Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán là yêu cầu của nhiều giao dịch mua bán hàng hóa, theo đó khi xuất cần đảm bảo chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là các trường hợp xuất đơn giảm giá hàng bán phổ biến và hướng dẫn xuất hóa đơn giảm giá hàng bán chi tiết.

 

Hướng dẫn xuất hóa đơn giảm giá hàng bán.

 

1. Trường hợp cần xuất hóa đơn giảm giá phổ biến

 

Trên thực tế, bản chất của xuất hóa đơn giảm giá hàng bán là điều chỉnh lại giá sản phẩm, chỉnh sửa các sai sót về giá đã xác lập trước đó. Như vậy các trường hợp phổ biến xuất hóa đơn giảm giá hàng bán bao gồm:

 

- Sai sót về giá hàng hóa khi lập hóa đơn: Khi lập hóa đơn người lập ghi sai về giá sản phẩm trên hóa đơn đã xuất, khi này doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

 

- Hàng hóa bị lỗi, hư hỏng: Hàng hóa bị lỗi hoặc hỏng một phần, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn giảm giá hàng bán để điều chỉnh lại giá ban đầu phù hợp hơn với hiện trạng hàng bán được.

 

- Áp dụng chương trình khuyến mãi, giảm giá: Khi áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá trong các chiến dịch đặc biệt doanh nghiệp cần xuất hóa đơn giảm giá để ghi nhận số tiền giảm.

 

- Giá bán là giá tạm tính khi ký hợp đồng: Khi ký hợp đồng giá tạm tính để ở mức cao, thực tế bán ở mức giá thấp hơn.

 

>> Tham khảo: Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn thế nào?

 

2. Quy định liên quan đến xuất hóa đơn giảm giá hàng bán

 

Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán cần phải thực hiện theo quy định của Pháp luật về quản lý hóa đơn, chứng từ. Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

 

“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

 

....

 

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

 

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

 

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

 

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”

 

Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán trong trường hợp doanh nghiệp đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định về xử lý hóa đơn có sai sót tại  Điểm b, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tùy từng trường hợp cụ thể mà kế toán xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán cho phù hợp.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

 

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn giảm giá hàng bán

 

Kế toán cần nắm rõ các bước xuất hóa đơn giảm giá hàng bán đảm bảo cho việc hạch toán kế toán và kê khai thuế được chính xác.

 

3.1. Bốn bước xuất hóa đơn giảm giá hàng bán

 

Để xuất hóa đơn giảm giá hàng bán người bán thực hiện các bước như sau:

 

Bước 1: Thông báo điều chỉnh giảm giá hàng bán

 

Người bán thông báo về sai sót về giá, thông báo thực hiện điều chỉnh giảm giá hàng bán cho người mua.

 

Bước 2: Các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

 

Trường hợp người bán và người mua đã có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót người bán thực hiện lần lượt các việc sau:

 

- Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. 

 

- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn cũ có sai sót.

 

Bước 3: Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán

 

Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán (hay lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót)

 

- Người mua lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT thực hiện thông báo cho cơ quan thuế về sai sót của hóa đơn.

 

- Xuất hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai sót hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót về giá.

 

Lưu ý:

 

- Hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

- Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thế nào?

 

Bước 4: Ký số hóa đơn

 

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

 

Bước 5: Gửi cho cơ quan thuế và người mua

 

Người bán sau ký số thành công đó thực hiện lần lượt các bước:

 

- Gửi cho người mua (áp dụng khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).

 

- Gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới. Sau khi hóa đơn được cấp mã thì gửi cho người mua (áp dụng khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

 

Hướng dẫn các bước xuất hóa đơn giảm giá hàng bán.

 

3.2. Hướng dẫn trường hợp giá bán là giá tạm tính tại thời điểm ký hợp đồng sau đó phát sinh giảm giá hàng bán

 

Căn cứ theo Công văn 25024/CTHN-TTHT năm 2022 (trả lời văn bản số 53/2022/CV-VNVC ngày 10/5/2022 của Công ty Cổ phần Vacxin Việt Nam) hướng dẫn về xuất hóa đơn giảm giá hàng bán như sau:

 

Trường hợp hóa đơn đã lập (theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) với giá bán là giá tạm tính tại thời điểm ký hợp đồng sau đó phát sinh giảm giá bán thì người bán và người mua thực hiện các bước dưới đây:

 

• Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

 

• Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

 

• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

• Bước 4: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

 

• Bước 5: Người bán gửi hóa đơn giảm giá hàng bán mới cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

 

Việc lập hóa đơn giảm giá hàng bán được thực theo hướng dẫn tại Khoản 6, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính.

 

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn giảm giá hàng bán

 

Trong trường hợp phải xuất hóa đơn giảm giá hàng bán người bán cần lưu ý những điểm sau:

 

- Thời hạn xuất hóa đơn: Nên xuất hóa đơn giảm giá hàng bán ngay sau khi phát sinh sự việc để đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Việc xuất hóa đơn sau khi có quyết định kiểm tra thanh tra của cơ quan thuế sẽ khiến doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo quy định.

 

- Bảo quản hóa đơn: Lưu giữ hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra khi cần thiết.

 

- Kê khai thuế: Sau khi điều chỉnh về giá thì mức thuế GTGT có thể thay đổi, do đó doanh nghiệp cần thực hiện kê khai chính xác số liệu trên hóa đơn giảm giá vào sổ sách kế toán và báo cáo thuế.

 

5. Phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh, chính xác

 

Xuất hóa đơn trên phần mềm E-invoice nhanh, tối ưu lợi ích.

 

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm hóa đơn điện tử trong đó có phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

 

Phần mềm có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quá trình xuất hóa đơn giảm giá, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.

 

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm E-invoice:

 

- Có thể xuất lập hóa đơn nhanh, thuận tiện với độ chính xác cao;

 

- Cung cấp đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn bao gồm: Tạo lập - Phát hành - Điều chỉnh - Thay thế - Xóa bỏ hóa đơn;

 

- Đáp ứng đầy đủ các quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ hiện hành;

 

- Sử dụng trên đa nền tảng, có thể tích hợp linh hoạt với các phần mềm quản lý khác;

 

- Chi phí sử dụng hóa đơn cạnh tranh;

 

- Được hỗ trợ tận tình 24/7 khi gặp sự cố hoặc cần hướng dẫn nghiệp vụ hóa đơn trên phần mềm.

 

Xuất hóa đơn giảm giá hàng bán là một trong những kỹ năng quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần nắm vững.

 

Việc thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật tránh các rủi ro bị phạt và gây ảnh hưởng đến uy tín.

 

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/