Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực mà còn đảm bảo hoạt động bán hàng tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, kể từ 01/06/2025 quy trình và thủ tục ủy nhiệm cần được thực hiện đúng, minh bạch và công khai theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC thay vì theo quy định cũ tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Các đơn vị, doanh nghiệp cần cập nhật và nắm rõ để việc ủy nhiệm lập hóa đơn được thuận lợi, tránh các sai phạm dẫn đến bị phạt.

1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn 

Tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 32/2025/TT-BTC cơ bản kế thừa nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, bổ sung quy định HĐĐT do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm.

Như vậy, theo quy định mới có 7 nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn như sau:

(1) Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba (ví dụ: đơn vị dịch vụ, nền tảng thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử). 

(2) Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

(3) Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng HĐĐT;

(4) Trên HĐĐT do bên nhận ủy nhiệm lập là HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;

(5) Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng. 

(6) Hóa đơn ủy nhiệm là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

(7) Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập HĐĐT ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc ủy nhiệm HĐĐT;

(8) HĐĐT do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm.

2. Hướng dẫn thủ tục ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Khi làm thủ tục ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, các đơn vị, doanh nghiệp cần lưu ý hai điểm mới sau:

- Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân).

- Trường hợp người bán hàng hóa, dịch vụ là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử lập HĐĐT cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ thì tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Các bước thực hiện thủ tục ủy nhiệm lập HĐĐT như sau:

Bước 1: Hai bên ký kết hợp đồng ủy nhiệm đầy đủ nội dung theo yêu cầu

Hai bên sau khi thống nhất về việc ủy nhiệm lập HĐĐT thực hiện ký kết hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm. Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

- Thông tin bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số;

- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

- Mục đích ủy nhiệm;

- Thời hạn ủy nhiệm;

- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm: ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.

Lưu ý: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ hợp đồng ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Bước 2: Cập nhật thông tin ủy nhiệm trên hệ thống của cơ quan thuế bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Điểm d, Khoản 11, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP). 

Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT - Mẫu đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2, Điều 2, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập HĐĐT, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập HĐĐT theo thỏa thuận giữa các bên.

Bên ủy nhiệm tải Mẫu 01/ ĐKTĐ-HĐĐT TẠI ĐÂY và điền thông tin theo Mẫu 01/ ĐKTĐ-HĐĐT. 

- Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;

- Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của bên ủy nhiệm.

Sau khi hoàn tất điền thông tin, bên ủy nhiệm lập HĐĐT gửi lại cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Cục thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT. Cổng thông tin điện tử của Cục thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận.

Lưu ý:

Trường hợp người bán hàng hóa, dịch vụ là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử lập HĐĐT cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ thì tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Bước 3: Niêm yết công khai việc ủy nhiệm trên website của đơn vị mình, trên phương tiện thông tin đại chúng

Trường hợp chấp nhận, bên ủy nhiệm lập hóa đơn và bên được ủy nhiệm lập hóa đơn niêm yết công khai việc ủy nhiệm trên website của mình, hoặc thông báo đến người mua thông qua hình thức thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng, thông báo trực tiếp tại nơi bán hoặc thông qua các ứng dụng điện tử dùng kinh doanh.

Bước 4: Lập hóa đơn

Bên nhận ủy nhiệm lập HĐĐT có trách nhiệm lập HĐĐT ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm. Trên hóa đơn thể hiện đầy đủ thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm.

Bước 5: Lưu trữ, kê khai và quản lý hóa đơn đúng quy định

Bên ủy nhiệm lập HĐĐT và bên nhận ủy nhiệm lập HĐĐT cần lưu trữ, kê khai và quản lý hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ và theo thỏa thuận của các bên. Xuất trình đầy đủ khi có thanh tra, kiểm tra tránh rủi ro về thuế.

Bước 6: Kết thúc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập HĐĐT theo thỏa thuận giữa các bên thì:

- Bên nhận ủy nhiệm thông báo hủy ủy nhiệm với cơ quan thuế.

- Bên bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc hết thời hạn hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn.

3. Lưu ý khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân ủy nhiệm lập HĐĐT cho bên thứ 3 thì bên thứ 3 phải đảm bảo các điều kiện sau:

- Đủ điều kiện sử dụng HĐĐT.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT theo quy định của Pháp luật hiện hành (quy định tại Điều 16, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 12, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP).

Trên đây là hướng dẫn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 32, doanh nghiệp, đơn vị đặc biệt lưu ý để đảm bảo thực hiện đúng quy định. Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh linh hoạt trong vận hành, đặc biệt với các hệ thống phân phối, chuỗi cửa hàng hoặc sàn thương mại điện tử.

Thu Hương

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Được đông đảo doanh nghiệp, đơn vị lựa chọn như: Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… lựa chọn triển khai. Trải nghiệm MIỄN PHÍ các tính năng ưu việt và quy trình quản lý hóa đơn chuyên nghiệp với E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đội ngũ chuyên viên của ThaisonSoft qua Hotline 24/7: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam - Miền Trung: 1900 4768.