Cách tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn

Chữ ký điện tử là một phần không thể thiếu khi lập hóa đơn nhằm xác nhận chủ thể ký và thỏa thuận mua bán giữa các bên. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn.

Tạo chữ ký điện tử.

1. Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký số là gì?

Nhiều người thường nhầm lẫn khái niệm về chữ ký điện tử và chữ ký số. Vậy, chữ ký điện tử là gì và chữ ký số là gì?

(1) Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là khái niệm quen thuộc được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử. Theo Khoản 11, Điều 3, Luật giao dịch điện tử 2023 định nghĩa về chữ ký điện tử như sau:

“Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”

(2) Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, tuy nhiên chữ ký số có các điều kiện xác định về cách tạo lập, đảm bảo thực hiện tốt chức năng xác định chủ thể ký. Theo Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử 2023 định nghĩa chữ ký số như sau:

“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”

Như vậy, chữ ký số chính là chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu theo thuật toán riêng, chữ ký số gồm khóa bí mật để ký số và khóa công khai để kiểm tra chữ ký số.

Theo phạm vi sử dụng chữ ký điện tử bao gồm: chữ ký số công cộng, chữ ký số chuyên dùng công vụ, chữ ký điện tử chuyên dùng.

2. Các trường hợp hóa đơn cần ký số

Trên thực tế, không phải tất cả các hóa đơn điện tử đều cần có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng đảm bảo an toàn. Tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP chỉ rõ:

“Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên”.

Tuy nhiên, căn cứ theo Khoản 3, Điều 23, Luật giao dịch điện tử 2023, quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:

“3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.”

Vậy hóa đơn điện tử bắt buộc có chữ ký số và chữ ký điện tử đảm bảo an toàn trong các trường hợp:

- Là hóa đơn điện tử có mã số thuế do cơ quan thuế cấp: phải có chữ ký số của người bán và có thể có hoặc không có, chữ ký của người mua.

- Được các bên thỏa thuận có chữ ký số đảm bảo an toàn: có thể chỉ có chữ ký số của người bán hoặc có cả chữ ký số của người bán và người mua.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Cách tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn

Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử.

Cách tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử như thế nào? không phải ai cũng có thể thành thạo ngay từ lần đầu tiên thực hiện. Thông thường đối với các loại chữ ký số khác nhau sẽ có cách tạo trên hóa đơn khác nhau. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo chữ ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

3.1. Hướng dẫn chung cách tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn

Các bước chung để tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn gồm:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống chữ ký số

Người dùng cắm chữ ký số (USB Token) vào máy tính sau đó đăng nhập trình quản lý chữ ký số đã được cài đặt trên máy.

Bước 2: Chọn chức năng ký số

Người dùng lựa chọn các hóa đơn cần ký sau đó thực hiện các bước ký số gồm:

- Hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn chứng thư số đã cài đặt để ký số hóa đơn.

- Nhấp vào nút "Ký số" để thực hiện ký số.

Ngoài ra người dùng cũng có thể thực hiện tạo chữ ký điện tử bằng cách như sau:

- Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử

- Tìm mở hóa đơn cần ký

- Nhấn chọn ký số cho hóa đơn

- Thực hiện nhập mã pin chữ ký số và theo điều hướng của hệ thống.

Lưu ý: Các chữ ký điện tử ký trên hóa đơn là chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử.

>> Tham khảo: Làm thế nào để có chữ ký điện tử hợp pháp cho mọi doanh nghiệp?

3.2. Chuẩn bị

Để thực hiện được việc ký số doanh nghiệp cần chuẩn bị:

- Chữ ký số an toàn theo quy định của Pháp luật và đang trong thời gian có hiệu lực.

- Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên Token chuyên dụng và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice (mua từ các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử ThaisonSoft).

Doanh nghiệp có thể thực hiện ký số qua Java hoặc ký số qua Extension EINVOICE Signing.

3.3. Cách tạo chữ ký số trên hóa đơn E-invoice

Để tạo chữ ký số trên hóa đơn E-invoice thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Kế toán đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice. Nếu chưa lập hóa đơn kế toán khởi tạo hóa đơn, sau đó mới thực hiện ký số hóa đơn.

Trong mục “Sử dụng hóa đơn” chọn “Quản lý ký số hóa đơn”.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.

Chọn mục quản lý hóa đơn.

Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số

Kế toán mở hóa đơn cần ký số nhanh bằng cách nhập mã hóa đơn hoặc tìm kiếm theo các tiêu thức khác (VD: tên đối tác; ngày xuất hóa đơn) rồi click vào ô tìm kiếm.

Ngoài ra, người dùng có thể tìm kiếm hóa đơn chưa ký số bằng cách tích chọn hóa đơn chưa ký số rồi tìm kiếm.

Chọn hóa đơn cần ký.

Bước 3. Thực hiện thao tác ký hóa đơn

Sau khi mở hóa đơn chưa được ký số kế toán kéo xuống cuối nhấn chọn mục “Ký hóa đơn”. Khi này Phần mềm sẽ hiện ra thông báo yêu cầu người dùng cắm chữ ký số (USB Token) vào máy tính. Kế toán lần lượt thực hiện thao tác sau:

- Cắm chữ ký số vào máy tính

- Điền thông tin tài khoản để xác nhận chữ ký số lên văn bản.

- Nhấn chọn “Ký hóa đơn” nhập mã Pin và làm theo điều hướng của hệ thống.

Ký hóa đơn.

Sau khi điền thông tin và thực hiện các thao tác chính xác hệ thống sẽ gửi thông báo ký số hóa đơn điện tử thành công. Như vậy, quá trình tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn đã hoàn tất. Kế toán có thể gửi cho người mua và sử dụng lưu trữ phục vụ nghiệp vụ kế toán.

Trên đây là hướng dẫn cách tạo chữ ký điện tử trên hóa đơn cơ bản nhất. Kế toán lưu ý khi lập hóa đơn nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn được lập. Các trường hợp chưa thể ký số có thể do chữ ký số bị lỗi hoặc chữ ký số đã hết hạn. Kế toán cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ nhanh nhất.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN