Xuất hóa đơn VAT là một khâu bắt buộc trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung và đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế rủi ro về thuế, xử phạt vi phạm hành chính. Bài viết dưới đây tổng hợp và hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp dễ áp dụng trong thực tế và quản lý hóa đơn hiệu quả.

Mục Lục 1. Khi nào công ty cần xuất hóa đơn VAT? 2. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo quy định hiện hành 3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn VAT của doanh nghiệp 3.1. Các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn VAT 3.2. Quy định về ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn VAT 4. Những lỗi thường gặp khi ghi nội dung hóa đơn VAT và cách khắc phục 4.1. Sai hoặc thiếu thông tin bắt buộc trên hóa đơn 4.2. Ghi không đúng nội dung hàng hóa, dịch vụ 4.3. Áp dụng sai thuế suất hoặc tính sai tiền thuế giá trị gia tăng 4.4. Lập hóa đơn không đúng thời điểm

1. Khi nào công ty cần xuất hóa đơn VAT?

Căn cứ Điều 4 và Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, công ty phải lập hóa đơn VAT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Việc xuất hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc nhằm ghi nhận doanh thu và làm căn cứ kê khai, nộp thuế theo quy định.

Cụ thể, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn VAT trong các trường hợp sau:

- Bán hàng hóa: Hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, kể cả trường hợp hàng hóa đã giao nhưng chưa thu tiền.

- Cung cấp dịch vụ: Hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm thu tiền là thời điểm lập hóa đơn.

- Thu tiền trước, thu tiền trong quá trình thực hiện dịch vụ: Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn VAT, kể cả dịch vụ chưa hoàn thành.

- Bán hàng, cung cấp dịch vụ không lấy hóa đơn: Trường hợp người mua không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo đúng quy định.

Lưu ý, việc lập hóa đơn chậm thời điểm quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất giao dịch và thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn để thực hiện cho phù hợp.

2. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo quy định hiện hành

Căn cứ pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Để việc lập và phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định, hạn chế rủi ro về thuế và xử phạt hành chính, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình xuất hóa đơn VAT theo các bước sau:

Bước 1: Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn

Doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất giao dịch để xác định thời điểm lập hóa đơn phù hợp, như thời điểm giao hàng, hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền. Việc xác định sai thời điểm có thể dẫn đến lập hóa đơn sớm hoặc chậm, ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thông tin lập hóa đơn

Trước khi lập hóa đơn, kế toán cần rà soát và chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:

- Thông tin bên bán, bên mua: Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế.

- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.

- Chứng từ liên quan: Hợp đồng, biên bản giao nhận, bảng kê kèm theo (nếu có).

Bước 3: Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, thực hiện:

- Nhập đầy đủ dữ liệu hóa đơn.

- Lựa chọn loại hóa đơn phù hợp (hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).

- Ký số hóa đơn bằng chữ ký số hợp lệ.

Bước 4: Phát hành và gửi hóa đơn cho người mua

- Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Hệ thống sẽ gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi phát hành.

- Đối với hóa đơn không có mã: Hóa đơn được phát hành ngay sau khi ký số. Sau đó, doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email, hệ thống tra cứu hoặc cổng hóa đơn điện tử.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn khoa học, có hệ thống để phục vụ việc kê khai thuế, đối chiếu dữ liệu, thanh tra, kiểm tra và kiểm toán khi cần thiết.

3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn VAT của doanh nghiệp

Căn cứ pháp lý: Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Theo quy định, hóa đơn VAT (hóa đơn điện tử GTGT) của doanh nghiệp phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc.

Trường hợp thiếu hoặc ghi sai các nội dung này, hóa đơn có thể bị xác định là không hợp lệ, ảnh hưởng đến việc kê khai, khấu trừ thuế.

3.1. Các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn VAT

Hóa đơn VAT của doanh nghiệp phải bao gồm tối thiểu các nội dung sau:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua theo đúng thông tin đăng ký thuế.

- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ; kèm theo đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.

- Thuế suất thuế GTGT và số tiền thuế GTGT tương ứng.

- Tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.

- Ngày lập hóa đơn theo đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.

- Ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn theo quy định.

- Chữ ký số của người bán hoặc của tổ chức được ủy nhiệm lập hóa đơn.

- Trường hợp là hóa đơn có mã, phải thể hiện mã của cơ quan thuế được cấp tự động thông qua hệ thống hóa đơn điện tử.

3.2. Quy định về ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn VAT

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, nội dung về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định chi tiết hơn, cụ thể:

Mẫu số hóa đơn được thể hiện bằng số từ 1 đến 9, tương ứng với từng loại hóa đơn theo quy định.Ký hiệu hóa đơn gồm 06 ký tự, trong đó:

- Ký tự đầu tiên là C đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.

- Hai ký tự tiếp theo là hai số cuối của năm lập hóa đơn (ví dụ: 25 đối với năm 2025).

- Ba ký tự cuối dùng để phân loại hóa đơn và mục đích sử dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải sử dụng đúng mẫu số và ký hiệu hóa đơn đã đăng ký; việc ghi sai ký hiệu hoặc mẫu số có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ khi kê khai thuế.

4. Những lỗi thường gặp khi ghi nội dung hóa đơn VAT và cách khắc phục

Căn cứ pháp lý: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ; Thông tư số 70/2021/TT-BTC; Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trong thực tế áp dụng, các sai sót khi lập hóa đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp thường tập trung vào một số nhóm lỗi cơ bản sau:

4.1. Sai hoặc thiếu thông tin bắt buộc trên hóa đơn

- Bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán hoặc người mua; ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn; ngày lập hóa đơn.

- Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin đăng ký thuế trước khi lập hóa đơn. Trường hợp hóa đơn đã phát hành nhưng phát hiện sai sót, thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định.

4.2. Ghi không đúng nội dung hàng hóa, dịch vụ

- Nội dung hàng hóa, dịch vụ ghi quá chung chung hoặc không phù hợp với hợp đồng, chứng từ liên quan.

- Cách khắc phục: Nội dung ghi trên hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất giao dịch và thống nhất với hồ sơ, chứng từ làm căn cứ.

4.3. Áp dụng sai thuế suất hoặc tính sai tiền thuế giá trị gia tăng

- Nhầm lẫn giữa các mức thuế suất hoặc xác định không đúng số tiền thuế phải tính.

- Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần rà soát lại quy định về thuế suất áp dụng tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ghi sai, phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo quy định.

4.4. Lập hóa đơn không đúng thời điểm

Hóa đơn được lập sớm hoặc chậm so với thời điểm giao hàng, hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền theo quy định.

Cách khắc phục: Doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để hạn chế phát sinh sai sót.

Lưu ý, hầu hết các sai sót về nội dung hóa đơn giá trị gia tăng đều có thể xử lý thông qua việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế nếu doanh nghiệp phát hiện kịp thời và thực hiện đúng trình tự theo quy định pháp luật.

Việc thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cùng các văn bản hướng dẫn liên quan, là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, kê khai và nộp thuế đúng quy định.

Nắm rõ thời điểm lập hóa đơn, trình tự thực hiện và nội dung cần thể hiện trên hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tránh rủi ro xử phạt và nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.