Hoàn thuế là quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian giải quyết hoặc không đủ điều kiện hoàn do thiếu chứng từ, kê khai sai thông tin hoặc chưa đáp ứng yêu cầu đối chiếu dữ liệu. Vậy hồ sơ hoàn thuế năm 2026 gồm những gì, nộp theo hình thức nào và cần lưu ý gì để được cơ quan thuế xử lý nhanh chóng? Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết theo quy định pháp luật hiện hành. 

Mục lục: 1. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2026 gồm những giấy tờ gì? 2. Điều kiện được hoàn thuế TNCN và thời gian xử lý hồ sơ của cơ quan thuế 3. Hướng dẫn tra cứu tình trạng hồ sơ hoàn thuế TNCN trên eTax Mobile

1. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2026 gồm những giấy tờ gì?

Thành phần hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân không giống nhau trong mọi trường hợp mà phụ thuộc vào việc người nộp thuế ủy quyền quyết toán cho đơn vị trả thu nhập hay trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế. Đây cũng là điểm nhiều cá nhân dễ nhầm lẫn, dẫn đến việc chuẩn bị thừa giấy tờ hoặc bỏ sót tài liệu cần thiết khi thực hiện thủ tục hoàn thuế.

Theo Khoản 1, Điều 42, Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được quy định như sau:

1.1. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay cho người lao động

Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế cho cá nhân theo giấy ủy quyền và phát sinh số thuế nộp thừa đề nghị hoàn, hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo Mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế. Riêng trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ theo hợp đồng dịch vụ đã ký với người nộp thuế thì không phải nộp giấy ủy quyền.
• Bảng kê chứng từ nộp thuế theo Mẫu số 02-1/HT ban hành kèm Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC, áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Đáng lưu ý, Mẫu số 01/DNXLNT đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 94/2025/TT-BTC và chính thức áp dụng từ ngày 14/10/2025. Do đó, khi lập hồ sơ hoàn thuế trong năm 2026, người nộp thuế và đơn vị chi trả cần sử dụng đúng biểu mẫu mới để tránh bị yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ.

1.2. Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế

Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tự thực hiện quyết toán thuế và phát sinh số thuế nộp thừa, nếu đã tích chọn đề nghị hoàn thuế ngay trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế riêng.

Khi đó, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân để xem xét và giải quyết hoàn trả số thuế nộp thừa theo quy định.

Quy định này giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm bớt giấy tờ phải chuẩn bị đối với cá nhân tự quyết toán. Tuy nhiên, người nộp thuế vẫn cần kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai, đặc biệt là số tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn, số thuế đề nghị hoàn và các chứng từ khấu trừ thuế để hạn chế phát sinh vướng mắc trong quá trình xử lý hồ sơ.

2. Điều kiện được hoàn thuế TNCN và thời gian xử lý hồ sơ của cơ quan thuế 

Một trong những vấn đề được người nộp thuế quan tâm nhất là liệu mình có thuộc diện được hoàn thuế hay không và phải chờ bao lâu để nhận được tiền hoàn. Pháp luật hiện hành đã quy định khá rõ cả về điều kiện được hoàn thuế TNCN và thời hạn xử lý hồ sơ của cơ quan thuế.

2.1. Những trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ Khoản 2, Điều 8, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, cá nhân được hoàn thuế TNCN khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp: Đây là trường hợp phổ biến nhất, thường xảy ra khi người lao động bị khấu trừ thuế hàng tháng cao hơn số thuế thực tế phải nộp sau khi quyết toán.
• Đã nộp thuế nhưng thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế: Ví dụ, người nộp thuế chưa đăng ký người phụ thuộc trong năm hoặc có thời gian nghỉ việc khiến thu nhập thực tế sau giảm trừ gia cảnh không đến ngưỡng chịu thuế.
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Quy định này nhằm xử lý các tình huống phát sinh đặc thù theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

2.2. Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN

Theo Điều 75, Luật Quản lý thuế 2019 (được sửa đổi, bổ sung năm 2024), thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế phụ thuộc vào việc hồ sơ thuộc diện hoàn trước hay kiểm tra trước hoàn thuế.

Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước

Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, chậm nhất 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận hồ sơ và thông báo thời hạn giải quyết, cơ quan thuế phải đưa ra kết quả xử lý. Theo đó, cơ quan thuế có thể ban hành quyết định hoàn thuế, thông báo chuyển hồ sơ sang diện kiểm tra trước hoàn thuế hoặc thông báo không hoàn thuế nếu xác định hồ sơ không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Đây thường là những hồ sơ có mức độ rủi ro thấp, thông tin kê khai đầy đủ và dữ liệu đối chiếu phù hợp.

Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế

Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế, thời hạn giải quyết dài hơn do cơ quan thuế phải thực hiện các bước kiểm tra, xác minh trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Cụ thể, chậm nhất 40 ngày kể từ ngày có văn bản thông báo chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết, cơ quan thuế phải ban hành quyết định hoàn thuế hoặc thông báo không hoàn thuế trong trường hợp người nộp thuế không đủ điều kiện được hoàn theo quy định của pháp luật.

2.3. Cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hoàn thuế?

Theo Khoản 2, Điều 27, Thông tư 80/2021/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 94/2025/TT-BTC, trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hoàn thuế được xác định như sau:

• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hoàn thuế của người nộp thuế theo quy định, trừ một số trường hợp đặc thù.
• Thuế tỉnh, thành phố nơi người nộp thuế khai thuế GTGT của dự án đầu tư có trách nhiệm giải quyết hồ sơ hoàn thuế đối với dự án đầu tư.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hoàn thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết khi cơ sở kinh doanh giải thể hoặc phá sản.

Đối với hoàn thuế TNCN của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, cơ quan thuế quản lý hồ sơ quyết toán thuế của cá nhân sẽ là đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ hoàn theo quy định.

3. Hướng dẫn tra cứu tình trạng hồ sơ hoàn thuế TNCN trên eTax Mobile

Sau khi nộp hồ sơ hoàn thuế, người nộp thuế có thể chủ động theo dõi kết quả xử lý ngay trên ứng dụng eTax Mobile mà không cần liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế. Thông qua chức năng tra cứu thông tin quyết toán, người dùng có thể kiểm tra số thuế nộp thừa, đối chiếu dữ liệu thu nhập đã kê khai và theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân một cách nhanh chóng, thuận tiện ngay trên điện thoại.

3.1. Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng eTax Mobile

Người nộp thuế mở ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại và thực hiện đăng nhập bằng một trong hai phương thức sau:

• Cách 1: Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Cách 2: Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID theo hướng dẫn tích hợp trên ứng dụng.

Sau khi đăng nhập thành công, người dùng có thể truy cập các tiện ích tra cứu để kiểm tra thông tin quyết toán và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân.

3.2. Bước 2: Chọn mục "Tra cứu thông tin quyết toán"

Sau khi đăng nhập thành công, tại giao diện trang chủ của ứng dụng eTax Mobile, người nộp thuế nhấn chọn chức năng "Tra cứu thông tin quyết toán" để bắt đầu tra cứu thông tin quyết toán và theo dõi tình trạng hoàn thuế thu nhập cá nhân.

Thông qua tiện ích này, người dùng có thể kiểm tra dữ liệu quyết toán đã được cơ quan thuế ghi nhận, đối chiếu số thuế nộp thừa và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ hoàn thuế ngay trên điện thoại mà không cần trực tiếp đến cơ quan thuế.

 3.3. Bước 3: Chọn năm quyết toán thuế

Tại màn hình tra cứu thông tin quyết toán, người nộp thuế lựa chọn kỳ quyết toán hoặc năm quyết toán cần kiểm tra. Sau khi chọn đúng thời gian tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông tin tổng quan liên quan đến hồ sơ quyết toán của kỳ tương ứng.

