Quy định về hóa đơn điện tử tiếp tục được hoàn thiện qua Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kéo theo nhiều băn khoăn từ nhóm hộ kinh doanh nhỏ lẻ với doanh thu chỉ vài chục triệu đồng mỗi tháng. Một số cá nhân kinh doanh cho rằng phải lập hóa đơn điện tử ngay sau khi bán hàng, kể cả khi quy mô còn rất nhỏ. Bài viết này làm rõ phạm vi áp dụng theo các văn bản hiện hành, qua đó xác định trường hợp hộ kinh doanh doanh thu thấp có phải sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa.

Mục Lục 1. HKD doanh thu vài chục triệu có phải dùng HĐĐT từ máy tính tiền? 1.1. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền 1.2. Trường hợp hộ kinh doanh doanh thu thấp 2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh 2.1. Trường hợp nộp thuế khoán hoặc nộp theo từng lần phát sinh 2.2. Trường hợp kê khai thuế 2.2.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại khu vực kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn 2.2.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc địa bàn khó khăn 3. Lợi ích khi hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

1. HKD doanh thu vài chục triệu có phải dùng HĐĐT từ máy tính tiền?

Để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, cần căn cứ Khoản 8, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, pháp luật quy định rõ các trường hợp bắt buộc áp dụng như sau:

1.1. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Bao gồm:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện quy định tại Khoản 1, Điều 51, Luật Quản lý thuế 2019.

- Có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.

- Và hoạt động trong nhóm ngành bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, như:

+ Trung tâm thương mại, siêu thị.

+ Cửa hàng bán lẻ (trừ kinh doanh xe ô tô, xe máy và phương tiện cơ giới khác).

+ Nhà hàng, quán ăn, dịch vụ đồ uống.

+ Khách sạn, dịch vụ lưu trú.

+ Vận tải hành khách và dịch vụ hỗ trợ vận tải.

+ Hoạt động vui chơi, giải trí, chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân theo hệ thống ngành kinh tế.

Các cơ sở thuộc nhóm này phải kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp cho cơ quan thuế từ máy tính tiền.

1.2. Trường hợp hộ kinh doanh doanh thu thấp

Với hộ kinh doanh chỉ phát sinh doanh thu vài chục triệu đồng trong tháng, tương ứng dưới 360 triệu đồng/năm thì không thuộc ngưỡng doanh thu bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định hiện hành.

Điều này có nghĩa là hộ kinh doanh nhỏ lẻ, buôn bán quy mô gia đình hoặc kinh doanh online với mức thu nhập thấp chưa phải đầu tư máy tính tiền và thực hiện kết nối dữ liệu hóa đơn theo thời gian thực.

Lưu ý thực tiễn:

- Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn, hộ kinh doanh vẫn cần xuất hóa đơn điện tử theo hình thức thông thường (không phải máy tính tiền).

- Khi doanh thu tăng và vượt mức quy định, hoặc mở rộng ngành nghề kinh doanh thuộc đối tượng kiểm soát, hộ kinh doanh phải chuyển sang sử dụng đúng loại hóa đơn theo quy định.

- Nên theo dõi các hướng dẫn tiếp theo từ cơ quan thuế để chủ động tuân thủ.

Tóm lại, hộ kinh doanh doanh thu vài chục triệu mỗi tháng chưa phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nhưng vẫn cần nắm quy định để chuẩn bị khi quy mô hoạt động tăng.

2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

2.1. Trường hợp nộp thuế khoán hoặc nộp theo từng lần phát sinh

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp khoán thuế hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện dựa trên địa điểm hoạt động kinh doanh:

- Có địa điểm kinh doanh ổn định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi đặt cơ sở kinh doanh.

- Không có địa điểm kinh doanh cố định (bán hàng lưu động, kinh doanh online không cửa hàng…): Gửi hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ gồm Tờ khai đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT ban hành kèm Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2.2. Trường hợp kê khai thuế

2.2.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại khu vực kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn

Căn cứ Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhóm đối tượng này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp trên Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo quy trình:

- Bước 1: Truy cập hệ thống tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

- Bước 2: Chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”

- Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin được yêu cầu và ký, nộp tờ khai điện tử.

Một số nội dung cần khai báo:

- Mã số thuế, tên hộ/cá nhân kinh doanh.

- Cơ quan thuế quản lý và mã cơ quan thuế.

- Thông tin liên hệ (người liên hệ, số điện thoại, email, địa chỉ).

- Lựa chọn loại hóa đơn: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

- Hình thức gửi dữ liệu: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ/cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn khó khăn/đặc biệt khó khăn.

- Cách truyền dữ liệu: Gửi đầy đủ nội dung từng hóa đơn.

- Chọn loại hóa đơn sử dụng: hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn khác (nếu có).

- Cập nhật chứng thư số bằng cách cắm USB token chữ ký số.

Thời hạn phản hồi từ cơ quan thuế:

- Trong 15 phút: Hệ thống gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-TNĐT về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận hồ sơ.

- Trong 01 ngày làm việc tiếp theo: Cơ quan thuế trả thông báo Mẫu 01/TB-ĐKĐT xác nhận chấp thuận hoặc từ chối đăng ký.

Sau khi được chấp nhận, người nộp thuế sẽ nhận tài khoản và mật khẩu truy cập hệ thống qua email để thực hiện lập hóa đơn.

2.2.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc địa bàn khó khăn

Các trường hợp còn lại thực hiện đăng ký thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo trình tự:

- Bước 1: Truy cập phần mềm của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

- Bước 2: Chọn mẫu đăng ký 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và nhập thông tin.

- Bước 3: Khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế, hộ/cá nhân kinh doanh phải:

+ Ngừng sử dụng hóa đơn giấy còn tồn.

+ Tiến hành hủy hóa đơn chưa dùng theo quy định tại Khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3. Lợi ích khi hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền mang lại nhiều ưu điểm cho hộ kinh doanh, đặc biệt với mô hình bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng:

- Xuất hóa đơn tức thời ngay tại quầy bán hàng, rút ngắn thời gian thao tác và phục vụ khách.

- Tự động truyền dữ liệu cho cơ quan thuế, giảm thủ tục báo cáo và hạn chế nguy cơ sai sót khi kê khai.

- Hạn chế rủi ro vi phạm về sử dụng hóa đơn, nhờ hệ thống kiểm soát thời gian thực.

- Tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.

- Quản lý doanh thu, số liệu bán hàng theo thời gian thực, hỗ trợ theo dõi hiệu quả kinh doanh hằng ngày.

- Không phải lưu trữ hóa đơn giấy, tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản.

- Tăng khả năng tiếp cận dịch vụ số của ngành thuế, phù hợp xu hướng quản lý điện tử và chuyển đổi số.

Việc triển khai HĐĐT từ máy tính tiền không chỉ là yêu cầu pháp lý đối với một số nhóm ngành và ngưỡng doanh thu, mà còn là giải pháp giúp hộ kinh doanh vận hành bài bản, minh bạch và hiệu quả hơn.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hiện được triển khai theo lộ trình và gắn với tiêu chí về doanh thu, ngành nghề. Theo các quy định hiện hành, hộ kinh doanh có mức doanh thu chỉ vài chục triệu đồng mỗi tháng, tương ứng dưới 360 triệu đồng/năm thì chưa thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn cần chủ động theo dõi quy mô hoạt động và cập nhật hướng dẫn từ cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ khi doanh thu tăng hoặc khi có yêu cầu quản lý mới. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đẩy mạnh, sớm nắm bắt quy trình và chuẩn bị điều kiện triển khai hóa đơn điện tử sẽ giúp hộ kinh doanh vận hành minh bạch, dễ quản lý và thuận lợi hơn khi mở rộng quy mô.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.