Thời điểm xuất hóa đơn VAT và những điều cần lưu ý

Xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn VAT không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định của Pháp luật về quản lý hóa đơn chứng từ mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền của mình. Dưới đây là thông tin hữu ích liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn mà doanh nghiệp cần nắm được.

Thời điểm xuất hóa đơn VAT.

1. Hóa đơn VAT là gì?

“VAT” là viết tắt của Value Added Tax và là cách gọi khác hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn đỏ. Hóa đơn VAT là một loại chứng từ quan trọng, do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 định nghĩa về hóa đơn GTGT như sau:

“1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

b) Hoạt động vận tải quốc tế;

c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.”

Như vậy, hiểu đơn giản hóa đơn VAT là hóa đơn do các các đơn vị, doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ lập cấp cho người mua, ghi nhận thông tin bán hàng hóa dịch vụ cho các hoạt động trong nội địa, các hoạt động vận tải quốc tế hay hoạt động xuất nhập khẩu theo quy định.

Hóa đơn VAT có thể được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in. Hóa đơn VAT có các đặc điểm sau:

- Hóa đơn có giá trị pháp lý cao, được lập theo quy định của Pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

- Sử dụng trong các tổ chức khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

- Phải được đơn vị/ doanh nghiệp thông báo phát hành với cơ quan thuế trước khi sử dụng.

>> Tham khảo: Cách xuất hóa đơn VAT bệnh viện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn VAT

Đối tượng sử dụng hóa đơn VAT

Đối tượng sử dụng hóa đơn VAT.

Hóa đơn VAT là hóa đơn được lập theo quy định của Pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Theo đó, người lập cần tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức, thời điểm xuất hóa đơn VAT đảm bảo cho các đối tượng sử dụng hóa đơn thuận lợi trong việc quản lý, tìm kiếm thông tin.

Đối tượng sử dụng hóa đơn VAT gồm:

- Người bán hàng hóa, dịch vụ: Sử dụng ghi nhận thông tin bán hàng, là căn cứ quản lý dòng tiền, tính toán các khoản thu và là tài liệu quan trọng trong việc đưa ra các quyết định về tài chính.

- Người mua hàng hóa, dịch vụ: Sử dụng hóa đơn VAT chứng minh nguồn gốc sản phẩm, dịch vụ đã mua, sử dụng. Là căn cứ để khấu trừ thuế GTGT khi làm quyết toán thuế. Hóa đơn VAT còn là căn cứ quan trọng quản lý dòng tiền ra của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các kế hoạch tài chính phù hợp.

- Cơ quan thuế: Hóa đơn VAT là căn cứ để kiểm tra, thanh tra thuế, chứng minh sự minh bạch trong hoạt động nộp thuế của đơn vị, doanh nghiệp.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Thời điểm xuất hóa đơn VAT

Thời điểm xuất hóa đơn VAT là căn cứ quan trọng để kê khai thuế.

Việc nắm được thời điểm xuất hóa đơn VAT đảm bảo cho việc thực hiện đúng quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ, tránh được các rủi ro bị phạt tài chính.

3.1. Thời điểm xuất hóa đơn VAT

Căn cứ theo quy định tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn VAT (hay thời điểm lập hóa đơn) được xác định như sau:

STT	TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG	THỜI ĐIỂM XUẤT HÓA ĐƠN VAT
1	Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.	Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua
2	Cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.	Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
	Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)	Là thời điểm thu tiền.
3	Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ.	Là thời điểm kết thúc mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao (Lưu ý: lập hóa đơn VAT cho mỗi khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng).

3.2. Thời điểm xuất hóa đơn VAT đối với trường hợp cụ thể

Thời điểm xuất hóa đơn VAT đối với các trường hợp cụ thể mà đơn vị, doanh nghiệp cần nắm được.

STT	TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG	THỜI ĐIỂM XUẤT HÓA ĐƠN VAT
1	Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác VD: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không; cung cấp nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, dịch vụ viễn thông, dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định.	Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên: - Chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ - Hoặc chậm nhất không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
2	- Đối với dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) - Dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ.	Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
3	Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt	Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
4	Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
	Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng	Là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng
	Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng	Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
5	Các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử.	Thời điểm lập hóa đơn theo thông quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử
6	Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô
	Khi người bán bán dầu thô condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ)	Là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
	Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua.	Là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.
7	Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính.	- Là thời điểm cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày (áp dụng với trường hợp khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử) - Là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, sản phẩm (áp dụng trong trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn giao cho khách).
8	Hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện	Là thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện. Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế
9	Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng	Là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
10	Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn	Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
11	Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn.	Cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị
12	Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật.	Là thời điểm kết thúc chuyến đi.
13	Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh	- Nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, - Nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.
14	Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng.	Là thời điểm ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng thì lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.

>> Tham khảo: Quy định gạch chéo hóa đơn GTGT.

4. Những điểm cần lưu ý khi xác định thời điểm xuất hóa đơn VAT

Những điểm cần lưu ý khi xác định thời điểm xuất hóa đơn VAT.

Khi xác định thời điểm xuất hóa đơn VAT đơn vị, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

- Xem xét hoạt động mua bán hàng hóa dịch vụ của mình thuộc trường hợp nào và áp dụng xuất hóa đơn theo trường hợp đó.

- Nắm được thông lệ quốc tế về thời điểm lập hóa đơn trong dịch vụ xuất nhập khẩu, hàng không.

- Cập nhập các quy định mới nhất liên quan đến hóa đơn, chứng từ (các quy định này có thể ảnh hưởng đến thời điểm xuất hóa đơn).

- Kiểm tra lại thông tin kỹ lưỡng trên hóa đơn trước khi xuất hóa đơn.

- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý thời điểm xuất hóa đơn hiệu quả, tránh các sai sót không đáng có.

- Trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm cần lập hóa đơn mới điều chỉnh hóa đơn có sai sót hoặc lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót.

- Các yếu tố ảnh hưởng đến thời điểm xuất hóa đơn VAT: loại hàng hóa, dịch vụ; thỏa thuận trong hợp đồng của các bên mua bán hàng hóa, dịch vụ; điều khoản trong hợp đồng; hình thức thanh toán; quy định của pháp luật.

>> Tham khảo: Cập nhật mẫu hóa đơn GTGT mới nhất.

5. Tại sao phải xác định chính xác thời điểm xuất hóa đơn VAT?

Có rất nhiều lý do để đơn vị, doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm xuất hóa đơn VAT. Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn VAT ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai và nộp thuế cụ thể:

- Giúp doanh nghiệp kê khai thuế đúng kỳ, tránh sai sót và phát sinh các khoản phạt.

- Quản lý dòng tiền hiệu quả.

- Tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý.

- Trong nhiều trường hợp thời điểm lập hóa đơn là căn cứ pháp lý xử lý các tranh chấp, bảo vệ quyền lợi cho các bên.

Trên đây là thông tin về thời điểm xuất hóa đơn VAT và những điểm doanh nghiệp cần lưu ý. Trường hợp chưa rõ có thể liên hệ với cơ quan thuế hoặc kế toán có kinh nghiệm để được tư vấn cụ thể.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN