Lập và xuất hóa đơn điện tử thành thạo là nghiệp vụ bắt buộc đối với kế toán. Tuy nhiên, đối với người mới sẽ không tránh khỏi lúng túng ban đầu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice và xuất hóa đơn gửi khách hàng, theo đó hỗ trợ kế toán nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian công sức. 

 

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice.

 

1. Giới thiệu về hóa đơn điện tử E-invoice

 

Hóa đơn điện tử E-invoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - một trong những đ vị hàng đầu cung cấp cá giải pháp công nghệ phục vụ quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực công.

 

Với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự đầu tư mạnh mẽ về kỹ thuật công nghệ, E-invoice ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

 

Cụ thể các tính năng ưu việt của E-invoice:

 

- Quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

 

- Truyền nhận dữ liệu nhanh chóng.

 

- Quản lý tài khoản truy nhập và phân quyền sử dụng cho từng nhân viên.

 

- Hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, các mẫu báo cáo phục vụ kê khai thuế.

 

- Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng thông qua: Internet, email, SMS,...

 

- Tích hợp dữ liệu từ phần mềm SAP, phần mềm ERP, phần mềm CRM,... xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.

 

- Phù hợp với đa dạng các loại chữ ký số.

 

- Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng, nhắc thanh toán qua SMS.

 

- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ, các chính sách của cơ quan thuế; tự động kết nối để lấy thông tin doanh nghiệp từ mã số thuế để xuất hóa đơn giúp tránh sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.

 

Hóa đơn E-invoice mang đến trải nghiệm làm việc hiện đại, giúp dễ dàng tạo lập, phát hành và quản lý hóa đơn.

 

Nhờ các ưu điểm vượt trội so với các phần mềm hóa đơn điện tử khác, cùng với đó là sự hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp của nhà cung cấp đã trở thành hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

 

2. Chuẩn bị trước khi lập hóa đơn điện tử E-invoice

 

Việc lập hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định của Pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Trước khi bắt đầu lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:

 

- Doanh nghiệp đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.

 

- Máy tính có cấu hình phù hợp có kết nối internet ổn định.

 

- Đã cài đặt cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

 

- Có chứng thư số, chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp.

 

- Chữ ký số còn hạn sử dụng và đảm bảo an toàn theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử.

 

3. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử E-invoice

 

Hóa đơn điện tử E-invoice đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

 

Việc nắm vững cách lập hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý.

 

3.1. Mọi hóa đơn điện tử đều có thể lập trên phần mềm E-invoice

 

Lập hóa đơn điện tử là bước quan trọng trong quy trình nghiệp vụ thực hiện hóa đơn điện tử xác thực sau khi người dùng đã khởi tạo mẫu hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn.

 

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hỗ trợ tạo lập đầy đủ các loại hóa đơn xác thực do cơ quan thuế quy định như:

 

- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).

 

- Hóa đơn bán hàng (có mã số thuế).

 

- Hóa đơn phi thuế quan.

 

- Phiếu xuất kho (có mã số thuế).

 

- Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

 

- Tem, vé, thẻ.

 

- Biên lai thu phí, lệ phí (có mã/không có mã số thuế).

 

- Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền.

 

- Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền.

 

- Hóa đơn điều chỉnh chiết khấu.

 

3.2. Thiết lập ban đầu dành cho người mới 

 

Các bước lập hóa đơn điện tử (hóa đơn giá trị gia tăng xác thực mới) trên phần mềm E-invoice như sau:

 

Bước 1: Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử E-invoice

 

Để thực hiện quy trình lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice, doanh nghiệp truy cập vào trang xuất hóa đơn theo địa chỉ sau: https://einvoice.com.vn/.

 

Giao diện đăng nhập hóa đơn điện tử E-invoice.

 

Thực hiện đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử E-invoice bằng tài khoản đã được cấp bao gồm:

 

- Mã số thuế: Nhập vào mã số thuế của Đơn vị xuất hóa đơn. 

 

- Tên đăng nhập: Nhập vào tên đăng nhập đã được cấp. 

 

- Mật khẩu: Nhập vào mật khẩu của tên đăng nhập vừa nhập ở trên.

 

(Lưu ý: Thông tin tài khoản này được hệ thống gửi về địa chỉ email khi Đơn vị đăng ký sử dụng phần mềm).

 

Bước 2: Đổi mật khẩu

 

Trường hợp doanh nghiệp là đơn vị mới, lần đầu tiên sử dụng tài khoản truy cập vào hệ thống hóa đơn, hệ thống sẽ yêu cầu đặt lại mật khẩu nhằm đảm bảo tính bảo mật (đối với các lần đăng nhập sau thì không cần phải thực hiện bước này).

 

 

Tiếp theo bạn nhấn chọn nút "Đăng nhập lại" hệ thống điều hướng quay về trang đăng nhập ban đầu, lúc này bạn tiến hành đăng nhập lại theo mật khẩu mới thay đổi.

 

Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

 

Sau khi đăng nhập thành công, màn hình giao diện hệ thống hóa đơn điện tử sẽ hiện ra như sau:

 

 

Theo quy định, để sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị cần phải lập và nộp bộ hồ sơ lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp và được cơ quan thuế chấp nhận.

 

Nếu doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và chưa nộp hồ sơ thông báo phát hành lên cơ quan thuế,  doanh nghiệp cần lập và nộp bộ hồ sơ bao gồm:

 

• Mẫu hóa đơn điện tử của Đơn vị.

 

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

 

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

 

Các bước thiết lập ban đầu đối với đơn vị mới sử dụng gồm có:

 

• B1: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử.

 

• B2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

 

• B3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

 

• B4: Nộp hồ sơ lên cơ quan thuế.

 

• B5: Bắt đầu sử dụng hóa đơn (lập hóa đơn điện tử).

 

Trường hợp doanh nghiệp đã nộp bộ hồ sơ lên cơ quan thuế và được chấp nhận (với bộ hồ sơ do doanh nghiệp tạo thủ công hoặc có sự hỗ trợ từ phần mềm khác) đồng thời đã có mẫu phát hành do Thái Sơn thiết kế thì có thể bỏ qua B2 và B4.

 

3.3. Hướng dẫn chi tiết các bước lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice

 

Để lập mới hóa đơn điện tử doanh nghiệp vào menu "Hóa đơn", tùy theo yêu cầu nghiệp vụ doanh nghiệp tại đây có thể lập bất kỳ hóa đơn điện tử nào mà doanh nghiệp cần.

 

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước lập hóa đơn GTGT. Đối với các loại hóa đơn khác, doanh nghiệp thực hiện tương tự như các bước lập hóa đơn GTGT.

 

Bước 1: Nhập thông tin hóa đơn

 

Sau khi đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử E-invoice doanh nghiệp lần lượt thực hiện:

 

(1) Chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng

 

Tại menu "Hóa đơn" nhấn chọn  “Lập hóa đơn giá trị gia tăng (có mã)” .

 

Chọn lập hóa đơn GTGT.

 

Màn hình lập hóa đơn hiện ra như sau: 

 

Giao diện hiển thị điền thông tin hóa đơn giá trị gia tăng.

 

Giới thiệu Thanh tiến trình xử lý hóa đơn:

 

Thanh tiến trình xử lý hóa đơn, giúp bạn biết được mình đang thực hiện đến bước nào trong quy trình lập và xuất hóa đơn. 

 

• Bước đang thực hiện sẽ được hiển thị bởi màu xanh dương.

 

• Bước đã hoàn thành sẽ được hiển thị bởi màu xanh lá.

 

• Bước chưa thực hiện sẽ được hiển thị bởi màu xám.

 

Thanh thông báo tiến trình xử lý lập hóa đơn.

 

(2) Nhập thông tin hóa đơn

 

Doanh nghiệp tiến hành nhập lần lượt các thông tin gồm: 

 

a)Thông tin chi tiết về người mua hàng

 

Tùy từng trường hợp cụ thể mà kế toán nhập thông tin người mua. Các thông tin chính gồm:

 

- Tên đơn vị: Nhập tên đơn vị mua hàng nếu người mua là đơn vị.

 

- Địa chỉ: Nhập địa chỉ đơn vị  mua hàng.

 

- Người mua hàng và các thông tin: Điện thoại, số tài khoản, tên ngân hàng.

 

- Ngày hóa đơn: Nhập vào ngày xuất hóa đơn. 

 

- Mẫu số hóa đơn: Chọn mẫu hóa đơn cần xuất trong danh sách, đây là các mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành và được cơ quan thuế chấp nhận. 

 

- Đồng tiền thanh toán: Có thể là VNĐ hoặc đồng tiền ngoại tệ. 

 

- Hình thức thanh toán: Chọn hình thức thanh toán trong danh sách, nếu hóa đơn có trị giá lớn hơn 20 triệu, theo quy định, Đơn vị cần chọn hình thức thanh toán là chuyển khoản. 

 

- Số biên lai: Nhập vào số biên lai nếu có. 

 

Nhập đầy đủ thông tin người mua hàng.

