Nhiều khoản chi phát sinh thực tế trong hoạt động kinh doanh nhưng vẫn có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ nếu không đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Việc bị xuất toán không chỉ làm tăng số thuế TNDN phải nộp mà còn kéo theo nguy cơ bị truy thu, tính tiền chậm nộp và xử phạt. Dưới đây là 9 khoản chi doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thanh tra, kiểm tra thuế từ năm 2026.

Mục Lục 1. 9 khoản chi phí doanh nghiệp dễ bị xuất toán khi thanh tra thuế từ năm 2026 2. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN doanh nghiệp cần biết 3. 5 lỗi hồ sơ khiến doanh nghiệp dễ bị loại chi phí khi thanh tra thuế năm 2026

1. 9 khoản chi phí doanh nghiệp dễ bị xuất toán khi thanh tra thuế từ năm 2026

Mặc dù pháp luật cho phép doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, nhưng trên thực tế, không ít khoản chi vẫn bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lý trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Nguyên nhân không chỉ đến từ việc thiếu hóa đơn, chứng từ mà còn xuất phát từ việc doanh nghiệp không chứng minh được tính thực tế phát sinh, mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc chưa đảm bảo đầy đủ hồ sơ liên quan.

Dưới đây là 9 khoản chi phí thường bị xuất toán mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý từ năm 2026.

1.1. Chi phí hạch toán sai kỳ kế toán

Một trong những sai sót phổ biến là ghi nhận chi phí không đúng kỳ phát sinh. Chẳng hạn, chi phí điện, nước, vận chuyển hoặc dịch vụ phát sinh phục vụ hoạt động kinh doanh năm 2025 nhưng hóa đơn được lập vào đầu năm 2026. Nếu doanh nghiệp đưa toàn bộ khoản chi này vào chi phí năm 2026 để tính thuế TNDN thì rất dễ bị xuất toán khi thanh tra.

Đối với thuế GTGT, doanh nghiệp vẫn được kê khai khấu trừ theo thời điểm của hóa đơn. Tuy nhiên, về thuế TNDN, chi phí phải được hạch toán đúng niên độ mà khoản chi thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

1.2. Chi phí công tác của người lao động thiếu căn cứ chứng minh

Các khoản công tác phí chỉ được chấp nhận khi doanh nghiệp chứng minh được việc đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế nội bộ quy định rõ mức khoán chi, điều kiện thanh toán và lưu giữ đầy đủ hồ sơ như giấy đi đường, quyết định cử đi công tác, hóa đơn, chứng từ liên quan.

Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt theo mức khoán, khoản chi cần phù hợp với quy chế của doanh nghiệp và thực hiện đúng quy định về thuế TNCN.

1.3. Thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên

Theo quy định hiện hành, những khoản mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ.

Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, khoản chi này có nguy cơ bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, kể cả trường hợp giao dịch với cá nhân hay tổ chức.

1.4. Chi phí thuê nhà, thuê địa điểm kinh doanh của cá nhân chưa đủ hồ sơ

Nhiều doanh nghiệp thuê nhà hoặc mặt bằng của cá nhân nhưng không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý đi kèm.

Trường hợp người cho thuê không phải chủ sở hữu tài sản, cần có giấy tờ ủy quyền hợp lệ. Hồ sơ nên bao gồm hợp đồng thuê, giấy tờ về quyền sở hữu tài sản, giấy tờ tùy thân của bên cho thuê và các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.

1.5. Chi phí ăn uống, tiếp khách không chứng minh được mục đích kinh doanh

Không phải mọi hóa đơn ăn uống đều được tính vào chi phí được trừ. Doanh nghiệp cần chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh như tiếp khách, làm việc với đối tác hoặc phục vụ công việc cụ thể.

Việc lưu lại thông tin về đối tượng tham dự, nội dung làm việc và mục đích phát sinh sẽ giúp tăng tính thuyết phục khi cơ quan thuế kiểm tra.

1.6. Chi phí vận chuyển, vận tải thiếu hồ sơ liên quan

Đối với các khoản thuê vận chuyển hàng hóa hoặc vận chuyển người, doanh nghiệp cần có đầy đủ tài liệu chứng minh như hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ thể hiện lộ trình thực hiện.

Nếu là vận chuyển hàng hóa, nên lưu giữ biên bản giao nhận, thông tin hàng hóa, chứng từ liên quan đến phí cầu đường, nhiên liệu (nếu có) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc diện bắt buộc.

1.7. Chi phí phúc lợi cho người lao động không rõ căn cứ

Các khoản phụ cấp như điện thoại, xăng xe, nhà ở, hỗ trợ nuôi con nhỏ chỉ được chấp nhận nếu doanh nghiệp chứng minh được đây là khoản chi phục vụ người lao động trong quá trình thực hiện công việc.

Thực tế, nhiều trường hợp bị đặt vấn đề khi thanh tra như vừa cấp xe công vừa chi cố định tiền xăng, vừa thanh toán hóa đơn điện thoại vừa phát sinh phụ cấp không có định mức cụ thể.

