Hiện nay, mẫu bảng kê hóa đơn mua vào được sử dụng là Mẫu số 01-2/GTGT, ban hành trong Phụ lục kèm theo của Thông tư số 119/2014/TT-BTC. Kế toán có thể tải mẫu này trực tiếp từ website của Cục thuế hoặc các trang web chuyên về tài liệu kế toán.

1. Mục đích của bảng kê hóa đơn mua vào

Bảng kê hoá đơn mua vào hay còn gọi là “Bảng kê hóa đơn chứng từ dịch vụ hàng hóa mua vào” là chứng từ quan trọng giúp thực hiện kê khai hàng hoá dịch vụ mua vào, được lập theo Mẫu 01-2/GTGT thay thế cho Mẫu 01-1/GTGT/TT-BTC trước đó.

Mục đích của bảng kê hóa đơn mua vào nhằm ghi chép thông tin liên quan đến hàng hóa và dịch vụ đã mua trong kỳ tính thuế. Bên cạnh đó, bảng kê hóa đơn mua vào còn là cơ sở quan trọng để lập tờ khai thuế, giúp doanh nghiệp xác định chính xác số thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được khấu trừ.

2. Cách lập mẫu bảng kê hóa đơn mua vào

Kế toán cần nắm rõ cách lập mẫu bảng kê hóa đơn mua vào điều này sẽ đảm bảo cho việc hạch toán kế toán theo đúng quy định, tránh các rủi ro bị phạt hoặc thiếu sót dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.

2.1. Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào

Mẫu bảng kê mua vào hiện nay được sử dụng theo Mẫu số 01-2/GTGT, được ban hành kèm theo của Thông tư số 119/2014/TT-BTC. Dưới đây là mẫu bảng kê hóa đơn mua vào.

2.2. Thông tin chính của bảng kê hóa đơn mua vào

Bảng kê hóa đơn mua vào bao gồm các thông tin chính sau:

- Kỳ tính thuế: Tháng… năn… hoặc quý… năm…

- Tên người nộp thuế: Tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ.

- Tên đại lý thuế (nếu có): Tên đại lý, mã số thuế.

- Thông tin về hóa đơn: Số hóa đơn; ngày lập hóa đơn; tên người bán; mã số thuế người bán; giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào chưa có thuế, thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế; ghi chú.

- Đơn vị tiền: đồng Việt Nam.

- Tổng: 

• Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa có thuế.
• Tổng GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế.

2.3. Hướng dẫn lập bảng kê hóa đơn mua vào

Để lập được bảng kê hóa đơn mua vào đầy đủ, chính xác kế toán thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Xác định mẫu bảng kê

Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào được sử dụng là Mẫu số 01-2/GTGT, được ban hành tại phụ lục kèm theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Kế toán có thể tải mẫu này trực tiếp từ website của Tổng cục Thuế hoặc các trang web chuyên về tài liệu kế toán.

Bước 2. Chuẩn bị thông tin

Việc chuẩn bị thông tin kê khai là rất quan trọng, theo đó trước khi lập bảng kê, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các hóa đơn mua vào trong kỳ tính thuế. Đảm bảo rằng các hóa đơn này hợp lệ và có đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật.

Các hoá đơn, chứng từ cần kê khai trong bảng kê 01-2/GTGT gồm:

- Hoá đơn GTGT mua vào.

- Chứng từ biên lai liên quan đến nghĩa vụ nộp thuế.

- Các hoá đơn, chứng từ không cần kê khai trong bảng kê 01-2/GTGT gồm: Hoá đơn bán hàng thông thường; hoá đơn GTGT không chịu thuế GTGT; hoá đơn GTGT nhưng chưa đủ điều kiện để khấu trừ.

Bước 3. Lập bảng kê hóa đơn mua vào

Kế toán kê khai hóa đơn theo từng nhóm hóa đơn cụ thể:

(1) Về kê khai thông tin hóa đơn theo cột

- Khai thông tin hóa đơn theo cột, theo các chỉ tiêu từ (1) đến (8).

