Hóa đơn điện tử có sai mã số thuế, thuế suất hoặc tiền thuế cần được xử lý đúng quy định để bảo đảm thông tin trên hóa đơn và việc kê khai thuế. Vậy với từng trường hợp sai sót, người bán cần điều chỉnh hay thay thế hóa đơn và thực hiện như thế nào?

Mục Lục 1. Hóa đơn sai MST, sai thuế suất, sai tiền thuế xử lý thế nào? 2. Hồ sơ, biểu mẫu khi xử lý hóa đơn sai MST, thuế suất, tiền thuế 3. Xử lý các tình huống phát sinh khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn

1. Hóa đơn sai MST, sai thuế suất, sai tiền thuế xử lý thế nào?

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trước hết cần xác định nội dung sai thuộc trường hợp nào để áp dụng cách xử lý phù hợp. Với các sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn; trong khi một số sai sót không làm ảnh hưởng đến các nội dung này thì không phải lập lại hóa đơn.

1.1. Lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn 

Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế, thuế suất, tiền thuế thuộc nhóm sai sót mà người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Tuy nhiên, trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán cần thực hiện thủ tục với người mua theo từng trường hợp. Cụ thể:

• Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai của hóa đơn.
• Người mua là cá nhân: Người bán phải thông báo cho người mua về hóa đơn đã lập sai hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua được lưu giữ tại đơn vị và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Lưu ý: Theo Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong một số trường hợp gồm:

• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Điểm a.1, Khoản 3, Điều 16, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại Điểm a.2, Khoản 3, Điều 16, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Như vậy, khi phát hiện hóa đơn sai mã số thuế, thuế suất hoặc tiền thuế, doanh nghiệp không nên lập ngay hóa đơn điều chỉnh/thay thế mà trước hết cần xác định đối tượng người mua để thực hiện đúng thủ tục thỏa thuận hoặc thông báo theo quy định, sau đó mới tiến hành xử lý hóa đơn sai sót.

1.2. Lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn sai MST, thuế suất, tiền thuế

Căn cứ Điểm b.1, Khoản 1 và Điểm c, Khoản 6, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi lựa chọn xử lý hóa đơn sai mã số thuế, thuế suất hoặc tiền thuế theo hình thức điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai.

Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Tùy vào nội dung sai sót, người bán thực hiện điều chỉnh như sau:

• Trường hợp sai mã số thuế: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với thông tin mã số thuế đã ghi sai trên hóa đơn.
• Trường hợp sai thuế suất: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với thuế suất đã ghi sai và các nội dung về giá trị có liên quan đến việc điều chỉnh, nếu có.
• Trường hợp sai tiền thuế: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với số tiền thuế chênh lệch so với hóa đơn đã lập.

Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, nếu điều chỉnh tăng thì ghi số dương; nếu điều chỉnh giảm thì ghi số âm, phù hợp với thực tế điều chỉnh.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán ký số trên hóa đơn và thực hiện gửi theo từng trường hợp:

• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh đến cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi cho người mua.

Lưu ý, nếu hóa đơn đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo cũng phải thực hiện theo hình thức điều chỉnh.

1.3. Lập hóa đơn thay thế đối với hóa đơn sai MST, thuế suất, tiền thuế

Căn cứ Điểm b.2, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế, thuế suất hoặc tiền thuế, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai.

Khi áp dụng hình thức thay thế, người bán lập một hóa đơn điện tử mới với các thông tin đúng để thay thế cho hóa đơn có sai sót. Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Sau khi lập hóa đơn thay thế, người bán ký số và thực hiện gửi hóa đơn theo từng trường hợp:

• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn mới thay thế cho người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi cho người mua.

Trường hợp hóa đơn đã được xử lý theo hình thức thay thế nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo cũng phải thực hiện theo hình thức thay thế, không chuyển sang hình thức điều chỉnh.

Ngoài ra, trường hợp hóa đơn điện tử theo quy định được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà phát hiện sai thì người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hình thức thay thế.

1.4. Nên điều chỉnh hay thay thế hóa đơn sai?

Căn cứ Điểm b, Khoản 1 và Điểm a, Khoản 6, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế, thuế suất hoặc tiền thuế, người bán có thể lựa chọn một trong hai hình thức xử lý là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Điều 10 không quy định trường hợp nào bắt buộc phải điều chỉnh hoặc trường hợp nào bắt buộc phải thay thế đối với các sai sót nêu trên. Do đó, không có căn cứ để xác định theo hướng sai ít thì điều chỉnh, sai nhiều thì thay thế. Người bán có thể lựa chọn hình thức xử lý phù hợp, nhưng cần bảo đảm thực hiện đúng quy định tương ứng với hình thức đã lựa chọn.

Có thể phân biệt hai hình thức như sau:

Nội dung	Điều chỉnh	Thay thế
Có được lựa chọn?	Có	Có
Cách xử lý	Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai	Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai
Nội dung phải thể hiện trên hóa đơn	“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”	“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”
Nếu sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn sai	Tiếp tục xử lý theo hình thức điều chỉnh	Tiếp tục xử lý theo hình thức thay thế

Một điểm cần lưu ý là hình thức xử lý đã lựa chọn ở lần đầu sẽ quyết định cách xử lý nếu sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn sai. Cụ thể, nếu lần đầu đã lập hóa đơn điều chỉnh thì những lần xử lý tiếp theo cũng phải thực hiện theo hình thức điều chỉnh; nếu lần đầu đã lập hóa đơn thay thế thì những lần tiếp theo cũng phải tiếp tục thay thế, không chuyển sang hình thức còn lại.

Ngoài ra, trường hợp hóa đơn điện tử theo quy định được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà phát hiện sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hình thức thay thế.

