Hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân

Xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân là một thủ tục khá đơn giản nhưng cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Vậy trường hợp doanh nghiệp, đơn vị cần xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân thì thực hiện như thế nào? Cần lưu ý gì?

Hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân.

1. Hóa đơn GTGT là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về các loại hóa đơn như sau:

“1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài”.

Như vậy, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Hiện nay, hầu hết hóa đơn GTGT sẽ được lập dưới dạng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp, tổ chức xuất hóa đơn GTGT phải tuân thủ quy định của Pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Lưu ý: Hóa đơn GTGT còn được gọi là hóa đơn VAT hay hóa đơn đỏ.

>> Tham khảo: Quy định gạch chéo hóa đơn GTGT mới nhất.

2. Khi nào cần xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân?

Trên thực tế, khi mua hàng hóa dịch vụ cá nhân thường được giao hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền. Hóa đơn GTGT chỉ được giao cho cá nhân khi cá nhân có yêu cầu lấy hóa đơn GTGT.

Vật khi nào cần xuất hóa đơn GTGT? Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”

Theo quy định trên bên bán buộc phải lập hóa đơn giao cho người mua và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định.

Như vậy, trường hợp xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân gồm:

- Bán hàng hóa, dịch vụ: Bất cứ khi nào bán hàng hóa, dịch vụ cho cá nhân bên bán có nghĩa vụ xuất hóa đơn GTGT khi bên bán đăng ký sử dụng hóa đơn GTGT.

- Yêu cầu của khách hàng: Trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn GTGT, người bán sử dụng hóa đơn GTGT buộc phải xuất hóa đơn.

>> Tham khảo: Mẫu biên bản hủy hóa đơn GTGT.

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân

Nội dung hóa đơn GTGT xuất cho cá nhân.

Xuất hóa đơn GTGT là một trong những nghiệp vụ mà kế toán cần nắm rõ và thành thạo. Trường hợp khi cá nhân mua hàng hóa dịch vụ yêu cầu xuất hóa đơn GTGT thì doanh nghiệp bắt buộc xuất hóa đơn theo quy định.

3.1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT

Căn cứ theo quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung hóa đơn thì hóa đơn GTGT bắt buộc có các nội dung như sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

Tên hóa đơn ví dụ như:

- HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG;

- HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ;

- HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

(2) Tên liên hóa đơn: áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

(3) Số hóa đơn: số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp.

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: thông thường chỉ cần ghi rõ họ tên, địa chỉ của người mua.

(6) Thông tin hàng hóa dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: chữ ký số (nếu là hóa đơn điện tử) hoặc chữ ký tay và con dấu (nếu là hóa đơn giấy).

(8) Thời điểm lập hóa đơn: thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch

(9) Thời điểm ký số: thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.

(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Lưu ý

Tùy từng trường hợp mà trên hóa đơn GTGT xuất cho cá nhân mà không nhất thiết phải đầy đủ tất cả các nội dung (quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Một số trường hợp cụ thể mà hóa đơn GTGT không nhất thiết có đầy đủ các nội dung như:

- Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.

- Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

3.2. Các bước xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân dưới dạng hóa đơn điện tử

Khi cá nhân yêu cầu xuất hóa đơn GTGT khi mua hàng hóa dịch vụ người bán lưu ý các bước xuất hóa đơn GTGT như sau:

Bước 1. Tổng hợp thông tin

Doanh nghiệp tổng hợp thông tin cần thiết để lập hóa đơn.

- Thông tin doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số hóa đơn.

- Thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ (nếu có), số điện thoại.

- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất.

Bước 2: Lựa chọn hình thức xuất hóa đơn

Lựa chọn hình thức xuất hóa đơn mà doanh nghiệp đã đăng ký (thường là hóa đơn điện tử). Ưu điểm của hóa đơn điện tử là xuất nhanh chóng, giảm thiểu sai sót, bảo mật và dễ dàng lưu trữ.

Bước 3: Xuất hóa đơn

Sau khi doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin trên hóa đơn, tiến hành xuất hóa đơn GTGT.

Bước 4. Giao hóa đơn cho khách hàng

Doanh nghiệp giao hóa đơn cho khách hàng:

- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử: Gửi hóa đơn qua email hoặc các kênh trực tuyến khác.

- Nếu sử dụng hóa đơn giấy: Giao trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi qua đường bưu điện.

Bước 5. Lưu trữ hóa đơn

Mọi hóa đơn GTGT đều cần được lưu trữ theo quy định của luật kế toán. Hóa đơn GTGT là căn cứ quan trọng để hạch toán và xuất trình khi có thanh tra kiểm tra.

>> Tham khảo: Hóa đơn GTGT đầu vào được khấu trừ mấy tháng?

4. Lưu ý thời điểm xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân

Xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân thường được thực hiện ngay sau khi kế toán hoàn tất việc lập hóa đơn. Theo đó, cần lưu ý tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn được (quy định Tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau:

- Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia): thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

+ Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

+ Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Trên đây là hướng dẫn về xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân. Kế toán lưu ý thực hiện đúng quy trình để đảm bảo lợi ích đồng thời tránh các rủi ro liên quan đến quản lý hóa đơn chứng từ. Việc không xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân khi có yêu cầu có thể bị phạt hành chính, mức phạt tùy từng trường hợp cụ thể.

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN