Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết và giúp kế toán mới hiểu rõ hơn các quy định liên quan đến chuyển đổi hóa đơn chứng từ giấy.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy.

1. Căn cứ pháp lý và trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

Không phải ai cũng nắm được cách chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn chứng từ giấy. Việc chuyển đổi cần thực hiện theo quy định của Pháp luật hiện hành để hoạt động kinh doanh được thuận lợi và giấy tờ được công nhận một cách hợp pháp.

1.1. Căn cứ pháp lý về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn chứng từ giấy

Trước đây việc chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT), chứng từ điện tử (CTĐT) được thực hiện theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.
Tuy nhiên, từ ngày 1/11/2020 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, theo đó căn cứ pháp lý quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được thực hiện theo thông tư mới.
Căn cứ pháp lý thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn chứng từ giấy hiện nay gồm:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

1.2. Trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử

Kể từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử (CTĐT) trở nên phổ biến.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc xuất trình hóa đơn, chứng từ dưới dạng giấy vẫn là yêu cầu cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang dạng giấy hợp lệ.
>> Tham khảo: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123.

1.3. Trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

Trên thực tế việc chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy rất thuận tiện cho việc kiểm tra, thanh tra điều tra, truy thu tiền thuế hay giúp người bán có thể thể chứng minh nguồn gốc hàng hóa đảm bảo tính minh bạch của giao dịch.
Dưới đây là một vài trường hợp cần chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy:

• Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân có liên quan trong quá trình thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy thu thuế.
• Khi có nhu cầu phục vụ chứng minh nguồn gốc xuất xứ phục vụ cho việc bán hàng.
• Khi khách hàng yêu cầu để đối chiếu, lưu trữ.

Khi thực hiện chuyển đổi HĐĐT, CTĐT cần tuân thủ theo quy định tại Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy

Việc chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy cần đảm bảo đúng nguyên tắc bảo toàn về nội dung hóa đơn, chứng từ. Đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy.

2.1. Chuyển đổi từng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy, chứng từ giấy

Để chuyển đổi từng HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn điện tử, chứng từ giấy kế toán thực hiện lần lượt các bước như sau:
- Bước 1: Lựa chọn HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi
Kế toán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Cục Thuế. Tại mục hóa đơn điện tử đã phát hành (hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: hóa đơn chưa gửi cho khách hàng, hóa đơn đang gửi cho khách hàng, hóa đơn gửi bị lỗi…) chọn HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi.
- Bước 2: Chọn mục chuyển đổi HĐĐT, CTĐT giấy
Sau khi đã chọn hóa đơn, chứng từ cần chuyển đổi kế toán bấn chọn mục chuyển thành hóa đơn giấy. Khi này hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF. Thông tin người thực hiện chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần.
Lưu ý:
+ Kế toán bấm chọn xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển thành hóa đơn giấy để đảm bảo nội dung của HĐĐT, CTĐT được in đầy đủ, chính xác.
+ Trên hóa đơn, chứng từ chuyển đổi có Dòng chữ "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ" hoặc "CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ".
+ Trên  HĐĐT, CTĐT chuyển đổi có thông tin họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.
- Bước 3: Nhấn chọn in chuyển đổi
Nhấn vào biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy. Tiếp theo kế toán có thể nhấn vào biểu tượng lưu, sau đó chọn đường dẫn lưu trữ hóa đơn chuyển đổi vào máy tính để tra cứu lại khi cần.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.2. Chuyển đổi hàng loạt hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy, chứng từ giấy

Các bước chuyển đổi hàng loạt hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy có các bước chuyển đổi tương tự như chuyển đổi từng hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên ở Bước 1 thay vì lựa chọn một HĐĐT, CTĐT thì kế toán tích chọn hàng loạt các hóa đơn chứng từ cần chuyển đổi.

Hóa đơn, chứng từ chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ, ghi sổ theo dõi không có giá trị giao dịch hay thanh toán.

Cụ thể các bước chuyển đổi như sau:
- Bước 1: Lựa chọn hàng loạt các HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi
Kế toán truy cập vào vào phần mềm hóa đơn điện tử, hoặc cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.
Kế toán chọn mục hóa đơn đã phát hành (hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: hóa đơn chưa gửi cho khách hàng, hóa đơn đang gửi cho khách hàng, hóa đơn gửi bị lỗi…).
Tiếp theo nhấn chuột phải tại màn hình danh sách và chọn Chuyển thành hóa đơn giấy hàng loạt (tùy từng phần mềm mà thao tác lựa chọn chuyển hóa đơn hàng loạt này có thể khác nhau).
Khi này kế toán thiết lập các điều kiện để tìm kiếm các hóa đơn điện tử cần chuyển thành hóa đơn giấy, sau đó nhấn Lấy dữ liệu
+ Thông tin người chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập (kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần).
+ Tích chọn các hóa đơn cần chuyển thành hóa đơn giấy.
+ Kế toán có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển bằng cách nhấn “Xem hóa đơn” hoặc nhấn “Xem hóa đơn đã chọn” để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.
- Bước 2: Chọn mục chuyển đổi HĐĐT, CTĐT giấy
Sau khi đã chọn thành công các HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi kế toán bấn chọn mục chuyển thành hóa đơn giấy. Khi này hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF.
- Bước 3: Nhấn chọn mục in chuyển đổi HĐĐT, CTĐT giấy
Sau khi chuyển hoàng loạt HĐĐT, CTĐT sang file PDF kế toán nhấn vào biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy. Ngoài ra, kế toán có thể lưu trữ hóa đơn chuyển đổi vào máy tính để tra cứu lại khi cần bằng cách nhấn vào biểu tượng lưu, sau đó chọn đường dẫn để lưu trên máy tính.

3. Tính pháp lý của hóa đơn giấy, chứng từ giấy chuyển đổi

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
Như vậy, hóa đơn giấy, chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử chỉ có giá trị lưu giữ, ghi sổ theo dõi mà không có hiệu lực về mặt giao dịch, thanh toán. Kế toán cần đặc biệt lưu ý vấn đề tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ chuyển đổi trong hoạt động nghiệp vụ của mình.
Một số lưu ý khác:

• Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, có đủ năng lực và kinh nghiệm.
• Cung cấp đầy đủ thông tin chính xác cho đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung HĐĐT, CTĐT sau khi chuyển đổi.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.