Từ ngày 01/7/2026, quy định về hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn mới. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý quy định về thời điểm lập hóa đơn và nội dung thể hiện trên hóa đơn để đảm bảo đúng quy định. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng từ 01/7/2026 theo quy định hiện hành.

Mục Lục 1. Hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn không? 2. Quy định xuất hóa đơn hàng quà tặng từ 01/7/2026 2.1. Nội dung hóa đơn hàng quà tặng 2.2. Thời điểm lập hóa đơn hàng biếu, tặng 2.3. Kê khai và tính thuế GTGT đối với hàng biếu, tặng 3. Mẫu hóa đơn hàng cho, biếu, tặng

1. Hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?

Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đáng chú ý, quy định này cũng áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để cho, biếu, tặng, bên cạnh các trường hợp như khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ, cho vay, cho mượn. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Quy định này cho thấy nghĩa vụ lập hóa đơn không chỉ phát sinh khi có hoạt động bán hàng và thu tiền. Việc hàng hóa, dịch vụ được đem cho, biếu, tặng cũng là một nghiệp vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Bên cạnh nguyên tắc phải lập hóa đơn, Điểm a3, Mục 5, Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể cách lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng.

Theo đó, người bán có thể:

• Lập hóa đơn theo từng giao dịch cho, biếu, tặng.
• Lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch cho, biếu, tặng phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa.
• Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch, người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo từng giao dịch.

Trường hợp lập hóa đơn tổng hợp, người bán cần bảo đảm việc lập hóa đơn phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh, đồng thời lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng và hồ sơ liên quan để phục vụ quản lý thuế khi được yêu cầu.

Hóa đơn tổng hợp phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê cần có các thông tin chính:

• Tên, mã số thuế và địa chỉ người bán.
• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Ngày lập bảng kê.
• Tên và chữ ký người lập bảng kê.

Đối với người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê phải bổ sung thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT theo quy định.

Như vậy, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng vẫn phải lập hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Người bán có thể lập hóa đơn cho từng giao dịch hoặc lập hóa đơn tổng hợp nếu đáp ứng điều kiện; riêng trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn theo từng giao dịch thì phải thực hiện lập hóa đơn riêng.

2. Quy định xuất hóa đơn hàng quà tặng từ 01/7/2026

Sau khi xác định hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý 3 nội dung chính: ghi hóa đơn theo quy định, xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT.

2.1. Nội dung hóa đơn hàng quà tặng

Theo Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung theo quy định và phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Đối với hóa đơn hàng biếu, tặng, các nội dung cần lưu ý gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Thông tin của người mua theo quy định.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán theo trường hợp áp dụng.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
• Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan khác nếu có.

Riêng chữ ký của người mua, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.

Như vậy, khi lập hóa đơn quà tặng, doanh nghiệp cần bảo đảm các thông tin trên hóa đơn đúng với hàng hóa, dịch vụ thực tế được đem cho, biếu, tặng, đồng thời thực hiện đầy đủ các tiêu thức bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn hàng biếu, tặng

Khoản 1, Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng, mặc dù không phát sinh khoản tiền người nhận phải thanh toán, bản chất vẫn là hoạt động chuyển giao hàng hóa. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định thời điểm lập hóa đơn gắn với thời điểm chuyển giao hàng hóa cho bên nhận quà tặng.

Ví dụ: Doanh nghiệp tặng khách hàng một sản phẩm và thực tế bàn giao sản phẩm vào ngày 20/8/2026 thì cần xác định thời điểm lập hóa đơn theo thời điểm chuyển giao hàng hóa này, thay vì căn cứ vào ngày mua hàng hoặc ngày dự kiến tổ chức chương trình tặng quà.

2.3. Kê khai và tính thuế GTGT đối với hàng biếu, tặng

Việc hàng hóa được sử dụng để biếu, tặng vẫn phải được xem xét về thuế GTGT đầu vào, thuế GTGT đầu ra và giá tính thuế theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.

Đối với thuế GTGT đầu vào:

Theo Khoản 7, Điều 23, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất, được sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện khấu trừ thuế GTGT theo quy định.

Đối với thuế GTGT đầu ra:

Khi xuất hàng hóa để biếu, tặng, doanh nghiệp phải xác định và kê khai thuế GTGT đầu ra nếu hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế.

Theo Khoản 1, Điều 6, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng, cho.

Có thể khái quát như sau:

Nội dung	Quy định cần lưu ý
Thuế GTGT đầu vào	Hàng hóa mua vào để biếu, tặng có thể được khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ
Thuế GTGT đầu ra	Hàng hóa biếu, tặng thuộc đối tượng chịu thuế thì phải kê khai, tính thuế
Giá tính thuế	Là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm biếu, tặng

Tóm lại, khi xuất hóa đơn hàng quà tặng từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra 3 vấn đề: hóa đơn đã ghi đủ nội dung theo Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP hay chưa; thời điểm lập hóa đơn có đúng Điều 9 hay không và việc kê khai, tính thuế GTGT có phù hợp Nghị định 181/2025/NĐ-CP hay không.

3. Mẫu hóa đơn hàng cho, biếu, tặng

Mẫu hóa đơn hàng cho, biếu, tặng được lập theo quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Về cơ bản, hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định này và phản ánh đúng hàng hóa, dịch vụ thực tế phát sinh.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu hóa đơn hàng cho, biếu, tặng dưới đây để hình dung cách thể hiện các thông tin trên hóa đơn: Mẫu hóa đơn hàng biếu tặng xuất cho nhân viên.

Từ ngày 01/7/2026, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lưu ý đúng nội dung, thời điểm lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT để thực hiện đúng quy định và hạn chế sai sót trong quá trình quản lý hóa đơn.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.