Hóa đơn tài chính là cách gọi quen thuộc trong hoạt động kế toán, kinh doanh, nhưng thực tế không phải là một loại hóa đơn riêng theo quy định pháp luật. Vậy hóa đơn tài chính gồm những loại nào, doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng ra sao? Cùng tìm hiểu các quy định mới về hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng từ 01/07/2026.

Mục Lục 1. Hóa đơn tài chính là gì? 2. Các loại hóa đơn tài chính phổ biến hiện nay 3. Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau thế nào? 4. Thời điểm lập hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành 5. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn tài chính theo quy định mới 6. Cách xử lý hóa đơn tài chính có sai sót năm 2026 7. Thời điểm ký số hóa đơn điện tử năm 2026 có gì mới?

1. Hóa đơn tài chính là gì?

Hóa đơn tài chính là cách gọi phổ biến trong thực tế để chỉ các loại hóa đơn được lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và được sử dụng làm căn cứ ghi nhận giao dịch, kê khai thuế, hạch toán kế toán theo quy định. Tuy nhiên, pháp luật về hóa đơn không quy định hóa đơn tài chính là một loại hóa đơn riêng.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Hóa đơn phải phản ánh đầy đủ, trung thực giao dịch phát sinh và đáp ứng các nội dung theo quy định.

Từ ngày 01/07/2026, việc lập và sử dụng hóa đơn được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đây là hai văn bản quan trọng quy định và hướng dẫn về hóa đơn điện tử, trong đó có nội dung, thời điểm lập, đăng ký sử dụng và xử lý hóa đơn có sai sót.

Vì vậy, khi nhắc đến hóa đơn tài chính, người dùng nên xác định đúng loại hóa đơn mình cần sử dụng, chẳng hạn hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, tùy theo đối tượng và phương pháp tính thuế.

2. Các loại hóa đơn tài chính phổ biến hiện nay

Theo Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, pháp luật hiện hành quy định nhiều loại hóa đơn, tùy theo đối tượng sử dụng, phương pháp tính thuế và hoạt động kinh doanh. Trong đó, các loại hóa đơn thường gặp gồm:

2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn GTGT dành cho tổ chức kinh tế khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, vận tải quốc tế, xuất khẩu, xuất vào khu phi thuế quan và một số hoạt động kinh doanh trên nền tảng số, thương mại điện tử.

2.2. Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng chủ yếu dành cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.

Loại hóa đơn này được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, xuất khẩu, vận tải quốc tế hoặc xuất vào khu phi thuế quan theo quy định.

2.3. Hóa đơn thương mại điện tử

Hóa đơn thương mại điện tử áp dụng cho tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử đến cơ quan thuế.

Nếu chưa đáp ứng điều kiện này, người xuất khẩu có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

2.4. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, được sử dụng theo đối tượng và trường hợp thuộc diện áp dụng.

Đáng chú ý, loại hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số và hóa đơn phải bảo đảm khả năng nhận biết được là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

2.5. Một số loại hóa đơn đặc thù

Ngoài các loại trên, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định:

• Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Tem, vé, thẻ theo định dạng chuẩn dữ liệu.
• Phiếu thu cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng theo quy định.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Như vậy, hóa đơn tài chính không phải tên gọi của một loại hóa đơn riêng. Tùy vào đối tượng và hoạt động kinh doanh, người bán cần xác định đúng loại hóa đơn để lập và sử dụng theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3. Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau thế nào?

Theo Điều 8, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, điểm khác biệt chính giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng nằm ở đối tượng sử dụng và phương pháp tính thuế GTGT.

Tiêu chí	Hóa đơn GTGT	Hóa đơn bán hàng
Đối tượng sử dụng	Tổ chức kinh tế khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ	Tổ chức kinh tế, hộ KD, cá nhân KD khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Phạm vi sử dụng	Bán hàng, cung cấp DV trong nước; vận tải quốc tế; xuất khẩu, xuất vào khu phi thuế quan và một số hoạt động TMĐT, nền tảng số	Bán hàng, cung cấp DV trong nước; vận tải quốc tế; xuất khẩu, xuất vào khu phi thuế quan theo quy định
Phương pháp thuế	Khấu trừ	Trực tiếp
Đối tượng thường gặp	DN, tổ chức thuộc phương pháp khấu trừ	Hộ KD, cá nhân KD và tổ chức áp dụng phương pháp trực tiếp
Trường hợp đặc thù	DN chế xuất khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng HĐ GTGT	DN chế xuất khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng HĐ bán hàng

Như vậy:

• Nếu người bán khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ → sử dụng hóa đơn GTGT.
• Nếu người bán khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp → sử dụng hóa đơn bán hàng.

Vì vậy, không phải cứ là doanh nghiệp thì sử dụng hóa đơn GTGT hay hộ kinh doanh thì luôn sử dụng hóa đơn bán hàng. Cần căn cứ vào phương pháp tính thuế và trường hợp kinh doanh cụ thể theo quy định.

4. Thời điểm lập hóa đơn tài chính theo quy định hiện hành

Theo Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định tùy theo từng loại giao dịch. Nguyên tắc quan trọng là không phụ thuộc vào việc người mua đã thanh toán hay chưa, trừ một số trường hợp đặc thù.

Trường hợp	Thời điểm lập hóa đơn
Bán hàng hóa	Khi chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho người mua
Xuất khẩu hàng hóa	Do người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa thông quan
Cung cấp dịch vụ	Khi hoàn thành dịch vụ. Nếu thu tiền trước/trong khi cung cấp → lập HĐ tại thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng
Giao hàng nhiều lần/bàn giao từng hạng mục	Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập HĐ tương ứng với khối lượng, giá trị đã giao
Xây dựng, lắp đặt	Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành
Bán xăng dầu	Khi kết thúc từng lần bán
Taxi có phần mềm tính tiền	Khi kết thúc chuyến đi
Khám, chữa bệnh	Theo từng giao dịch; nếu người bệnh không lấy HĐ, cơ sở y tế tổng hợp lập HĐ cuối ngày
Dịch vụ cần đối soát dữ liệu	Khi hoàn thành đối soát, nhưng thường chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày từ khi kết thúc kỳ quy ước
Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý	Khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 10 tháng sau
Giao dịch ban đêm	Nếu không có phần mềm lập HĐ tự động, lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo

5. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn tài chính theo quy định mới

Theo quy định mới, hóa đơn tài chính phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc để xác định thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ và số tiền phải thanh toán. Cụ thể, Khoản 1, Điều 10 quy định hóa đơn phải có các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế; mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất, tổng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
• Chữ ký: Hóa đơn có chữ ký của người bán và người mua theo quy định. Riêng hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận.
• Thời điểm lập hóa đơn: Thực hiện theo Điều 9 và được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Các khoản liên quan khác (nếu có): Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan đến giao dịch.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có nội dung gì?

Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, nội dung được quy định theo đặc thù của hình thức hóa đơn này. Hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua theo quy định nếu người mua yêu cầu; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán; thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp tổ chức kinh tế nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn từ máy tính tiền phải thể hiện rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, phải có mã của cơ quan thuế; trường hợp áp dụng hình thức dữ liệu điện tử theo quy định thì phải bảo đảm người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn. Người bán có thể gửi hóa đơn cho người mua qua tin nhắn, thư điện tử hoặc hình thức điện tử khác, hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để tra cứu, tải hóa đơn.

6. Cách xử lý hóa đơn tài chính có sai sót năm 2026

Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc xác định đúng trường hợp và thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tránh phải xử lý lại hóa đơn hoặc phát sinh rủi ro về thuế.

6.1. Bảng tổng hợp cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Căn cứ Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán thực hiện xử lý tùy theo nội dung sai sót như sau:

Trường hợp phát sinh	Cách xử lý	Lưu ý
Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa	Không phải lập lại hóa đơn. Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.	Cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.
Sai mã số thuế; sai tên hàng hóa, quy cách, chất lượng; sai số tiền; thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung khác thuộc trường hợp phải xử lý	Người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.	Trước khi điều chỉnh, thay thế, trường hợp thuộc diện phải lập văn bản thỏa thuận thì người bán và người mua phải lập văn bản ghi rõ nội dung sai.
Lập hóa đơn điều chỉnh	Hóa đơn phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.	Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã tùy loại hóa đơn.
Lập hóa đơn thay thế	Hóa đơn mới phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.	Áp dụng theo đúng trường hợp được lựa chọn thay thế.
Trong cùng tháng, cùng một người mua có nhiều hóa đơn sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất	Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai và kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.	Chỉ áp dụng khi đáp ứng điều kiện theo quy định.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền bị sai	Người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ theo khoản 5 Điều 10.	Không áp dụng máy móc quy tắc xử lý sai tên, địa chỉ của hóa đơn thông thường.
Hóa đơn bán hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng bị sai	Người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ theo quy định.	Cần xác định đúng tính chất tài sản trước khi xử lý.

Đáng chú ý, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định riêng đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào nội dung sai để áp dụng ngay phương thức điều chỉnh hoặc thay thế mà cần xác định loại hóa đơn trước.

6.2. Một số trường hợp đặc thù khi xử lý hóa đơn điện tử

Ngoài trường hợp hóa đơn lập sai ngay từ đầu, Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC còn hướng dẫn cách xử lý khi hóa đơn đã lập đúng tại thời điểm phát sinh giao dịch nhưng sau đó giá trị, khối lượng hoặc giao dịch thực tế có thay đổi.

Trường hợp	Cách xử lý
Quyết toán dự án đầu tư có thay đổi về đơn giá, khối lượng hoặc điều chỉnh giá bán theo pháp luật chuyên ngành	Lập hóa đơn điện tử mới đối với phần chênh lệch; phát sinh giảm ghi số âm, phát sinh tăng ghi số dương.
Giá trị, khối lượng thay đổi theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền	Lập hóa đơn điện tử mới đối với phần chênh lệch, ghi âm hoặc dương tương ứng với thực tế phát sinh.
Chiết khấu thương mại theo số lượng hoặc doanh số	Có thể điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau, bảo đảm tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn đó; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.
Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa	Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và đã đăng ký theo tên người mua	Khi trả lại hàng, nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
Người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền đối với một số hoạt động bất động sản, xây dựng nhà để bán nhưng sau đó hủy/chấm dứt giao dịch	Thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định.

Đối với các trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ, các bên cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Doanh nghiệp cần lưu ý: Từ 01/7/2026, khi lập và xử lý hóa đơn điện tử, cần đồng thời kiểm tra loại hóa đơn, nội dung sai sót, bản chất giao dịch và thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Đặc biệt, không nên mặc định mọi hóa đơn sai đều được lập hóa đơn điều chỉnh; một số trường hợp bắt buộc hoặc có quy định riêng về hóa đơn thay thế.

Đồng thời, việc lập hóa đơn đúng thời điểm theo Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP là yếu tố quan trọng để bảo đảm dữ liệu hóa đơn phù hợp với giao dịch thực tế và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

7. Thời điểm ký số hóa đơn điện tử năm 2026 có gì mới?

Bên cạnh thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số hóa đơn điện tử cũng là nội dung doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện quy định mới về hóa đơn năm 2026. Đây là một trong những thông tin phải thể hiện trên hóa đơn điện tử theo Điều 10, Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo quy định, hóa đơn điện tử sau khi được lập cần được người bán ký số để xác thực và hoàn thiện hóa đơn theo quy định. Thời điểm ký số được thể hiện trên hóa đơn điện tử và là một trong những nội dung thuộc dữ liệu hóa đơn mà doanh nghiệp cần quản lý, lưu trữ đầy đủ.

Đối với hóa đơn tài chính, doanh nghiệp cần phân biệt rõ thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số hóa đơn. Hai thời điểm này có thể liên quan chặt chẽ nhưng không phải là một. Thời điểm lập hóa đơn được xác định căn cứ vào bản chất giao dịch và quy định tại Điều 9, Nghị định 254/2026/NĐ-CP; trong khi thời điểm ký số là thời điểm hóa đơn điện tử được ký số theo quy định.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên hiểu rằng chỉ cần ký số là có thể thay thế cho việc lập hóa đơn đúng thời điểm. Hóa đơn tài chính phải được lập đúng thời điểm, đồng thời bảo đảm các nội dung, dữ liệu và chữ ký số theo quy định.

Vì vậy, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình đồng bộ từ lập hóa đơn – kiểm tra thông tin – ký số – gửi hóa đơn cho người mua – truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Việc này giúp hạn chế tình trạng hóa đơn đã lập nhưng chậm ký số, sai thông tin hoặc không bảo đảm tính đầy đủ của dữ liệu hóa đơn.

Nhìn chung, quy định năm 2026 đặt yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn đối với dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời cả thời điểm lập và thời điểm ký số, thay vì chỉ tập trung vào thời điểm phát hành hóa đơn như trước đây.

Quy định mới về hóa đơn tài chính năm 2026 có nhiều điểm doanh nghiệp cần lưu ý, từ nội dung bắt buộc, thời điểm lập, ký số đến cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Chủ động cập nhật và thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về hóa đơn, thuế và bảo đảm hoạt động kinh doanh được minh bạch, thuận lợi.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.