Biên lai điện điện tử là một loại chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế được sử dụng phổ biến trong hoạt động mua bán trao đổi hàng hóa, dịch vụ. Vậy lợi ích biên lai điện tử và những lưu ý của doanh nghiệp, đơn vị khi sử dụng biên lai điện tử là gì?

Lợi ích của biên lai điện tử.

1. Biên lai điện tử và các loại biên lai điện tử hiện nay

Trên thực tế, khái niệm biên lai và biên lai điện tử đã được quy định tại Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ tài chính (Thông tư này đã hết hiệu lực kể từ ngày 01/07/2022) như sau:
Theo Khoản 1 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC quy định:
“Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật”
Theo Điểm C Khoản 2 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC quy định:
“Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Hiện nay, cả hai khái niệm biên lai và biên lai điện tử này đã không còn được sử dụng do Thông tư 303/2016/TT-BTC đã hết hiệu lực. Thay vào đó tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về các chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí, trong đó có biên lai.
>> Tham khảo: Lập và ủy nhiệm biên lai được quy định thế nào theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP?

1.1. Biên lai điện tử

Biên lai điện tử được hiểu là một loại chứng từ điện tử được lập dưới dạng các thông điệp dữ liệu điện tử ghi lại thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Các phương tiện diện tử có thể là máy tính tiền, máy vi tính, laptop, Ipad, điện thoại thông minh…
Biên lai điện tử là một loại chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế do đó chúng được lập và sử dụng, quản lý theo quy định của Pháp luật về quản lý thuế.

1.2. Các loại biên lai điện tử hiện nay

Hiện nay, biên lai điện tử được phân làm 3 loại (theo quy định tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) gồm:

• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá.
• Biên lai thu thuế, phí, lệ phí;

Ngoài ra, trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế nếu đơn vị doanh nghiệp có yêu cầu các loại chứng từ khác thì Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.
>> Tham khảo: Mẫu thông báo phát hành biên lai điện tử.

2. Lợi ích của biên lai điện tử hiện nay

Khi công nghệ đạt được rất nhiều thành tựu và phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp thực hiện cải các đổi mới phướng thức làm việc và hoạt động một cách toàn diện theo hướng công nghệ hóa, hiện đại hóa. Làn sóng chuyển đổi số theo đó diễn ra mạnh mẽ kéo theo việc sử dụng biên lai điện tử thay thế cho biên lai giấy.

Biên lai điện tử giúp tăng cường bảo mật thông tin.

Lợi ích của biên lai điện tử là rất lớn, dưới đây là các lợi ích nổi bật của biên lai điện tử:

2.1. Lợi ích đối với đơn vị, doanh nghiệp sử dụng biên lai:

• Giúp quản lý hóa đơn, chứng từ dễ dàng: Người dùng có thể truy cập thực hiện các nghiệp vụ lập, xuất biên lai bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu. Việc sắp xếp tìm kiếm biên lai có thể thực hiện trong vài giây từ hệ thống quản lý.
• Độ bộ hệ thống quản lý hóa đơn chứng từ tạo thuận lợi khi thực hiện kê khai với cơ quan thuế.
• Hạn chế các rủi ro: Người dùng không cần phải lo lắng về việc làm mất, rách, hỏng, lưu trữ các biên lai đã lập.
• Tiết kiệm chi phí: Biên lai điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ.
• Bảo mật thông tin cao: Biên lai điện tử được mã hóa và ký số, giúp đảm bảo tính xác thực và bảo mật thông tin.

2.2. Lợi ích đối với khách hàng sử dụng biên lai điện tử:

Đối với khách hàng việc sử dụng biên lai điện tử cũng mang đến nhiều lợi ích như:

• Biên lai điện tử giúp khách hàng thuận tiện hơn trong việc lưu trữ.
• Thực hiện tra cứu và truy cập thông tin mua bán hàng hóa dịch vụ nhanh chóng.
• Hạn chế các rủi ro: hạn chế rủi ro về bảo quản, lưu trữ biên lai.

2.3. Lợi ích đối với cơ quan thuế:

Đối với cơ quan thuế việc áp dụng biên lai điện tử có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

• Giúp việc quản lý biên lai dễ dàng từ đó kiểm soát và giám sát hoạt động thu phí, lệ phí hiệu quả.
• Tìm kiếm biên lai nhanh chóng theo các tiêu thứ khác nhau.
• Tiết kiệm được chi phí nhân lực, chi phí in ấn.
• Tối ưu thời gian, hiệu quả giải quyết công việc liên quan đến hóa đơn, chứng từ của doanh nghiệp, đơn vị.

Sử dụng biên lai điện tử giúp tối ưu thời gian làm việc.

Ngoài các lợi ích đối với đơn vị, doanh nghiệp khác hàng hàng hay cơ quan thuế thì việc sử dụng biên lai điện tử còn giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường. Đây là một trong những lợi ích to lớn mà ít ai để ý nhưng lại mang ý nghĩa quan trọng.

3. Lưu ý khi sử dụng biên lai điện tử

Biên lai điện tử là chứng từ quan trọng đối với đơn vị doanh nghiệp, là căn cứ kê khai và hạch toán thuế. Việc sử dụng biên lai điện tử không đúng quy định có thể khiến dơn vị, doanh nghiệp bị thiệt hại.
Dưới đây là những lưu ý khi sử dụng biên lai điện tử:

• Kiểm tra kỹ thông tin trên biên lai điện tử trước khi giao hoặc ký nhận: Các thông tin cần đảm bảo đầy đủ chính xác (Tên bên bán, bên mua; thông tin về ngày, giờ mua bán; thông tin về số tiền mua bán và số lượng hàng hóa, dịch vụ…).
• Lưu trữ biên lai điện tử an toàn: người dùng lưu trữ biên lai trên máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị lưu trữ khác. Nên đặt mật khẩu khi truy cập vào các thiết bị lưu trữ.
• Không chia sẻ thông tin biên lai điện tử nếu không được sự đồng ý của các bên hoặc do yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền: Do biên lai điện tử có thể chứa thông tin cá nhân hoặc thông tin tài chính của người dùng.
• Lưu ý các quy định về biên lai điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đặc biệt lưu ý biên lai điện tử được coi là chứng từ hợp pháp khi đáp ứng các điều kiện: Được phát hành bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số; Được ký số bằng chữ ký số của bên bán và có nội dung đầy đủ, chính xác, không trái pháp luật.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.