Điền thông tin về hóa đơn gồm:

- Số hóa đơn: Ghi số hóa đơn mua vào.

- Ngày lập hóa đơn: Ghi ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

- Tên người bán + Mã số thuế của người bán: Ghi đầy đủ chính xác theo thông tin trên hóa đơn.

- Giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào chưa có thuế: Ghi giá trị tính theo đồng Việt Nam.

- Thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế: Ghi số thuế GTGT theo đồng Việt Nam.

- Tổng: Tính tổng giá trị hàng hóa dịch vụ và tổng thuế GTGT theo từng nhóm hàng hóa dịch vụ. 

(2) Về kê khai thông tin hóa đơn theo dòng

Bảng kê 01-2/GTGT của tờ khai thuế GTGT khấu trừ 01/GTGT gồm 5 phần chính. Kế toán thực hiện điền từng phần theo bảng kê hóa đơn, cụ thể:

Phần 1: Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế. 

- Chỉ trường hợp doanh nghiệp bán hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT (xuất hoá đơn chịu thuế 0%, 5%, 10% khi bán hàng hoá dịch vụ), khi đó toàn bộ hoá đơn mua vào sẽ hợp pháp, phục vụ cho SXKD thì điền vào dòng số 1 trên bảng kê.

- Những hoá đơn không đủ điều kiện khấu trừ thì không cần kê khai vào bảng kê.

- Nếu doanh nghiệp SXKD dịch vụ hàng hoá không chịu thuế, hoá đơn GTGT khi bán hàng có phần thuế suất gạch bỏ, thì tất cả hoá đơn dùng cho SXKD cho mặt hàng đó sẽ không được khấu trừ.

Phần 2: Hàng hóa dịch vụ dùng cho dự án SXKD chịu thuế và không chịu thuế đủ điều kiện khấu trừ thuế.

Trong trường hợp doanh nghiệp SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT thì:

- Đối với hóa đơn đầu vào dành cho mặt hàng chịu thuế: kê khai tại dòng 1.

- Đối với hoá đơn đầu vào cho mặt hàng không chịu thuế: không kê khai trên phụ lục, nhập số tiền và tiền thuế nếu cần nộp vào chỉ tiêu 23, 24 trên tờ khai.

Phần 3: Hàng hoá, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế

Kế toán kê khai hàng hoá, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ và tính tổng giá trị hàng hóa dịch vụ và tổng thuế GTGT.

Sau khi điền hết các phần trên bảng kê kế toán tính:

- Tổng cộng giá trị hàng, hóa dịch vụ mua vào phục vụ SXKD chưa được khấu trừ thuế GTGT.

- Tổng cộng GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào đủ điều kiện được khấu trừ.

3. Lưu ý khi lập bảng kê hóa đơn mua vào

Việc lập hóa đơn mua vào ảnh hưởng đến việc kê khai và hạch toán thuế do đó khi lập bảng kê hóa đơn mua vào cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

- Cần kê khai đầy đủ và chính xác thông tin trên hóa đơn.

- Sắp xếp các hóa đơn theo thứ tự thời gian để tiện theo dõi.

- Phân loại các hóa đơn theo mục đích sử dụng (ví dụ: hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT, hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT).

- Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nộp bảng kê.

Bảng kê hóa đơn mua vào được nộp cùng với tờ khai thuế GTGT tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp. Để thuận tiện cho việc lập bảng kê, bạn có thể sử dụng các phần mềm kế toán để công việc được thực hiện nhanh, chính xác, tránh các sai sót.  Bên cạnh đó kế toán cần lưu trữ cẩn thận các hóa đơn mua vào để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về mẫu bảng kê hóa đơn mua vào. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn nên liên hệ với cơ quan thuế hoặc các tổ chức tư vấn thuế để được hỗ trợ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn lập bảng kê hóa đơn mua vào một cách chính xác và hiệu quả.

Thu Hương