Trong thời đại công nghệ hóa, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử theo đó cũng được đơn giản hóa, doanh nghiệp không cần làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử như trước đây mà chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

 

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

 

Trước khi nắm rõ về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử thì bạn cần nắm rõ hóa đơn điện tử là gì. Tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã làm rõ về khái niệm về HĐĐT như sau:

 

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

 

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

 

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

 

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

 

Như vậy, có thể hiểu đơn giản HĐĐT là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện và lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

 

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

 

2. Đối tượng làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử 

 

Trường hợp không cần áp dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/09/2021 của Bộ tài chính như sau:

 

“2. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC và Thông tư này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này.”

 

Theo quy định này, các đối tượng không phải áp dụng HĐĐT đáp ứng 2 điều kiện thì phải đáp ứng điều kiện sau:

 

• Thành lập trong thời gian từ 17/09/2021 đến hết ngày 30/6/2022.

 

• Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.

 

Như vậy, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử và phải làm thủ tục áp dụng hóa đơn điện tử là tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

 

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam;

 

• Các chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;

 

• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

 

• Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;

 

• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

 

• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

 

Căn cứ theo Điều 59 và Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hiệu lực thi hành và xử lý chuyển tiếp thì việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực từ 01/07/2022 (ngày Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày).

 

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử cập nhật theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

 

3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu đối với doanh nghiệp 

 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số trước khi phát hành HĐĐT.

 

Các doanh nghiệp mới thành lập sẽ phải làm thủ tục phát hành HĐĐT lần đầu (thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT). Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ phải làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2.

 

3.1. Chuẩn bị trước khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

 

Trước khi làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Cụ thể:

 

• Giấy tờ pháp lý: Đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập doanh nghiệp, mã số thuế của doanh nghiệp.

 

• Chữ ký số: chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật và có hiệu lực.

 

• Cơ sở hạ tầng: Bao gồm máy tính kết nối internet và hệ thống internet ổn định.

 

3.2. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

 

Thủ tục phát hành HĐĐT lần đầu đối với doanh nghiệp mới thành lập được thực hiện như sau:

 

Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

 

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với nhiều gói dịch vụ và giá thành khác nhau.

 

Lưu ý:

 

• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm trong hoạt động cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

 

• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt, hỗ trợ 24/7

 

• Giá cung cấp dịch vụ cạnh tranh.

 

Bước 2: Cài đặt phần mềm

 

Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký sử dụng dịch vụ HĐĐT, doanh nghiệp sẽ tiến hành cài đặt phần mềm HĐĐT mà nhà cung cấp dịch vụ cung cấp.

 

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

 

Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm HĐĐT đã cài đặt để chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT. 

 

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng HĐĐT chuẩn bị hồ sơ gồm:

 

• Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT - Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

 

• Mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp muốn sử dụng.

 

• Bản sao chứng minh nhân dân/giấy phép kinh doanh của người đại diện pháp luật.

 

Bước 4: Nộp hồ sơ

 

Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp cho cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT, tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử sẽ đại diện đăng ký.

 

Hình thức nộp:

 

• Nộp trực tiếp: Đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nộp hồ sơ.

 

• Nộp trực tuyến: Thực hiện các thủ tục đăng ký và nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

 

Bước 5: Chờ cấp phép

 

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử  về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.

 

• Mẫu thông báo: theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

 

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thế nào?

 

Bước 6: Phát hành hóa đơn

 

Khi có thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để tạo và lập HĐĐT khi phát sinh mua bán hàng hóa dịch vụ.

 

 

4. Doanh nghiệp không cần làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử

 

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, trước khi sử HĐĐT, thì doanh nghiệp phải lập Thông báo phát hành HĐĐT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tuy nhiên, hiện nay Thông tư 32/2011/TT-BTC đã hết hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2020, do đó quy định lập thông báo phát hành HĐĐT cũng thay đổi.

 

Mặt khác, Theo Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

 

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử”.

 

Như vậy, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử  thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

 

Trên đây là cập nhất mới nhất về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp mới thành lập. Trường hợp chưa rõ doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được tư vấn cụ thể hơn.

 

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/