Để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh cần thực hiện đăng ký thông tin với cơ quan thuế theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Đây là bước bắt buộc nhằm xác lập quyền sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là cách kê khai, nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và những điểm cần lưu ý để tránh sai sót khi thực hiện.

1. Các bước đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Dưới đây là quy trình hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, theo đúng quy định của Tổng cục Thuế:

Bước 1: Truy cập hệ thống và khai thông tin chung

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh cần thực hiện đăng ký thông tin với cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: Tại Đây.

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử, chọn Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT để thực hiện đăng ký, điền đầy đủ thông tin cơ bản như:

- Tên người nộp thuế (tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh).

- Mã số thuế.

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Thông tin người liên hệ: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email.

Bước 2: Lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử

Để lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử, người đăng ký tích chọn một trong hai hình thức sau:

- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế (thường áp dụng với hộ, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp mới thành lập, có rủi ro về thuế).

- Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Bước 3: Lựa chọn về chi phí sử dụng HĐĐT có mã

Với hóa đơn có mã, người đăng ký chọn một trong hai phương án:

- Phải trả tiền dịch vụ: thường khi sử dụng qua tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ HĐĐT.

- Không phải trả tiền dịch vụ: khi sử dụng trực tiếp hệ thống của cơ quan thuế, áp dụng cho một số đối tượng ưu tiên (hộ nghèo, vùng sâu vùng xa…).

Bước 4: Chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế

Có hai phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế:

- Trực tiếp từng lần phát hành (gửi ngay sau khi lập hóa đơn).

- Theo bảng tổng hợp dữ liệu (định kỳ gửi trong ngày hoặc theo quy định).

Bước 5: Chọn loại hóa đơn sử dụng

Doanh nghiệp tích chọn các loại hóa đơn dự kiến sử dụng, bao gồm:

- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).

- Hóa đơn bán hàng.

- Hóa đơn bán tài sản công.

- Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

- Các loại hóa đơn khác.

- Các chứng từ có giá trị như hóa đơn (phiếu thu, vé xe, vé vào cửa…).

Bước 6: Khai báo chứng thư số sử dụng

Người đăng ký nhập danh sách chứng thư số (token chữ ký số) mà doanh nghiệp/hộ kinh doanh sẽ dùng để ký số lên hóa đơn điện tử. Đồng thời, chứng thư số phải còn hiệu lực và đã được đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn, thì khai rõ:

- Thông tin đơn vị được ủy nhiệm (tên, mã số thuế).

- Loại hóa đơn ủy nhiệm.

- Thời hạn ủy nhiệm.

Bước 8: Ký và hoàn tất tờ khai

Cuối cùng, người đăng ký điền ngày/tháng/năm lập tờ khai. Người nộp thuế hoặc người đại diện theo pháp luật ký số lên tờ khai và gửi tờ khai lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để chờ cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi.

2. Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Những nội dung quan trọng cần lưu ý

Căn cứ tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) quy định về mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là mẫu tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Khi lập và gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, để đảm bảo kê khai chính xác, tránh bị cơ quan thuế từ chối, người nộp thuế cần lưu ý những nội dung sau:

- Xác định đúng hình thức hóa đơn điện tử sử dụng: Có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Lưu ý: Việc chọn sai hình thức hóa đơn có thể dẫn đến việc tờ khai bị trả về hoặc không được chấp thuận.

- Lưu ý khi khai thông tin về chứng thư số (chữ ký số):

+ Phải kê khai chính xác số sê-ri và đơn vị cung cấp chữ ký số đang sử dụng.

+ Chứng thư số phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp tờ khai.

+ Nếu sử dụng nhiều chữ ký số, cần khai đầy đủ danh sách.

- Lựa chọn phương thức truyền dữ liệu phù hợp: Truyền từng lần hoặc truyền theo bảng tổng hợp.

- Lựa chọn đúng loại hóa đơn sử dụng.

3. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn MIỄN PHÍ 100% thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Thời gian gần đây, các chủ trương và chính sách về hóa đơn điện tử ngày càng được triển khai đồng bộ và rộng khắp, không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp mà còn mở rộng đến cả đối tượng hộ & cá nhân kinh doanh. Điều này nhằm từng bước hiện đại hóa công tác quản lý thuế, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và tạo điều kiện thuận lợi hơn trong giao dịch tài chính.

Nhằm đồng hành cùng doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử MIỄN PHÍ 100% trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

ThaisonSoft cam kết:

- Hướng dẫn kê khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đầy đủ, đúng quy định.

- Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình khai báo và nộp tờ khai.

- Tư vấn lựa chọn hình thức hóa đơn, phương thức truyền dữ liệu phù hợp.

- Hỗ trợ giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập hoặc hộ kinh doanh chưa từng sử dụng HĐĐT.

Dương Thúy.