Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 bổ sung, làm rõ các quy định về hóa đơn thương mại điện tử, tạo cơ sở pháp lý cho việc lập và chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Vậy hóa đơn thương mại điện tử được áp dụng trong trường hợp nào, cần đáp ứng những điều kiện và yêu cầu gì?

Mục Lục 1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì? 2. Ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn thương mại điện tử 3. Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử 4. Hóa đơn thương mại điện tử cần có những nội dung gì? 5. Xử lý hóa đơn thương mại điện tử đã lập sai 6. Mẫu số 01/TMĐT – Mẫu hóa đơn thương mại điện tử

1. Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Theo Khoản 3, Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn phải đáp ứng nội dung theo Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và định dạng chuẩn dữ liệu. Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu, có thể lựa chọn lập hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

2. Ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn thương mại điện tử

Theo Phụ lục I, ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn thương mại điện tử có ký hiệu riêng để phân biệt với các loại hóa đơn điện tử khác.

2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn thương mại điện tử

Ký hiệu mẫu số của hóa đơn thương mại điện tử là số 7.

Trong đó, số 7 được sử dụng để phản ánh loại hóa đơn thương mại điện tử. Đây là điểm giúp nhận diện loại hóa đơn ngay trên ký hiệu mẫu số.

2.2. Ký hiệu hóa đơn thương mại điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự. Đối với hóa đơn thương mại điện tử, các ký tự được xác định như sau:

• Ký tự thứ nhất: C hoặc K, trong đó C là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn không có mã.
• Hai ký tự tiếp theo: Thể hiện hai số cuối của năm lập hóa đơn. Ví dụ, hóa đơn lập năm 2026 sử dụng số 26.
• Ký tự tiếp theo: Chữ X, được quy định riêng cho hóa đơn thương mại điện tử.
• Hai ký tự cuối: Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Nếu không có nhu cầu quản lý riêng thì sử dụng YY.

Như vậy, cấu trúc nhận diện có thể hiểu là: 7 + C/K + năm lập hóa đơn + X + 2 ký tự quản lý.

Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC đưa ra ví dụ: “7K26XAB” là hóa đơn thương mại điện tử không có mã của cơ quan thuế, được lập năm 2026 và do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Trong đó:

• 7: hóa đơn thương mại điện tử;
• K: hóa đơn không có mã của cơ quan thuế;
• 26: được lập trong năm 2026;
• X: ký tự nhận diện hóa đơn thương mại điện tử;
• AB: ký tự do người bán tự xác định để phục vụ nhu cầu quản lý.

Trên bản thể hiện hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số được đặt ở phía trên bên phải hoặc tại vị trí dễ nhận biết.

3. Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử

Căn cứ Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử được xác định tùy theo hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

3.1. Thời điểm lập hóa đơn khi xuất khẩu hàng hóa

Đối với xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu, người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử.

Tuy nhiên, hóa đơn phải được lập chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

Như vậy, mốc cần lưu ý đối với hàng hóa xuất khẩu là ngày thông quan. Người xuất khẩu có thể lập hóa đơn trước thời hạn này nhưng không được lập muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.

3.2. Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ ra nước ngoài

Đối với cung cấp dịch vụ, bao gồm dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Riêng khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền này.

3.3. Trường hợp giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần

Nếu hàng hóa xuất khẩu được giao nhiều lần hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng.

Quy định này áp dụng thay vì chờ đến khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới lập một hóa đơn chung.

3.4. Một số dịch vụ cần đối soát dữ liệu

Đối với một số hoạt động cung cấp dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn và cần thời gian đối soát dữ liệu giữa các bên, Điều 9 có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn.

Các hoạt động đáng chú ý gồm dịch vụ thương mại điện tử, quảng cáo trên báo điện tử, công nghệ số, nền tảng số, công nghệ thông tin, logistics, viễn thông, bưu chính và chuyển phát...

Nếu thuộc trường hợp này, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất:

• Không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ; hoặc
• Không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Kỳ quy ước được xác định theo thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ và người mua.

3.5. Dịch vụ công nghệ thông tin, viễn thông phải đối soát dữ liệu kết nối

Riêng dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ trung gian thanh toán trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin và sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng.

Thời hạn lập hóa đơn trong trường hợp này chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.

4. Hóa đơn thương mại điện tử cần có những nội dung gì?

Theo Khoản 3, Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử phải đáp ứng quy định về nội dung tại Điều 10 Nghị định này và theo định dạng chuẩn dữ liệu.

4.1. Các nội dung cơ bản trên hóa đơn thương mại điện tử

Theo Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử về cơ bản cần thể hiện các nhóm thông tin chính sau:

• Thông tin hóa đơn: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn.
• Thông tin người bán và người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin định danh theo quy định.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền và các thông tin về thuế GTGT theo quy định.
• Tổng số tiền thanh toán và các khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại, phí, lệ phí hoặc nội dung liên quan nếu có.
• Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
• Chữ ký của người bán; riêng hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ khi các bên có thỏa thuận.
• Mã của cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Ngoài các nội dung bắt buộc, người bán có thể bổ sung logo, nhãn hiệu, thông tin hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác phù hợp với giao dịch.

4.2. Trường hợp hóa đơn thương mại điện tử không nhất thiết có đầy đủ nội dung

Theo Điểm n, Khoản 9, Phụ lục về nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử không nhất thiết phải có:

• Số định danh cá nhân của người mua;
• Chữ ký số của người mua.

Đồng thời, Điểm a, Khoản 9, Phụ lục cũng quy định hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, bao gồm trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận, đồng thời người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử thì hóa đơn có thể có chữ ký của cả người bán và người mua theo thỏa thuận.

Như vậy, với hóa đơn thương mại điện tử, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm các nội dung theo Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ngoại trừ những chỉ tiêu được phép không thể hiện nêu trên.

5. Xử lý hóa đơn thương mại điện tử đã lập sai

Theo Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi hóa đơn thương mại điện tử đã lập có sai sót, người bán cần xác định nội dung sai để lựa chọn cách xử lý phù hợp.

5.1. Sai thông tin nhưng không phải lập lại hóa đơn

Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai các thông tin quan trọng gồm mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa ghi trên hóa đơn thì:

• Người bán thông báo cho người mua về nội dung sai;
• Không phải lập lại hóa đơn;
• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

5.2. Trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn

Nếu hóa đơn thương mại điện tử sai một trong các nội dung như mã số thuế; tên hàng hóa; quy cách, chất lượng hàng hóa; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thì người bán được lựa chọn:

• Lập hóa đơn điều chỉnh; hoặc
• Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điều chỉnh phải có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn…”; hóa đơn thay thế phải có thông tin “Thay thế cho hóa đơn…”.

Sau khi lập, người bán ký số và thực hiện gửi hóa đơn cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua, tùy loại hóa đơn sử dụng.

5.3. Có phải lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, thay thế?

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

Nếu người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Riêng hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác thuộc trường hợp không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận.

Lưu ý: quy định miễn lập văn bản thỏa thuận này nói về hoạt động mua bán trên nền tảng thương mại điện tử/nền tảng số, không đồng nghĩa mọi trường hợp sử dụng “hóa đơn thương mại điện tử” đều được miễn lập thỏa thuận.

5.4. Nhiều hóa đơn cùng sai trong một tháng xử lý thế nào?

Nếu trong cùng tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai.

Kèm theo đó, người bán lập bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

5.5. Hóa đơn sau khi điều chỉnh hoặc thay thế vẫn tiếp tục sai

Nếu hóa đơn điện tử đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì những lần xử lý tiếp theo phải sử dụng cùng hình thức đã áp dụng lần đầu.

Ví dụ, hóa đơn thương mại điện tử ban đầu được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh thì khi tiếp tục phát hiện sai, người bán tiếp tục thực hiện theo hình thức điều chỉnh.

Đối với giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, phần điều chỉnh tăng ghi số dương và phần điều chỉnh giảm ghi số âm, phù hợp với thực tế phát sinh.

6. Mẫu số 01/TMĐT – Mẫu hóa đơn thương mại điện tử

Mẫu số 01/TMĐT được ban hành tại Phụ lục V kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ ngày 01/7/2026.

Mẫu này được sử dụng để lập hóa đơn thương mại điện tử đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Lưu ý, Mẫu 01/TMĐT không phải là mẫu hóa đơn dành riêng cho hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử.

Tải Mẫu số 01/TMĐT: Hóa đơn thương mại điện tử mới nhất

Hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn được Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định áp dụng đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh cần lưu ý đúng đối tượng áp dụng, thời điểm lập, nội dung, ký hiệu hóa đơn cũng như cách xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC để thực hiện đúng quy định.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.