 

Lưu ý: Các mục có dấu (*) là các mục bắt buộc phải nhập thông tin.

 

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

 

b) Nhập thông tin hàng hóa cho hóa đơn

 

Doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin danh sách hàng hóa cho hóa đơn bao gồm: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thuế VAT. 

 

Nhập thông tin hàng hóa cho hóa đơn.

 

Chương trình tự động tính tổng giá trị tiền hàng, tiền thuế VAT, tổng giá trị thanh toán.

 

(3) Nhấn chọn “Ghi” hóa đơn

 

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, cần kiểm tra lại lần cuối để chắc chắn các thông tin đã chính xác, sau đó nhấn chọn "Ghi" hệ thống sẽ hiện ra thông báo lưu thành công. 

 

Ghi lại hóa đơn đã lập.

 

Bước 2: Xuất hóa đơn

Sau khi ghi hóa đơn thành công hệ thống sẽ hiển thị thông tin hóa đơn cùng với các nút chức năng để xử lý hóa đơn. 

 

Xuất hóa đơn.

 

Trước khi xuất hóa đơn, cần xem trước bản thể hiện hóa đơn bằng cách nhấn chọn "Xem hóa đơn" để kiểm tra thông tin hóa đơn một lần nữa.

 

Khi các thông tin đã chính xác, tiếp tục thực hiện xuất hóa đơn bằng cách nhấn nút "Xuất hóa đơn".

 

Bước 3: Ký số hóa đơn

 

Hệ thống sẽ tự động cấp số hóa đơn sau đó chuyển sang giao diện ký số cho hóa đơn. Khi này, chương trình sẽ thông báo yêu cầu doanh nghiệp chọn chữ ký số trong danh sách (lưu ý, lúc này thiết bị chữ ký số đã phải được cắm vào máy tính của Đơn vị).

 

 

Tiếp tục nhập mã PIN cho thiết bị:

 

 

Ký số thành công cho hóa đơn, hệ thống sẽ hiện ra thông báo như sau:

 

 

Bước 4: Cấp mã

 

Trong quá trình lập, ký số cho hóa đơn hệ thống sẽ tự động xin cấp mã cho hóa đơn. Mã hóa đơn tuân thủ theo thứ tự tăng dần.

 

Lưu ý:

 

Sau khi xuất và ký số hóa đơn thành công, doanh nghiệp có thể thực hiện:

 

• In bản thể hiện hóa đơn điện tử.

 

• In chuyển đổi ra hóa đơn giấy (nếu khách hàng yêu cầu) bằng cách nhấn vào nút "In chuyển đổi":

 

• Tải hóa đơn để lưu trữ hoặc gửi cho khách hàng dưới dạng file XML, PDF hoặc cả 2 dạng file.

 

Bước 5. Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi xuất hóa đơn, ký số hóa đơn vừa lập, hệ thống hiển thị giao diện hóa đơn với các nút chức năng.  Khi này nhấn chọn nút "Gửi hóa đơn".

 

Gửi hóa đơn cho khách hàng.

 

Doanh nghiệp có thể gửi email cho khách hàng bằng cách nhập thông tin email người mua và nhấn nút "Gửi email". Khi này khách hàng check email để nhận thông tin hóa đơn.

 

Khách hàng sẽ nhận được email với template như sau:

 

 

Như vậy, doanh nghiệp hoàn tất quy trình lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice và xuất hóa đơn cho khách hàng thành công.

 

4. Lưu ý khi lập hóa đơn điện tử E-invoice

 

Việc lập hóa đơn điện tử E-invoice đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn cần nắm rõ:

 

- Thông tin chính xác: Đảm bảo thông tin hóa đơn được nhập chính xác, đầy đủ.

 

- Tuân thủ mẫu hóa đơn: Sử dụng mẫu hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.

 

- Chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và được cấp bởi các cơ quan có thẩm quyền. Chữ ký số phải là chữ ký số của người có thẩm quyền ký hóa đơn. 

 

- Lưu trữ: Thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng file điện tử trên máy tính hoặc trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử tân thủ quy định của pháp luật đối với từng loại hóa đơn.

 

- Các lưu ý khác: Người lập cần kiểm tra kỹ trước khi phát hành, cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử thường xuyên để đảm bảo sử dụng các tính năng mới và khắc phục lỗi.

 

- Liên hệ với nhà cung cấp khi gặp sự cố: Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ khi gặp sự cố kỹ thuật, gặp khó khăn trong quá trình sử dụng.

 

Trên đây là hướng dẫn các bước lập hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice cho người mới. Hy vọng bài viết cung cấp thông tin hữu ích cho người dùng.

 

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/