1.8. Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân nhưng hồ sơ chưa đầy đủ

Khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh không xuất được hóa đơn, doanh nghiệp phải lập bảng kê theo đúng quy định và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch.

Đáng lưu ý, bảng kê cần được lập theo từng lần phát sinh mua bán thay vì gộp chung nhiều giao dịch trong tháng. Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ thông tin nhận diện và chứng từ liên quan để chứng minh tính thực tế của khoản chi.

1.9. Hạch toán sai mục đích sử dụng của khoản chi

Nhiều khoản chi bị xuất toán không phải do thiếu hóa đơn mà vì doanh nghiệp không chứng minh được khoản chi phục vụ bộ phận nào hoặc mục đích kinh doanh cụ thể.

Ví dụ, chi phí của bộ phận bán hàng lại hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp; chi phí mang tính cá nhân nhưng đưa vào chi phí công ty; hoặc không tách bạch giữa các bộ phận sử dụng. Những trường hợp này đều tiềm ẩn rủi ro bị loại khi thanh tra thuế.

Nhìn chung, việc được chấp nhận là chi phí được trừ không chỉ phụ thuộc vào hóa đơn, chứng từ mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ và mối liên hệ trực tiếp giữa khoản chi với hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN doanh nghiệp cần biết

Ngoài những khoản chi thường bị xuất toán do hồ sơ chưa chặt chẽ, pháp luật thuế cũng quy định một số khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nhóm chi phí sau:

- Các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện về tính thực tế phát sinh, hóa đơn chứng từ hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên.

- Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế và các khoản phạt phát sinh do vi phạm quy định pháp luật.

- Các khoản chi phúc lợi cho người lao động vượt quá mức khống chế theo quy định.

- Chi trả lãi vay không đáp ứng điều kiện, lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu hoặc vượt mức cho phép.

- Chi khấu hao tài sản cố định không đúng quy định, tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc không đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu.

- Các khoản trích lập dự phòng, trích trước chi phí không đúng chế độ hoặc không thực hiện điều chỉnh theo quy định.

- Tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản chi cho người lao động không có đầy đủ hồ sơ, quy chế hoặc thực tế chưa chi trả.

- Các khoản tài trợ, ủng hộ, từ thiện không thuộc trường hợp được pháp luật cho phép tính vào chi phí được trừ.

- Một số khoản thuế và chi phí đặc thù khác thuộc diện không được khấu trừ, không được hạch toán vào chi phí theo quy định chuyên ngành.

Do đó, doanh nghiệp cần rà soát đồng thời cả điều kiện được trừ và các khoản chi bị khống chế hoặc loại trừ theo quy định để hạn chế rủi ro bị truy thu, điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Bài viết tham khảo: 7 điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP về thuế TNDN. Nghị định 141/2026/NĐ-CP: Điều chỉnh chính sách thuế hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và thuế TNDN từ năm 2026.

3. 5 lỗi hồ sơ khiến doanh nghiệp dễ bị loại chi phí khi thanh tra thuế năm 2026

Thực tế, nhiều khoản chi bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ không phải do doanh nghiệp cố tình vi phạm, mà xuất phát từ việc hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa chứng minh được mối liên hệ với hoạt động sản xuất, kinh doanh. Dưới đây là 5 sai sót doanh nghiệp thường gặp cần đặc biệt lưu ý:

- Chỉ có hóa đơn nhưng thiếu hồ sơ chứng minh giao dịch, như hợp đồng, biên bản bàn giao, nghiệm thu hoặc tài liệu thể hiện khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động kinh doanh.

- Thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, dẫn đến không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

- Hạch toán chi phí không đúng kỳ tính thuế, ghi nhận chi phí của năm trước sang năm sau hoặc ngược lại, làm sai lệch kết quả xác định thu nhập chịu thuế.

- Thiếu quy chế, quyết định hoặc hồ sơ nội bộ đối với các khoản công tác phí, phụ cấp điện thoại, xăng xe, chi phúc lợi, thưởng sáng kiến... khiến doanh nghiệp khó chứng minh căn cứ chi.

- Không chứng minh được mục đích phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, đặc biệt đối với các khoản chi tiếp khách, ăn uống, thuê tài sản của cá nhân, vận chuyển hoặc mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân.

Việc rà soát hồ sơ ngay từ khi phát sinh giao dịch sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Nhìn chung, việc chi phí bị loại khi thanh tra thuế không chỉ làm tăng số thuế TNDN phải nộp mà còn có thể kéo theo tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Do đó, bên cạnh việc thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp cần chú trọng tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ và khả năng chứng minh khoản chi thực tế phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Chủ động rà soát, hoàn thiện hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế đáng kể rủi ro bị xuất toán chi phí và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Dương Thúy.

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ cùng với yêu cầu siết chặt quản lý thuế, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và đúng quy định. Theo đó, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động. Liên hệ ngay theo đường dây nóng 24/7 để được tư vấn và dùng thử hoàn toàn MIỄN PHÍ: - Miền Bắc: 1900 4767. - Miền Nam/Trung: 1900 4768.