Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2026, hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và nhiều nội dung doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần cập nhật.

1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có ý nghĩa gì?

Nghị định được ban hành nhằm hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế đối với hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Bên cạnh việc kế thừa các quy định còn phù hợp, văn bản mới bổ sung nhiều quy định chi tiết hơn, giúp thống nhất cách áp dụng giữa các lĩnh vực kinh doanh, giảm cách hiểu khác nhau và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử. 

Các nội dung đáng chú ý gồm: đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, loại hóa đơn và chứng từ điện tử, thời điểm lập hóa đơn, trường hợp không phải lập hóa đơn, lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn, trách nhiệm của người bán, người mua, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và cơ quan thuế.

Đối với doanh nghiệp và bộ phận kế toán, điểm cần quan tâm không chỉ là thời điểm hiệu lực của Nghị định, mà còn là cách rà soát lại quy trình lập, phát hành, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử để bảo đảm tuân thủ ngay từ giai đoạn đầu áp dụng.

Link tải Nghị định 254/2026/NĐ-CP

2. 6 điểm mới nổi bật của Nghị định 254/2026/NĐ-CP

2.1. Mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tiếp tục được mở rộng đối với nhiều nhóm hoạt động bán lẻ. Theo đó, phạm vi các tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải hoặc được áp dụng loại hóa đơn này được quy định rõ hơn so với trước, đặc biệt đối với các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Điều này giúp dữ liệu bán hàng được kết nối với cơ quan thuế nhanh chóng, giảm thao tác thủ công và nâng cao tính minh bạch.

Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ, quán cà phê hoặc nhà hàng khi sử dụng phần mềm bán hàng kết nối với máy tính tiền có thể phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thanh toán. Dữ liệu hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế theo quy định mà không cần lập hóa đơn thủ công như trước, giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót.

2.2. Quy định rõ thời điểm lập hóa đơn

Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định cụ thể hơn về thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại hình kinh doanh như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, vận tải, bất động sản, điện, nước, viễn thông...

Thay vì áp dụng chung một nguyên tắc, doanh nghiệp có thể căn cứ vào từng nghiệp vụ thực tế để xác định đúng thời điểm phát hành hóa đơn theo quy định. Điều này giúp giảm tình trạng lập hóa đơn sai thời điểm – một trong những lỗi khá phổ biến dẫn đến vi phạm về thuế và hóa đơn.

Ví dụ: Một doanh nghiệp xây dựng có thể phải lập hóa đơn theo thời điểm nghiệm thu, trong khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lại căn cứ vào thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền theo từng trường hợp cụ thể. Việc nắm rõ quy định sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đồng thời đảm bảo dữ liệu hóa đơn phản ánh đúng quá trình phát sinh doanh thu.

2.3. Làm rõ các trường hợp không phải lập hóa đơn

Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục làm rõ các trường hợp không phải lập hóa đơn, đồng thời quy định cụ thể hơn về việc sử dụng các loại chứng từ thay thế trong một số nghiệp vụ. Việc hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp và kế toán dễ dàng xác định khi nào phải lập hóa đơn, khi nào không, từ đó hạn chế tình trạng lập hóa đơn không cần thiết hoặc bỏ sót các trường hợp bắt buộc phải lập.

Đây là điểm mới có ý nghĩa thực tiễn bởi trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp phát sinh các khoản thu, chi hoặc giao dịch đặc thù khiến kế toán lúng túng trong việc xác định nghĩa vụ lập hóa đơn. Khi các trường hợp được quy định rõ ràng hơn, doanh nghiệp sẽ có căn cứ pháp lý để xử lý đúng ngay từ đầu, giảm rủi ro bị xử phạt do áp dụng sai quy định.

Ví dụ: Một số khoản thu không phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có thể không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử mà được thực hiện theo loại chứng từ khác theo quy định của pháp luật. Do đó, kế toán cần rà soát kỹ từng nghiệp vụ trước khi phát hành hóa đơn để tránh vừa lập thừa, vừa lập thiếu.

2.4. Chuẩn hóa quy định về hóa đơn và chứng từ điện tử

Các quy định về định dạng dữ liệu, nội dung thông tin và trách nhiệm của các bên được chuẩn hóa hơn, tạo điều kiện để các phần mềm hóa đơn điện tử kết nối đồng bộ với cơ quan quản lý.

Bổ sung một số quy định về nội dung hóa đơn hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng mã số thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cho tất cả các cửa hàng.

Nội dung hóa đơn phải có: Tên, mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh.

Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu: Mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Bán đấu giá tài sản để thi hành án: Tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá tài sản và tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

Bổ sung hướng dẫn về cách ghi người mua trên hóa đơn nếu người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân.

Cụ thể, tại điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định với trường hợp này, người bán không để trống thông tin người mua mà phải ghi rõ trên hóa đơn là “Bán cho người tiêu dùng”.

Ngược lại, nếu người mua cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân. Với người mua là người nước ngoài thì thể hiện thông tin số hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.

2.5. Bổ sung quy định về lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn điện tử

Nghị định bổ sung hướng dẫn về bảo quản, lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy trong một số trường hợp, góp phần bảo đảm giá trị pháp lý của dữ liệu khi tra cứu và đối chiếu.

2.6. Làm rõ trách nhiệm của người bán

Người bán cần thực hiện đầy đủ việc lập hóa đơn, ký số, truyền dữ liệu và lưu giữ hóa đơn theo đúng quy định. Việc tuân thủ đầy đủ sẽ giúp hạn chế rủi ro về thuế và xử phạt hành chính.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị những gì?

• Rà soát quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử đang áp dụng.
• Kiểm tra phần mềm hóa đơn điện tử để bảo đảm đáp ứng quy định mới.
• Cập nhật quy trình nghiệp vụ cho bộ phận kế toán, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Đào tạo nhân sự về các điểm thay đổi quan trọng của nghị định.
• Theo dõi hướng dẫn của cơ quan thuế và nhà cung cấp phần mềm để triển khai đúng quy định.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP là bước tiếp theo trong quá trình hoàn thiện hành lang pháp lý về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử tại Việt Nam. Những điểm mới của nghị định tập trung vào việc chuẩn hóa quy trình, làm rõ trách nhiệm của các bên và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu.

Đối với doanh nghiệp, việc chủ động rà soát quy trình, cập nhật phần mềm và nắm bắt kịp thời các quy định mới sẽ giúp quá trình triển khai hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, giảm thiểu rủi ro và đáp ứng yêu cầu quản lý thuế trong giai đoạn chuyển đổi số.