Hóa đơn điện tử E-invoice: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Áp dụng hóa đơn điện tử không còn là xu thế mà là yêu cầu bắt buộc của Bộ Tài Chính trong thời kỳ 4.0. Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là giải pháp toàn diện, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn và các tiêu chuẩn do Tổng cục Thuế đề ra.

E-invoice do Thaisonsoft phát triển.

1. Sử dụng hóa đơn điện tử hướng tới chuyển đổi số

Hóa đơn điện tử trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp, đơn vị luôn tìm kiếm những giải pháp để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.

Hóa đơn điện tử chính là một trong những công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó.

Trong những năm gần đây, xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử được đặc biệt quan tâm do nhiều yếu tố tác động từ chính sách pháp luật, tác động từ môi trường, tác động từ sự thay đổi công nghệ.

Hóa đơn điện tử giúp các đơn vị, doanh nghiệp giải quyết được rất nhiều các vấn đề mà hóa đơn giấy còn tồn tại.

- Quản lý hóa đơn dễ dàng: việc lập, gửi và nhận hóa đơn điện tử được thực hiện nhanh, thuận tiện theo quy định của pháp luật.

- Tìm kiếm hóa đơn nhanh, chính xác: hóa đơn điện tử có thể được tìm kiếm theo nhiều các tiêu thức khác nhau (VD theo ngày lập hóa đơn, ngày xuất hóa đơn, tên khách hàng…) chỉ với vài thao tác nhấp chuột trên hệ thống hóa đơn điện tử.

- Hạn chế tối đa việc mất, hỏng hóa đơn: hóa đơn điện tử không thể bị rách, hỏng như hóa đơn giấy. Rủi ro bị mất gần như không có do được mã hóa và lưu trên thiết bị điện tử của nhiều bên trong đó có cả cơ quan thuế.

- Lưu trữ số lượng lớn: hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ với số lượng lớn, dễ dàng trên máy tính và các thiết bị điện tử như USB… giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí mặt bằng cho kho lưu trữ và chi phí quản lý.

- Bảo mật: hóa đơn điện tử có độ bảo mật cao, chỉ những người được ủy quyền mới có thể được xem hoặc nhận hóa đơn.

Trên thực tế, áp dụng hóa đơn điện tử mà một trong những bước căn bản và bắt buộc phải thực hiện trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, theo đó tạo ra một mạng lưới thông tin đồng nhất, được số hóa và xử lý nhanh chóng.

Áp dụng hóa đơn điện tử cũng là phương thức để doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối với các đối tác, khách hàng và kết nối với cơ quan thuế một cách thuận tiện.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Trong rất nhiều các lựa chọn về phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay, E-invoice cung cấp bởi Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) được rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ưu tiên sử dụng.

Tính năng cơ bản và nâng cao của E-invoice.

2.1. Tính năng cơ bản đáp ứng quy định của Pháp luật

Thực tế, có rất nhiều loại hóa đơn điện tử, mỗi loại hóa đơn điện tử khác nhau sẽ có những đặc thù và tính năng ưu việt riêng.

Việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp quyết định đến năng suất, hiệu quả công việc.

Hóa đơn điện tử E-invoice đáp ứng tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cụ thể các tính năng cơ bản gồm:

- Cung cấp đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn: Tạo lập - Phát hành - Điều chỉnh - Thay thế - Xóa bỏ hóa đơn.

- Hoạt động đa nền tảng, lập-xuất hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi trên 3 phiên bản Desktop, Website, Mobile App.

- Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS,...

- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn mẫu hóa đơn có sẵn với kho mẫu hóa đơn đa dạng.

2.2. Tính năng nâng cao, tối ưu cho người dùng

Bên cạnh tính năng cơ bản, phần mềm hóa đơn E-invoice còn có các tính năng nâng cao đáp ứng đa dạng nhu cầu của người dùng gồm có:

- Tích hợp linh hoạt, đa dạng với hệ thống các phần mềm có sẵn.

- Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, nhiều cấp quản lý.

- Xử lý chính xác, liên tục 24/7 lượng lớn dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng do nhiều điểm xuất hóa đơn.

- Phê duyệt, xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn.

Đối với các đơn vị, kinh doanh nhà hàng, khách sạn, siêu thị thì các tính năng nâng cao là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp, đơn vị có thể quản lý hóa đơn hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn E-invoice

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice.

Nhờ vào tính năng ưu việt, hóa đơn điện tử E-invoice mang đến nhiều lợi ích cho người dùng.

Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

- Tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả đầu tư: chỉ với cơ sở hạ tầng cơ bản mọi doanh nghiệp đều có thể áp dụng hóa đơn điện tử E-invoice giúp tiết kiệm tối đa chi phí phát hành, vận chuyển, in ấn hóa đơn.

- Tích hợp đa dạng với các phần mềm có sẵn: hỗ trợ tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm kế toán, ...

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ mô hình quản lý tập trung hoặc phân tán.

- Hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp 24/7: ThaisonSoft có 5 trung tâm hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ ngoài giờ hành chính và các ngày nghỉ, ngày lễ.

- Triển khai phần mềm nhanh chóng: khách hàng được tư vấn, hỗ trợ lựa chọn, cài đặt, sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian triển khai, tạo lợi thế cạnh tranh.

- Đa dạng các gói hóa đơn, giá cả cạnh tranh: doanh nghiệp có thể lựa chọn các gói hóa đơn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

- Kinh nghiệm triển khai cho các đơn vị lớn: triển khai thành công cho các doanh nghiệp hàng đầu như: Honda, AEON, Samsung, Toyota, Lotte, Golden Gate…

- Bảo mật thông tin: thông tin về khách hàng được bảo mật thông tin nghiêm ngặt. Thông tin về hóa đơn cũng được mã hóa bảo vệ đa tầng loại bỏ rủi ro rò rỉ thông tin, đánh cắp hay mất thông tin.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.

4. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice.

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice đơn giản, được ThaisonSoft hỗ trợ tối đa là một điểm cộng khiến doanh nghiệp ưu ái lựa chọn.

Cụ thể, quy trình 4 bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice như sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng

Đơn vị, doanh nghiệp quan tâm có thể đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử E-invoice bằng nhiều cách:

- Đăng ký qua đường dây nóng: 1900.4767 hoặc 1900.4768.

- Đăng ký qua website: đăng ký qua website einvoice.vn hoặc thaison.vn.

- Đăng ký qua fanpage:

Fanpage Thái Sơn: https://www.facebook.com/THAISONSOFTVN

Fanpage E-invoice: https://www.facebook.com/einvoicevn

- Đăng ký qua các kênh khác: thông qua các đại lý.

Bước 2: Nhận tư vấn

Dựa vào các thông tin mà quý khách hàng cung cấp các chuyên viên của ThaisonSoft sẽ tư vấn và hỗ trợ quý khách hàng sử dụng các gói dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp, đồng thời hỗ trợ thủ tục đăng ký nhanh chóng.

Bước 3: Cài đặt phần mềm

Sau khi quý khách hàng hoàn tất bước thanh toán, ThaisonSoft sẽ cung cấp tài nguyên để khách hàng có thể cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice một cách thuận lợi.