Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Dưới đây là hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế đơn giản, chính xác nhất để doanh nghiệp tham khảo.

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

Điều 91, Luật quản lý thuế năm 2019 quy định, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế bao gồm:
- Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu).
Tuy nhiên, doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: xăng dầu, điện lực, bưu chính, nước sạch, bảo hiểm, kinh doanh TMĐT, siêu thị… nếu có rủi ro cao về thuế và được Cơ quan thuế yêu cầu sử dụng thì phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Đối tượng nào phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã?

• Hộ cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hộ cá nhân kinh doanh mặc dù không đáp ứng điều kiện sử dụng HĐĐT có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng, hoặc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được Cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì sẽ được cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi Cơ quan thuế cấp.

2. Chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế

Theo quy định tại Điều 5, Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 trường hợp có thể chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế:

• Trường hợp 1: Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, nếu có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thay đổi thông tin theo hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (kinh doanh xăng dầu, điện lực, bảo hiểm…) nếu thuộc trường hợp xác định rủi ro cao về thuế và được Cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã thì phải chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã.

Lưu ý: Người nộp thuế cần thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện theo thông báo của Cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc (kể từ ngày Cơ quan thuế phát hành thông báo).
Sau 1 năm kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã, thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế căn cứ theo quy định để đánh giá, quyết định về việc chuyển đổi này.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

Trường hợp 1: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh không phải trả tiền dịch vụ HĐĐT có mã của Cơ quan thuế.
Bước 1: Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký với Cơ quan thuế để lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
Bước 2: Ký số hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn cho Cơ quan thuế cấp mã. Sau đó, hệ thống cấp mã sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cho người gửi.
Bước 3: Doanh nghiệp gửi hóa đơn đã được cấp mã của Cơ quan thuế cho khách hàng.

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế thông qua một tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Bước 1: Truy cập website của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng truy cập: https://einvoice.com.vn/), hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp để lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
Bước 2: Ký số hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để Cơ quan thuế cấp mã. Sau đó, hệ thống cấp mã của Tổng cục thuế sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả.
Bước 3: Gửi hóa đơn đã được cấp mã cho khách hàng.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - Sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là khối doanh nghiệp FDI với những tên tuổi lớn tại Việt Nam như: Coca Cola, AEON MALL, Go! (Big C), KFC, Golden Gate, Grab, Lazada…

E-invoice cập nhật tính năng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Phần mềm E-invoice tuân thủ chặt chẽ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sử dụng, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin với công nghệ Blockchain và vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
Để được tư vấn thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.