1.5. Một hóa đơn điều chỉnh/thay thế được nhiều hóa đơn sai không?

Căn cứ Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong một số trường hợp người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế để xử lý cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng.

Cụ thể, việc gộp nhiều hóa đơn sai để xử lý trên một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được áp dụng khi đồng thời đáp ứng các điều kiện sau:

• Các hóa đơn sai được lập trong cùng một tháng.
• Các hóa đơn thuộc cùng một người mua.
• Các hóa đơn cùng sai về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất.

Khi đó, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai và phải đính kèm bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Tuy nhiên, quy định này chỉ liệt kê cụ thể các trường hợp sai về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng và thuế suất. Vì vậy, nếu chỉ căn cứ Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC thì không nên hiểu rằng mọi trường hợp hóa đơn sai, chẳng hạn sai mã số thuế hoặc sai tiền thuế, đều có thể gộp nhiều hóa đơn để lập chung một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

2. Hồ sơ, biểu mẫu khi xử lý hóa đơn sai MST, thuế suất, tiền thuế

Khi xử lý hóa đơn sai MST, thuế suất hoặc tiền thuế, kế toán cần xác định đúng hồ sơ, biểu mẫu áp dụng tương ứng với từng trường hợp để thực hiện và lưu trữ theo quy định.

2.1. Văn bản thỏa thuận về nội dung hóa đơn sai

Căn cứ Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn:

• Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai.
• Người mua là cá nhân: Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
• Văn bản thỏa thuận được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

[TẢI MẪU VĂN BẢN THỎA THUẬN]

2.2. Sai MST, thuế suất, tiền thuế có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Căn cứ Điểm a, Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC:

Trường hợp	Cách xử lý	Mẫu 04/SS-HĐĐT
Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không thuộc các nội dung sai tại điểm b	Thông báo người mua, không lập lại hóa đơn	Gửi cơ quan thuế
Sai MST	Điều chỉnh hoặc thay thế	Điều 10 không quy định gửi
Sai thuế suất	Điều chỉnh hoặc thay thế	Điều 10 không quy định gửi
Sai tiền thuế	Điều chỉnh hoặc thay thế	Điều 10 không quy định gửi

Như vậy, Mẫu 04/SS-HĐĐT không phải là biểu mẫu được Điều 10 quy định trong quy trình điều chỉnh/thay thế đối với hóa đơn sai MST, thuế suất, tiền thuế.

[TẢI MẪU 04/SS-HĐĐT]

2.3. Khi nào sử dụng Mẫu 01/BK-ĐCTT?

Căn cứ Điểm b, Khoản 1, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, Mẫu 01/BK-ĐCTT được đính kèm khi lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai, nếu đáp ứng các điều kiện:

• Các hóa đơn được lập trong cùng tháng.
• Cùng một người mua.
• Cùng sai thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất.

Khi đáp ứng các điều kiện trên, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng và đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.

[TẢI MẪU 01/BK-ĐCTT]

3. Xử lý các tình huống phát sinh khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn

Trong quá trình xử lý hóa đơn sai, doanh nghiệp có thể tiếp tục phát hiện sai sót hoặc nhận được thông báo rà soát từ cơ quan thuế. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định cách xử lý một số trường hợp như sau:

3.1. Hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục bị sai

Căn cứ Điểm a, Khoản 6, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu sau khi xử lý hóa đơn sai lại tiếp tục phát hiện sai sót thì phải sử dụng thống nhất hình thức đã lựa chọn ở lần đầu:

• Lần đầu lập hóa đơn điều chỉnh → các lần xử lý tiếp theo tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh.
• Lần đầu lập hóa đơn thay thế → các lần xử lý tiếp theo tiếp tục lập hóa đơn thay thế.

Ví dụ: Doanh nghiệp lập hóa đơn sai thuế suất và đã xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh. Sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn còn sai tiền thuế thì doanh nghiệp tiếp tục xử lý theo hình thức điều chỉnh.

3.2. Điều chỉnh tăng, giảm giá trị trên hóa đơn ghi thế nào?

Căn cứ Điểm c, Khoản 6, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh:

• Điều chỉnh tăng: ghi số dương.
• Điều chỉnh giảm: ghi số âm.
• Số liệu điều chỉnh phải phù hợp với thực tế phát sinh.

Ví dụ: Tiền thuế trên hóa đơn đã lập là 8 triệu đồng, số tiền thuế đúng là 10 triệu đồng thì phần chênh lệch cần điều chỉnh tăng là 2 triệu đồng và được ghi số dương.

3.3. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai thì xử lý thế nào?

Căn cứ Khoản 3, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai:

• Cơ quan thuế gửi cho người bán Mẫu số 01/TB-RSĐT – Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát.
• Người bán kiểm tra, rà soát nội dung sai theo thông báo của cơ quan thuế.
• Sau khi xác định sai sót, người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo khoản 1 Điều 10.

Lưu ý: Mẫu 01/TB-RSĐT thuộc Phụ lục IV Thông tư 91/2026/TT-BTC và là thông báo do cơ quan thuế gửi cho người bán, không phải biểu mẫu doanh nghiệp chủ động lập để gửi cơ quan thuế.

3.4. Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn bị sai xử lý thế nào?

Căn cứ Điểm b, Khoản 6, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử theo quy định được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà phát hiện sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp này không áp dụng hình thức lập hóa đơn thay thế.

Việc xử lý hóa đơn sai mã số thuế, thuế suất hoặc tiền thuế cần được thực hiện đúng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp, kế toán cần xác định chính xác nội dung sai, thực hiện đầy đủ thủ tục và sử dụng đúng biểu mẫu để bảo đảm hóa đơn sau xử lý phù hợp với quy định.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.