Trang chủ Tin tức Tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn

Tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn

Bởi: Einvoice.vn - 19/02/2024 Lượt xem: 1287 Cỡ chữ

Thời điểm lập hóa đơn là căn cứ quan trọng trong nhiều trường hợp nhằm xác định nghĩa vụ nộp thuế hay hóa đơn hợp lệ không. Trong trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt hành chính hoặc không được công nhận. Dưới đây là tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Thời điểm lập hóa đơn
Tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn.

1. Hóa đơn là gì, vai trò của hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020).
Hóa đơn có thể được lập dưới dạng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn dưới dạng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong hạch toán kế toán, xác định nghĩa vụ nộp thuế của người nộp thuế. Đồng thời cũng là nguồn thông tin quan trọng trong doanh nghiệp giúp các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh, là căn cứ để thăm dò thị trường của nhiều đối tượng cạnh tranh.
>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn cần căn cứ theo quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ. Việc thực hiện theo quy định sẽ giúp cơ quan quản lý dễ dàng quản lý hóa đơn chứng từ, tạo sự công bằng và minh bạch trong nghĩa vụ nộp thuế của người nộp thuế.

2.1. Căn cứ pháp lý về thời điểm lập hóa đơn

Hiện nay thời điểm lập hóa đơn chứng từ được thực hiện theo:

  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
  • Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

2.2. Tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn hiện hành

Thời điểm lập hóa đơn sẽ phụ thuộc theo đặc thù của từng ngành hàng khác nhau, loại hình thức hàng hóa và phương thức thanh toán. Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để xác định thời điểm lập hóa đơn.

Lập hóa đơn cần tuân thủ quy định gì
Quy định thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa.

(1) Đối với bán hàng hóa

Đối với hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Cụ thể:

  • Chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: Lập hóa đơn ngay thời điểm chuyển giao.
  • Bán hàng trả góp: Lập hóa đơn ngay thời điểm nhận tiền tạm ứng hoặc thanh toán đầy đủ.
  • Bán hàng qua sàn thương mại điện tử: Lập hóa đơn sau khi hoàn tất giao dịch và nhận thanh toán từ khách hàng.

​​​​​​​(2) Đối với cung cấp dịch vụ

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Cụ thể:
  • Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc thu trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
  • Đối với dịch vụ theo kỳ: Lập hóa đơn vào ngày cuối cùng của kỳ thanh toán.
  • Đối với dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website/thương mại điện tử: Lập hóa đơn chậm nhất 05 ngày sau khi xuất chứng từ dịch vụ.

(3) Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

Theo quy định trường hợp người bán giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

(4) Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể

Dưới đây là tổng hợp các quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể.

STT

THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN

TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ

1

Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước

Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như:

- Trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không,

- Trường hợp hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định

2

Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối

- Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ.

- Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế

3

Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

Hoạt động xây dựng, lắp đặt

4

Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng

Là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng và có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng

 

Lập hóa đơn ngay thời điểm chuyển giao.

 

Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng.

 

 

5

Chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế

6

Là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ)

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

7

- Khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày

- Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng

Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống

8

Theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế.

Hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện thì thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện.

9

Căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.

 

Hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán.

10

Là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng.

11

Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý.

12

Cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị.

Cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn.

13

Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật.

Tại thời điểm kết thúc chuyến đi.

Doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

Người bán gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp, hợp tác xã kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền. Khách hàng lấy hóa đơn điện tử sẽ phải cập nhật hoặc gửi các thông tin đầy đủ (tên, địa chỉ, mã số thuế) vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.

14

- Khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày.

- Khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin.

 

- Lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.

- Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).

Hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí.

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng

 

3. Mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm và những điều cần lưu ý

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ như sau:

  • Phạt cảnh cáo đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;
  • Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp nêu trên.
  • Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối hành vi sau lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ 2 trường hợp đã nêu trên.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Để đảm bảo hóa đơn lập theo đúng quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ, người bán cần lưu ý các điểm sau:
  • Lập hóa đơn liên tục, không được bỏ sót hoặc lập hóa đơn khống.
  • Thời gian lập hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của Pháp luật về hóa đơn chứng từ.
  • Hóa đơn phải được lập đầy đủ các thông tin theo quy định.
  • Hóa đơn phải được bảo quản theo quy định của pháp luật.
Trên đây là tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn hiện hành. Việc tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp, đơn vị đồng thời tránh được các rủi ro về hóa đơn chứng từ.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN