chứng từ phải có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
(2) Nguyên tắc lập chứng từ
- Phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế.
- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Chứng từ phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn một trong hai phương thức sau:
- Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế.
- Cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Lưu ý: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc lập hóa đơn, chứng từ.

2.2. Nguyên tắc quản lý sử dụng hóa đơn, chứng từ

Trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cần lưu ý:
(1) Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành (theo Khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
(2) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế (theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
(3) Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
(4) Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

2.3. Trường hợp ủy nhiệm cho bên thứ 3 lập hóa đơn chứng từ

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên việc ủy nhiệm lập quản lý và sử dụng hóa đơn chứng từ cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.
- Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm gồm: mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Việc ủy nhiệm tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm.
- Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm gồm: mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.

3. Áp dụng hóa đơn điện tử E-invoice trong lập quản lý sử dụng hóa đơn chứng từ

Để thuận tiện cho việc mua bán trao đổi hàng hóa dịch vụ cũng như việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ các đơn vị, doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
Trong số rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay thì phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được các doanh nghiệp, đơn vị tin tưởng lựa chọn do có tính năng ưu việt và dịch vụ tốt.

Quản lý hóa đơn chứng từ trên phần mềm E-invoice tối ưu hóa lợi ích.

Ưu điểm vượt trội của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice:

• Tuân thủ quy định của pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Hoạt động đa nền tảng, lập-xuất hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi trên 3 phiên bản Desktop, Website, Mobile App;
• Tích hợp linh hoạt, đa dạng với hệ thống các phần mềm có sẵn;
• Đáp ứng đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, quản lý, sử dụng, gửi hóa đơn cho khách hàng…;
• Có thể phê duyệt, xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Giao diện làm việc thông minh, dễ dàng sử dụng;
• Phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp từ mô hình tập chúng đến mô hình phân tán;
• Có đa dạng gói dịch vụ, giá cả cạnh tranh;
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt: Hỗ trợ 24/7 với các phương thức trực tuyến và hỗ trợ trực tiếp.

Hiện phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn có thể kể đến như: Grab;  Golden Gate;  KFC; Savills Việt Nam; CJ CGV; Circle K; Honda Việt Nam…
Trên đây là nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ theo quy định mới nhất. Các đơn vị, doanh nghiệp lưu ý để tránh các sai phạm dẫn đến bị phạt hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.