Trong quá trình hoạt động kinh doanh, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một hoạt động không thể tránh khỏi. Vậy, khi nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cũng như hướng dẫn cách thức thực hiện xuất đúng quy trình, đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, đồng thời tuân thủ pháp luật về hóa đơn.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

1. Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Hóa đơn theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Hóa đơn điều chỉnh giảm được hiểu là hóa đơn được lập để điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót mà nội dung điều chỉnh giảm về số lượng, chất lượng hoặc giá thành… của sản phẩm, dịch vụ bán.

2. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi nào?

Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập khi có sự thay đổi giảm về số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc các yếu tố khác của hàng hóa, dịch vụ đã ghi trên hóa đơn ban đầu, dẫn đến việc giảm giá trị của hóa đơn.

Mục đích của việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm đó là sửa chữa các sai sót trong quá trình lập hóa đơn, trong quá trình bán hàng nhằm phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh.

Cụ thể, các trường hợp thường gặp phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm:

(1) Hóa đơn đã lập có sai sót

Theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC khi hóa đơn điện tử có sai sót về số lượng, đơn giá, tên hàng hóa, dịch vụ hoặc các thông tin khác, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để sửa chữa sai sót.

Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập khi cần điều chỉnh các yếu tố về số lượng, đơn giá, thành tiền làm giảm giá trị của hóa đơn.

(2) Khách hàng trả lại, hoàn lại một phần hàng

Khi hàng hóa bị lỗi, kém chất lượng không như đã cam kết, dẫn đến khách hàng muốn trả lại hoặc hoàn lại hàng thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm để hoàn trả lại một phần hoặc toàn bộ số tiền cho khách hàng.

(3) Khi giảm giá hàng bán

Khi doanh nghiệp thực hiện các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng, cần lập hóa đơn điều chỉnh để ghi nhận lại số tiền giảm giá.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

(4) Hủy hợp đồng

Trong trường hợp hợp đồng mua bán bị hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm để ghi nhận lại số tiền đã thanh toán trước đó của khách hàng, đối tác.

3. Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm kế toán cần thực hiện theo quy trình để đảm bảo không xảy ra sai sót và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:

Bước 1: Thông báo

- Thông báo về sai sót và việc lập hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng.

Bước 2: Kiểm tra sai sót

- Kiểm tra kỹ lưỡng các sai sót tại hóa đơn gốc để xác định chính xác các thông tin cần điều chỉnh giảm.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Kế toán lập hóa đơn điều chỉnh giảm đảm bảo:

- Ghi rõ mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, số hóa đơn điều chỉnh, ngày lập hóa đơn điều chỉnh.

- Ghi rõ nội dung điều chỉnh: Chi tiết các khoản điều chỉnh, lý do điều chỉnh.

- Số tiền điều chỉnh: Số tiền giảm giá trị của hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 4: Ký và đóng dấu

- Người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký và đóng dấu xác nhận.

Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế và khách hàng

- Sau khi hoàn tất lập hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần gửi đơn điều chỉnh cho cơ quan thuế (nếu hóa đơn đã lập có sai sót có mã của cơ quan thuế đã gửi cho cơ quan thuế) và khách hàng để khách hàng nắm rõ thông tin và cập nhật lại số liệu kế toán.

>> Tham khảo: Quy định lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Trên thực tế, xuất hóa đơn điều chỉnh giảm nhằm sửa chữa sai sót cho hóa đơn đã lập có sai sót vì vậy hóa đơn điều chỉnh cần đảm bảo lập đúng quy định, nội dung chính xác.

Dưới đây là một vài lưu ý khi xuất hóa đơn điều chỉnh:

- Thời hạn xuất hóa đơn điều chỉnh: xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ hiện hành, sau khi phát hiện sai sót.

- Xuất hóa đơn điều chỉnh ảnh hưởng đến báo cáo tài chính: khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ làm thay đổi dòng tiền. do đó kế toán cần tiến hành hạch toán kế toán để ghi nhận lại các thay đổi về doanh thu, chi phí và các khoản phải thu, phải trả.

- Bảo quản hóa đơn điều chỉnh: cần lưu trữ hóa đơn điều chỉnh cùng với hóa đơn gốc theo thời gian quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.

- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế được các sai sót khi lập hóa đơn, đồng thời hỗ trợ việc lập hóa đơn điều chỉnh nhanh chóng, thuận tiện.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là nghiệp vụ không tránh khỏi trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán nắm rõ các quy định và thực hiện đúng các bước sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, đồng thời tuân thủ pháp luật về hóa đơn.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/