Đơn vị tính số lượng hàng hóa không khớp giữa hóa đơn đầu ra và đầu vào thường xuyên xảy ra ở một số doanh nghiệp, đơn vị. Vậy hóa đơn đầu ra và đầu vào không cùng đơn vị tính có sai phạm không, khi gặp trường hợp này giải quyết như thế nào?

Khái niệm về hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra.

1. Hóa đơn đầu ra, đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào là cách gọi nhằm chỉ những hóa đơn bán hoặc hóa đơn mua hàng hóa của đơn vị, doanh nghiệp nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Có thể hiểu như sau:

• Hóa đơn đầu ra (hóa đơn bán): là hóa đơn do bên bán phát hành thể hiện các nội dung về hàng hóa dịch vụ như: tên, số lượng mua, đơn giá, thành tiền hàng hóa/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng, đối tác.
• Hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua): là một loại chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

Thông thường, hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào được quy về một đơn vị tính (số lượng hàng hóa: chiếc; cái; vỉ; hộp; kiện…) nhằm tạo thuận lợi cho việc kê khai thuế.

2. Hóa đơn đầu ra và đầu vào không cùng đơn vị tính có sai phạm không

Hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào là những chứng từ quan trọng phục vụ cho việc kê khai và quyết toán thuế của đơn vị, doanh nghiệp. Chỉ tiêu đơn vị tính có thể có hoặc không có trên hóa đơn.

2.1. Quy định về nội dung đơn vị tính trên hóa đơn

Căn cứ theo Khoản 6, Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định nội dung của hóa đơn như sau:
“Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m...). Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp”
Như vậy, tùy vào đặc điểm của từng loại hàng hóa mà người bán xác định đơn vị tính của hàng hóa. Hóa đơn đầu ra và đầu vào không có cùng 1 chủ thể người lập do đó mà có thể phát sinh đơn vị tính khác nhau khi xuất bán.

2.2. Hóa đơn đầu ra và đầu vào không cùng đơn vị tính có sai phạm không

Hiện nay không có quy định về việc hóa đơn đầu ra và đầu vào phải có cùng một đơn vị tính theo đó việc hóa đơn đầu ra và đầu vào của một đơn vị, doanh nghiệp khác nhau hoàn toàn không sai phạm các quy định về hóa đơn, chứng từ.
Ví dụ:
Công ty A là đơn vị chuyên kinh doanh bánh kẹo. Trong hóa đơn đầu vào ghi đơn vị là kg. Hóa đơn đầu ra được công ty A xuất với đơn vị tính là hộp. Đơn vị của hóa đơn đầu vào và đầu ra ghi không khớp nhau. Vậy có phải doanh nghiệp X này ghi sai đơn vị trên hóa đơn không?
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Giải đáp:
Căn cứ theo:

• Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định về nguyên tắc lập hóa đơn và cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn.
• Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập.
• Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về nội dung hóa đơn.

Đơn vị tính trên hóa đơn được căn cứ theo tính chất đặc điểm của đúng loại hàng hóa bán ra, không phụ thuộc vào đơn vị sản phẩm mua vào trong hóa đơn đầu vào tính như thế nào. Do đó trường hợp đơn vị trong hóa đơn đầu vào và đầu ra của Công ty A là hợp lý và không sai phạm quy định về “đơn vị tính”.
Mặc dù hóa đơn đầu ra và đầu vào có đơn vị tính khác nhau nhưng kế toán vẫn có thể quy đổi số lượng hàng hóa theo hóa đơn đầu vào nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán lãi lỗ cho doanh nghiệp.

3. Trường hợp ghi sai đơn vị tính của hàng hóa trên hóa đơn đầu ra

Đơn vị tính trên hóa đơn đầu ra.

Với trường hợp ghi sai đơn vị tính của hàng hóa trên hóa đơn đầu ra thì doanh nghiệp cần xử lý theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về đơn vị tính thì xử lý như sau: 

3.1. Trường hợp người bán phát hiện sai sót đối với hóa đơn điện tử cấp mã của cơ quan thuế

Trường hợp doanh nghiệp (người bán) phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót về đơn vị tính thì thực hiện như sau:

• Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
• Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

3.2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua

Trường hợp doanh nghiệp (người bán) hoặc khách hàng (người mua) phát hiện hóa đơn điện tử đầu ra đã được cấp mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có sai sót về đơn vị tính thì doanh nghiệp thực hiện như sau:
Cách 1:

• Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
• Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Cách 2:

• Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Lưu ý hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.