Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty

Xuất hóa đơn VAT cho công ty là một trong những nghiệp vụ mà kế toán bắt buộc phải thành thạo. Việc xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kê khai thuế.

Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty.

1. Hóa đơn VAT là gì? Các nội dung chính trên hóa đơn VAT

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Căn cứ vào định nghĩa hóa đơn và các quy định khác về hóa đơn, chứng từ có thể hiểu hóa đơn VAT (còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn đỏ) như sau:

Hóa đơn VAT là chứng từ chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ lập nhằm ghi lại thông tin mua bán hàng hóa, dịch vụ và ghi rõ số thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn VAT bao gồm:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.

- Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.

- Thuế suất, số tiền thuế.

- Tổng cộng.

- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

- Chữ ký, dấu của người bán (người lập hóa đơn).

- Chữ ký, dấu của người mua (trong trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp có đăng ký mã số thuế và thực hiện chế độ kế toán theo quy định).

Hiện nay có 2 hình thức hóa đơn được sử dụng:

- Hóa đơn giấy: Là hóa đơn được in trên giấy, có nhiều liên.

- Hóa đơn điện tử: Là hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử, có thể gửi qua email hoặc các kênh trực tuyến khác.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn VAT cho công ty nước ngoài theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Vì sao phải xuất hóa đơn VAT cho công ty?

Tại sao phải xuất hóa đơn VAT cho công ty.

Xuất hóa đơn VAT cho công ty cần tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn chứng từ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ. Khi xuất hóa đơn VAT, doanh nghiệp cần đảm bảo:

- Minh bạch hóa hoạt động kinh doanh: hóa đơn VAT là bằng chứng cho các giao dịch mua bán, hợp pháp.

- Quản lý doanh thu, chi phí một cách hiệu quả: các hóa đơn chứng từ là căn cứ để kế toán hạch toán, là nguồn thông tin quan trọng của đơn vị, doanh nghiệp giúp quản lý hiệu quả nguồn lực.

- Căn cứ tính thuế: hóa đơn VAT là cơ sở để doanh nghiệp tính toán và nộp thuế GTGT cho nhà nước.

- Bảo vệ quyền lợi của người mua: hóa đơn VAT là bằng chứng để người mua được hưởng quyền lợi khi có tranh chấp về chất lượng hàng hóa, dịch vụ.

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT quảng cáo Google có được khấu trừ thuế không?

3. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp và lưu ý

Việc xuất hóa hóa đơn VAT là một trong những kỹ năng cơ bản của kế toán, yêu cầu kế toán phải xuất chính xác, đúng quy định. Nắm rõ quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp, kế toán sẽ tránh gặp sai sót gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

3.1. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp

Quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn

Tùy từng trường hợp người bán lập hóa đơn VAT dưới dạng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử.

- Trường hợp lập hóa đơn điện tử (áp dụng phổ biến): sử dụng phần mềm kế toán hoặc các phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn. Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn trước khi in hoặc gửi cho khách hàng.

- Trường hợp lập hóa đơn giấy: kế toán lập hóa đơn VAT bằng cách điền các thông tin theo mẫu có sẵn đã đăng ký mua từ cơ quan thuế.

Sau khi lập cả bên bán và bên mua cần thực hiện ký, đóng dấu trên hóa đơn đã lập.

Bước 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Người bán gửi hóa đơn cho khách hàng qua email (nếu là hóa đơn điện tử) hoặc các hình thức khác (nếu là hóa đơn giấy). Đồng thời người bán lưu giữ hóa đơn để phục vụ cho công tác kế toán và lưu trữ.

Bước 3: Kê khai thuế

Căn cứ vào các hóa đơn VAT đã xuất, doanh nghiệp tiến hành kê khai thuế GTGT theo quy định của pháp luật.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3.2. Lưu ý khi xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp

Hóa đơn VAT là chứng từ quan trọng, việc xuất hóa đơn sai sẽ có thể gây ra thiệt hại về tài chính cho người bán hoặc khiến người bán gặp các rủi ro như phạt hành chính về các sai phạm khi lập quản lý hóa đơn.

Dưới đây là một vài lưu ý khi xuất hóa đơn VAT:

- Thời điểm xuất hóa đơn: xuất hóa đơn (lập hóa đơn) đúng thời điểm quy định tại Căn cứ Khoản 1, Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Thông tin phải chính xác, đầy đủ: mọi thông tin trên hóa đơn phải chính xác, trùng khớp với hóa đơn mua vào và chứng từ kế toán.

- Bảo quản hóa đơn cẩn thận: Hóa đơn là chứng từ rất quan trọng, doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn trong thời gian quy định của pháp luật.

- Cập nhật thường xuyên các quy định về hóa đơn: Pháp luật về hóa đơn có thể thay đổi, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật để đảm bảo tuân thủ.

4. Phần mềm E-invoice hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh chính xác

Xuất hóa đơn VAT cho công ty với phần mềm E-invoice.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán và phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử trên thị trường. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft làm một trong những phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ lập, xuất hóa đơn điện tử nhanh, chính xác được nhiều kế toán, doanh nghiệp lớn tin tưởng lựa chọn.

(1) Các tính năng vượt trội của E-invoice:

- Phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp nhờ hệ thống quản lý linh động.

- Kho mẫu hóa đơn, mẫu báo cáo thống kê, các mẫu báo cáo phục vụ kê khai thuế đa dạng.

- Phân quyền truy cập, đáp ứng nhu cầu nhiều đối tượng sử dụng.

- Truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con nhanh chóng.

- Gửi thông tin hóa đơn tự động thông qua: Internet, email, SMS,...

- Tích hợp dữ liệu từ phần mềm SAP, phần mềm ERP, phần mềm CRM,... xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.

- Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn.

- Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng, nhắc thanh toán qua SMS.

- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ, các chính sách của cơ quan thuế; tự động kết nối để lấy thông tin doanh nghiệp từ mã số thuế để xuất hóa đơn giúp tránh sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.

>> Tham khảo: Cách xuất hóa đơn VAT bệnh viện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(2) Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử Einvoice:

- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn.

- Nâng cao hiệu quả: Tự động hóa các quy trình, giảm thiểu lỗi sai.

- Bảo mật: Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu hóa đơn.

- Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng các yêu cầu về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

Trên đây là quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty, kế toán lưu ý để tránh các sai sót không đáng có.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN