Mẫu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và các biểu mẫu liên quan được quy định, hướng dẫn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Dưới đây là tổng hợp các mẫu phổ biến, từ mẫu hóa đơn điện tử GTGT, hóa đơn bán hàng đến các biểu mẫu đăng ký, điều chỉnh và xử lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuận tiện tra cứu và sử dụng.

Mục Lục 1. Nội dung mẫu hóa đơn điện tử mới nhất 2026 2. Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC 3. Quy định về ký hiệu, mẫu số hóa đơn điện tử

1. Nội dung mẫu hóa đơn điện tử mới nhất 2026

Từ ngày 01/7/2026, mẫu hóa đơn điện tử được thể hiện theo các yêu cầu về nội dung tại Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Tùy từng loại hóa đơn và phương thức lập, các trường thông tin có thể có sự khác nhau, nhưng mẫu hóa đơn cơ bản cần bảo đảm những nội dung chính dưới đây.

1.1. Nội dung cơ bản trên mẫu hóa đơn điện tử

Một mẫu hóa đơn điện tử thông thường cần thể hiện các nhóm thông tin sau:

• Thông tin nhận diện hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân theo trường hợp áp dụng.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
• Chữ ký: Chữ ký của người bán và người mua theo quy định. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận.
• Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
• Các thông tin liên quan khác như phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.

Ngoài các trường thông tin trên, hóa đơn còn phải đáp ứng quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền sử dụng. Chi tiết cách thể hiện từng nội dung cũng như các trường hợp hóa đơn được phép không có đầy đủ tiêu thức được quy định tại Phụ lục nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

1.2. Nội dung mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, nội dung được quy định phù hợp với đặc điểm của hình thức bán hàng này. Mẫu hóa đơn cần có:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Thông tin người mua theo quy định nếu người mua yêu cầu.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
• Trường hợp tổ chức kinh tế nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: thể hiện giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu, kê khai thông tin hóa đơn.

Người bán có thể gửi hóa đơn cho người mua bằng phương thức điện tử như tin nhắn, thư điện tử hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để tra cứu và tải hóa đơn.

1.3. Một số nội dung khác trên mẫu hóa đơn

Đối với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, người bán được khuyến khích thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế thì nội dung này được thể hiện tương ứng trên hóa đơn.

Ngoài các tiêu thức theo quy định, người bán có thể bổ sung logo, biểu trưng, thông tin hợp đồng, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác phù hợp với giao dịch hoặc nhu cầu quản lý.

Riêng hóa đơn bán tài sản công thực hiện theo Mẫu số 07/TSC-HĐ ban hành kèm Nghị định 186/2025/NĐ-CP. Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế phải bảo đảm nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Thông tư 91/2026/TT-BTC ban hành nhiều mẫu biểu phục vụ việc đăng ký, sử dụng và xử lý hóa đơn, chứng từ điện tử. Để thuận tiện tra cứu, có thể chia thành hai nhóm chính: mẫu hồ sơ do người nộp thuế sử dụng và mẫu hiển thị hóa đơn, biên lai điện tử.

2.1. Mẫu hồ sơ, biểu mẫu về hóa đơn, chứng từ điện tử

Nhóm sử dụng	Biểu mẫu	Nội dung/ mục đích
Đăng ký sử dụng	01/ĐKTĐ-HĐĐT	Đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
Gửi dữ liệu	01/TH-HĐĐT	Tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế
Gửi dữ liệu biên lai	01/TH-BLĐT	Tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử gửi cơ quan thuế
Báo cáo doanh thu	01/TH-DT	Tổng hợp doanh thu
Giao dịch điện tử	01/TTGD	Cung cấp thông tin chi tiết giao dịch
Xử lý sai sót	04/SS-HĐĐT	Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai
Điều chỉnh sai sót	01/BK-ĐCTT	Liệt kê các hóa đơn điện tử đã lập sai
Đề nghị cấp hóa đơn	06/ĐN-PSĐT	Đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đăng ký chứng từ	01/ĐKTĐ-CTĐT	Đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử
Xử lý chứng từ sai	04/SS-CTĐT	Thông báo chứng từ điện tử đã lập sai
Cung cấp thông tin	01/CCTT-ĐK	Đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử
Tiêu hủy	02/HUY-HĐBLG	Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn, biên lai giấy

2.2. Các mẫu tham khảo về hóa đơn, biên lai điện tử

Loại hóa đơn, chứng từ	Mẫu số	Trường hợp sử dụng/đặc điểm
Hóa đơn GTGT	01/GTGT	Dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Hóa đơn GTGT đặc thù	01/GTGT-ĐT	Dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù
Hóa đơn GTGT thu bằng ngoại tệ	01/GTGT-NT	Dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ
Hóa đơn bán hàng	02/BH	Dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia	01/ĐTQG	Sử dụng trong hoạt động bán hàng dự trữ quốc gia
Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế	01/GTGT-TKHT	Sử dụng trong trường hợp thuộc diện hoàn thuế GTGT
Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai	01/GTGT-BL	Tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai	02/BH-BL	Tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Hóa đơn thương mại điện tử	01/TMĐT	Sử dụng cho hoạt động thuộc trường hợp lập hóa đơn thương mại điện tử
Hóa đơn bán tài sản	01/BTS	Hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	03/XKNB	Sử dụng khi xuất kho, vận chuyển hàng hóa theo quy định
Phiếu xuất kho gửi bán đại lý	04/HGĐL	Sử dụng khi xuất hàng gửi bán đại lý
Bảng kê hàng hóa bán ra	01/BK-CSGH	Sử dụng để kê khai thông tin hàng hóa bán ra theo trường hợp áp dụng

Các mẫu trên là cơ sở để người nộp thuế, kế toán và doanh nghiệp tra cứu đúng loại hóa đơn, chứng từ cần sử dụng theo từng trường hợp. Khi áp dụng thực tế, cần đối chiếu thêm điều kiện sử dụng và nội dung hóa đơn tương ứng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3. Quy định về ký hiệu, mẫu số hóa đơn điện tử

Khi sử dụng mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần xác định đúng mẫu số, ký hiệu hóa đơn theo từng loại hóa đơn và phương thức lập để đảm bảo hóa đơn được lập đúng quy định.

3.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, dùng để nhận biết loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Ký hiệu	Loại hóa đơn
1	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
2	Hóa đơn điện tử bán hàng
3	Hóa đơn điện tử bán tài sản công
4	Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
5	Hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử
6	Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
7	Hóa đơn thương mại điện tử
8	Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
9	Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Như vậy, ký hiệu mẫu số giúp xác định nhanh loại hóa đơn điện tử được sử dụng, đồng thời là một trong những thông tin cần thể hiện đúng trên hóa đơn.

3.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Bên cạnh mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử được dùng để nhận biết thêm các thông tin về hình thức hóa đơn, năm lập và loại hóa đơn. Theo khoản 2 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu này gồm 6 ký tự, kết hợp giữa chữ cái và chữ số, được quy định như sau:

• Ký tự thứ nhất: Cho biết hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
• K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
• Ký tự thứ hai và thứ ba: Là 2 chữ số cuối của năm lập hóa đơn theo năm dương lịch. Ví dụ, hóa đơn lập năm 2026 sử dụng ký hiệu 26.
• Ký tự thứ tư: Phản ánh loại hóa đơn điện tử, gồm:
• T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng.
• D: Hóa đơn tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù.
• L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
• H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
• X: Hóa đơn thương mại điện tử.
• F: Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.
• Hai ký tự cuối: Do người bán tự xác định để phục vụ việc quản lý các mẫu hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý riêng thì sử dụng mặc định “YY”.

Ví dụ, ký hiệu C26TYY có thể được hiểu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, lập năm 2026, thuộc loại hóa đơn do người bán đăng ký sử dụng và không đặt ký hiệu quản lý riêng.

Trên bản thể hiện hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được đặt ở phía trên bên phải hoặc tại vị trí dễ nhận biết.

Lưu ý: Không nên hiểu 7 ký tự này là một loại “ký hiệu mới” độc lập. Đây là cách thể hiện liền nhau giữa ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử trên bản thể hiện để thuận tiện nhận biết và tra cứu.

3.3. Quy định về cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Theo Khoản 2, Phụ lục nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn tại thời điểm người bán lập hóa đơn. Việc đánh số phải bảo đảm tính liên tục, duy nhất và đúng giới hạn theo quy định.

Cụ thể:

• Số hóa đơn sử dụng chữ số Ả-rập, có tối đa 8 chữ số, từ 1 đến 99.999.999.
• Việc đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, sau đó tăng liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Đến hết ngày 31/12, việc đánh số kết thúc theo số thực tế đã sử dụng; sang năm tiếp theo, số hóa đơn được bắt đầu lại từ 1.
• Trường hợp nhiều cơ sở bán hàng cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu và truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn, số hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự thời điểm người bán ký số hoặc ký điện tử.
• Nếu không thể đánh số theo nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải bảo đảm số hóa đơn tăng theo thời gian, mỗi số chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất, đồng thời không vượt quá 8 chữ số.

Lưu ý: Quy định hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo trước một dải số hóa đơn theo dạng “từ số... đến số...”. Số hóa đơn được hệ thống đánh theo nguyên tắc nêu trên, giúp việc quản lý và kiểm soát hóa đơn được thống nhất hơn.

Như vậy, khi lập hóa đơn điện tử năm 2026, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý đồng thời mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn để bảo đảm thông tin trên hóa đơn phù hợp với quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.