Từ ngày 01/6/2025, Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, quy định rõ cách xác định ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử. Đây là những điểm mới quan trọng mà các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo việc lập và sử dụng hóa đơn đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ dàng áp dụng theo quy định mới.

1. Quy định về ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC

Thông tư 32/2025/TT-BTC được ban hành ngày 31/5/2025, quy định nhiều nội dung mới, đáng chú ý là ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/6/2025 có một số điều chỉnh, bổ sung.

1.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Điều 5, Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định rõ: ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện bằng một chữ số từ 1 đến 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

1.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 5 Thông tư số 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm gồm 6 ký tự (bao gồm cả chữ số và chữ viết) thể hiện các thông tin về loại hóa đơn điện tử (hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế), năm lập hóa đơn, loại hóa đơn được sử dụng.

Cụ thể, 6 ký tự này được quy định chi tiết như sau:

- Ký tự đầu tiên (1 chữ cái):

+ C: Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

+ K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Hai ký tự kế tiếp (2 chữ số): Là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: năm 2025 được thể hiện là 25.

- Ký tự thứ tư (1 chữ cái  được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, X): Xác định loại hóa đơn sử dụng:

+ T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ D: Hóa đơn dành cho tài sản công, hàng dự trữ quốc gia, hoặc hóa đơn đặc thù không bắt buộc đầy đủ các tiêu thức theo quy định.

+ L: Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng giao dịch phát sinh.

+ M: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

+ N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

+ B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử.

+ G: Tem, vé, thẻ điện tử dùng làm hóa đơn giá trị gia tăng.

+ H: Tem, vé, thẻ điện tử dùng làm hóa đơn bán hàng.

+ X: Hóa đơn thương mại điện tử.

- Hai ký tự cuối cùng (2 chữ cái): Do bên bán tự thiết lập nhằm quản lý mẫu hóa đơn theo nhu cầu. Nếu không có nhu cầu riêng, có thể sử dụng mặc định là “YY”.

Trên bản thể hiện hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử sẽ được đặt ở góc trên bên phải hoặc tại một vị trí dễ quan sát, giúp người dùng thuận tiện trong việc kiểm tra và xác minh thông tin.

Ví dụ thể hiện ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC:

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in

Thông tư 32/2025/TT-BTC cũng quy định khá rõ ràng về ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in, cụ thể:

2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cục Thuế đặt in

Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 5, Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm 11 ký tự thể hiện các thông tin về:

- Tên loại hóa đơn.

- Số liên.

- Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn vì một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu.

Cụ thể, cấu trúc như sau:

- 6 ký tự đầu tiên: Đại diện cho loại hóa đơn:

+ 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng.

+ 02GTTT: Hóa đơn bán hàng.

+ 07KPTQ: Hóa đơn áp dụng trong khu phi thuế quan.

+ 03XKNB: Phiếu xuất kho sử dụng nội bộ.

+ 04HGDL: Phiếu xuất kho dùng cho hàng gửi đại lý.

- 1 ký tự tiếp theo: Thể hiện số liên của hóa đơn, thường là 1, 2 hoặc 3, tùy theo số bản thể hiện cần in.

- 1 ký tự phân cách: Là dấu gạch chéo (/)**, dùng để phân cách.

- 3 ký tự cuối cùng: Là số thứ tự của mẫu hóa đơn, được đánh số từ 001 đến 999.

Riêng đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do Chi cục Thuế đặt in thì bắt buộc phải ghi 03 ký tự đầu tiên để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng:

- 01/: Tem, vé, thẻ là hóa đơn GTGT.

- 02/: Tem, vé, thẻ là hóa đơn bán hàng.

Các thông tin còn lại do Chi cục Thuế tự quy định theo nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo không vượt quá 11 ký tự.

2.2. Ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in

Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 5, Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in được quy định là một nhóm gồm 08 ký tự thể hiện các thông tin về:

- Chi cục Thuế đặt in hóa đơn.

- Năm đặt in hóa đơn.

- Ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý.

Cấu trúc ký hiệu:

- 2 ký tự đầu tiên: Là Mã Chi cục Thuế theo Phụ lục I.A, Thông tư 32/2025/TT-BTC.

- 2 ký tự tiếp: 2 chữ cái in hoa trong 20 chữ cái sau: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y thể hiện ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định để quản lý.

- 1 ký tự: Dấu “/” dùng để phân cách.

- 3 ký tự cuối bao gồm gồm:

+ 2 chữ số: Năm đặt in (2 số cuối của năm dương lịch). Ví dụ: Năm 2025 là 25.

+ 1 chữ cái “P”: Hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in.

2.3. Ký hiệu liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in

Liên hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn, mỗi hóa đơn có 3 liên: Liên 1 để lưu, liên 2 giao cho người mua và liên 3 là liên nội bộ.

3. Nội dung hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế

Theo Điều 7, Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế gồm 3 phần:

Phần A – Doanh nghiệp bán hàng hoàn thuế lập khi bán hàng hóa:

- Tên hóa đơn: “HÓA ĐƠN KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ”.

- Ký hiệu và mẫu số hóa đơn theo quy định.

- Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.

- Thông tin người mua: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu/giấy tờ nhập cảnh (ghi rõ ngày cấp – hết hạn).

- Chi tiết hàng hóa: tên, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.

- Yêu cầu ghi rõ: nhãn hiệu, model/số seri, xuất xứ, số máy (nếu có).

- Chữ ký số người bán và chữ ký người mua.

- Phương thức thanh toán: ghi cụ thể từng khoản bằng tiền mặt hoặc qua thẻ quốc tế (ghi rõ tên/số thẻ).

Phần B – Cơ quan hải quan lập:

- STT, tên hàng hóa, số lượng.

- Số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế và số tiền thuế giá trị gia tăng được hoàn theo quy định.

- Thời gian kiểm tra, tên và chữ ký cán bộ hải quan.

- Tên, chữ ký của công chức hải quan kiểm tra.

Phần C – Ngân hàng thương mại lập:

- Thông tin xuất cảnh: số hiệu và ngày bay/chuyến đi.

- Số tiền thuế GTGT được hoàn.

- Hình thức và thời gian thanh toán (tiền mặt hoặc qua thẻ, ghi rõ tên và số thẻ).

- Thời điểm thanh toán: ghi rõ ngày, tháng, năm.

Từ ngày 01/6/2025, quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC sẽ chính thức có hiệu lực, yêu cầu các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện đúng chuẩn cấu trúc để đảm bảo tính hợp lệ, thuận tiện trong quản lý và tra soát hóa đơn.

Dương Thúy.