Thông qua dữ liệu này, người dùng có thể theo dõi số thuế đã nộp, số thuế còn phải nộp hoặc số thuế nộp thừa được đề nghị hoàn theo kết quả quyết toán đã được cơ quan thuế tiếp nhận.

Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ hoàn thuế không chỉ giúp người nộp thuế rút ngắn thời gian xử lý mà còn hạn chế nguy cơ bị yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc trả lại hồ sơ. Do đó, trước khi nộp hồ sơ hoàn thuế năm 2026, cá nhân cần rà soát kỹ điều kiện được hoàn, thành phần hồ sơ, thông tin kê khai và chủ động theo dõi tình trạng xử lý trên eTax Mobile để đảm bảo quyền lợi hoàn thuế được giải quyết kịp thời, đúng quy định.

3.4. Bước 4: Xem thông tin quyết toán và số thuế được hoàn

Sau khi lựa chọn kỳ quyết toán cần tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị tổng quan thông tin quyết toán thuế của người nộp thuế. Tại đây, người dùng có thể kiểm tra các dữ liệu cơ bản liên quan đến kết quả quyết toán đã được cơ quan thuế ghi nhận.

Để xem chi tiết hơn, người nộp thuế nhấn vào mục "Thông tin sau quyết toán thuế". Hệ thống sẽ hiển thị các chỉ tiêu liên quan đến số thuế phải nộp, số thuế đã nộp, số thuế nộp thừa và số tiền được đề nghị hoàn (nếu có), giúp người dùng thuận tiện theo dõi tình trạng hoàn thuế ngay trên ứng dụng eTax Mobile.

3.5. Bước 5: Kiểm tra dữ liệu thu nhập và đối chiếu thông tin kê khai

Để kiểm tra chi tiết các khoản thu nhập đã được cơ quan thuế ghi nhận, người nộp thuế chọn mục "Tổng hợp dữ liệu các nguồn thu nhập" trên ứng dụng eTax Mobile.

Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu thu nhập do các tổ chức trả thu nhập đã kê khai, khấu trừ và gửi đến cơ quan thuế. Người nộp thuế có thể đối chiếu giữa dữ liệu do cơ quan thuế quản lý với thông tin cá nhân đã kê khai nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu sót, sai lệch hoặc chưa được cập nhật đầy đủ trước khi thực hiện quyết toán hoặc đề nghị hoàn thuế.

Việc chủ động rà soát dữ liệu thu nhập không chỉ giúp xác định chính xác số thuế nộp thừa được hoàn mà còn hạn chế rủi ro phải điều chỉnh hồ sơ, bổ sung giải trình trong quá trình cơ quan thuế xử lý hồ sơ hoàn thuế.

3.6. Bước 6: Xem số tiền thuế được hoàn

Sau khi kiểm tra thông tin quyết toán, người nộp thuế kéo xuống phần chỉ tiêu số (44) trên màn hình để xem tổng số thuế thu nhập cá nhân được hoàn của kỳ quyết toán đã lựa chọn.

Đây là chỉ tiêu thể hiện số tiền thuế nộp thừa được xác định theo kết quả quyết toán thuế. Người nộp thuế có thể căn cứ vào thông tin này để đối chiếu với hồ sơ đã nộp, đồng thời theo dõi việc giải quyết hoàn thuế của cơ quan thuế. Trường hợp số liệu chưa chính xác hoặc có chênh lệch so với thực tế, người nộp thuế nên rà soát lại dữ liệu thu nhập, chứng từ khấu trừ và thông tin kê khai để kịp thời điều chỉnh theo quy định.

Nắm rõ hồ sơ, điều kiện được hoàn và cách theo dõi tình trạng xử lý là những bước quan trọng giúp người nộp thuế thực hiện hoàn thuế TNCN thuận lợi. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn chuẩn bị đúng quy định, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ. 

Dương Thúy